Cómo las macros de Excel personalizadas pueden optimizar su flujo de trabajo

Un Macro de excel Es un conjunto de instrucciones de programación almacenadas como un procedimiento. Las macros eliminan la repetición de pasos para las tareas más comunes y pueden activarse mediante un método abreviado de teclado, un icono de la barra de herramientas o un botón agregado a la hoja de trabajo.

Nota La información en este artículo se aplica a las versiones de Excel 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Mac.

Cuándo usar una macro

Las macros pueden hacer que sea más fácil trabajar con sus hojas de cálculo al automatizar tareas repetitivas. Estas tareas incluyen todo, desde cálculos complejos que requieren el uso de fórmulas hasta tareas de formato simples. Un ejemplo de una tarea repetitiva es agregar formato de números a nuevos datos. Otro ejemplo es la aplicación de formatos de celdas y hojas de trabajo, como bordes y sombreado.

Otras tareas repetitivas para las que son útiles las macros incluyen:

• Agregar o eliminar filas y columnas
• Protegiendo o desprotegiendo hojas de trabajo
• Seleccionando un rango de celdas
• Agregando la fecha actual a una hoja de trabajo

Macros vs. Plantillas

Usar macros puede ser un gran ahorro de tiempo para tareas repetitivas. Si habitualmente agrega ciertas funciones o contenido de formato (como encabezados o el logotipo de una empresa) a las nuevas hojas de trabajo, cree y guarde un archivo de plantilla que contenga estos elementos en lugar de volver a crearlos cada vez que inicie una nueva hoja de trabajo.

Grabadora de macros de Excel

Excel incluye una grabadora de macros incorporada que registra una serie de pasos utilizando el teclado y el mouse. Excel luego convierte esta serie de pasos en código VBA. La Grabadora de macros y el Administrador de macros se pueden encontrar en la pestaña Ver. Agregar botones a su hoja de trabajo requiere agregar la pestaña Desarrollador.

Agregue la pestaña de desarrollador a Excel

Los pasos para revelar la pestaña de desarrollador en Excel son sencillos y pueden seguirse tanto si tiene una Mac como una PC con Windows.

1. Windows: Seleccionar Expediente.

   Mac: Selecciona el Sobresalir menú.

2. Windows: Seleccionar Opciones.

   Mac: Seleccionar Preferencias.

3. Windows: Seleccionar Personalizar la cinta.

   Mac: Seleccionar Cinta y barra de herramientas.

4. En el lado derecho de la ventana, debajo de Personalizar la cinta. sección, localizar el Desarrollador opción y añadir una marca de verificación en su casilla adyacente.

5. Seleccionar Salvar para cerrar la ventana y mostrar la pestaña Desarrollador en Excel.

Crear una macro básica en Excel

Vamos a crear una macro básica de Excel que llene una celda con el color rojo, centre el texto y agregue el formato en negrita al texto. Aunque la opción Grabar macro está disponible en la pestaña Desarrollador, usaremos la pestaña Ver para facilitar el proceso.

1. Seleccionar Ver.

2. Seleccionar Macros > Grabar Macro.

3. En Nombre de macro, ingrese un nombre para la macro. Siéntase libre de seguir nuestro ejemplo para este ejemplo y llámelo. Enfatizar.

4. En Almacenar macro en, seleccione Este cuaderno para mantener la macro adjunta al archivo actual.

5. Para crear una tecla de método abreviado, ingrese una letra o número que, cuando se presiona en combinación con las otras teclas anotadas, ejecutará la macro. Para este ejemplo, usamos la letra. mi.

6. Escribe un descripción de la macro. Lo dejaremos en blanco para este ejemplo.

   La descripción le recuerda lo que hace la macro cuando se ejecuta. Si planea crear varias macros, complete la descripción para que pueda seleccionar rápidamente la correcta para la tarea.

7. Seleccionar DE ACUERDO.

8. La macro comienza a grabar. Cualquier cambio realizado en su hoja de cálculo se registra.

9. Seleccione una celda. Esta es la celda que se cambiará en la hoja de cálculo y donde se grabará la macro.

10. Desde la pestaña Inicio, seleccione Negrita para enfatizar el texto de la celda, seleccione Centrar para alinear el contenido de la celda, y seleccione Color de relleno para cambiar el fondo de la celda a rojo.

11. Seleccionar Ver y seleccione Detener Grabación. Su macro se crea y se almacena en el libro de trabajo.

Ejecutar una macro creada en Excel

Cuando a una macro se le asigna una combinación de teclas de acceso directo, aplique la macro seleccionando una celda y presionando la combinación del teclado. Si no eligió una combinación de accesos directos, seleccione Ver y seleccione Ver macros. Se puede ejecutar cualquier macro seleccionándola y seleccionando correr.

Crear un botón de macro en Excel

Las macros se pueden ejecutar con un método abreviado de teclado. O puede crear un botón personalizado para su hoja de cálculo que, cuando se presiona, ejecuta la macro especificada.

Siga este ejemplo para crear un botón de macro básico en Excel para el creado anteriormente Enfatizar macro.

La pestaña Desarrollador debe estar habilitada. Utilice los pasos mencionados anteriormente en este artículo para agregar la pestaña Desarrollador a Excel.

1. Seleccionar Desarrollador.

2. En el grupo Controles, seleccione Insertar > Botón.

3. Seleccione la celda en su hoja de trabajo donde desea colocar el botón. El botón se puede mover y modificar después de agregarlo a la hoja de trabajo.

4. Seleccione la macro de la lista que desea ejecutar cuando se presiona el botón. Para nuestro ejemplo, seleccione la Enfatizar macro.

5. Seleccionar DE ACUERDO.

6. Aparece un botón en su hoja de cálculo que puede mover o cambiar de tamaño. Para cambiar el texto que se muestra en el botón, haga doble clic en él e ingrese el texto deseado.

7. Seleccione una celda y luego seleccione el botón para ejecutar la macro.