Como la mayoría de ustedes, no puedo recordar una vida profesional (mucho menos personal) en la que no me correspondía por correo electrónico. En su mayor parte, es una forma eficiente y simple de comunicarse y, cuando se usa correctamente, ahorra tiempo, responde preguntas y establece conexiones. Baste decir que no creo que pueda vivir sin él.
Desafortunadamente, con la facilidad de correo electrónico y la rapidez a la que muchos de nosotros estamos acostumbrados a enviar, reenviar o responder, hay algunos obstáculos en el camino, si lo desea. Tengo poca tolerancia a los errores descuidados como las palabras mal escritas (la mayoría de los programas te alertan sobre este tipo de errores tipográficos con una línea roja ondulada), y digo que vas a enviarle CC a alguien y luego te olvidas de enviarle un CC. Eso es territorio de aficionados. (Aunque, mi madre es perdonada por enviarme mensajes en mayúsculas ocasionalmente).
Sin embargo, como el foro es a menudo la forma número uno de comunicarse con un cliente, jefe o persona de redes, es imperativo que lo haga bien. Y no solo para los fanáticos, sino para usted mismo: odiaría que el destinatario pierda el punto del mensaje porque se centró en un error (evitable). Hoy un error tipográfico te pierde un poco de respeto con un compañero de trabajo, mañana podría perderte una oportunidad de trabajo con una persona que conoces en una conferencia.
A continuación, tres errores increíblemente básicos que puede estar cometiendo sin darse cuenta de cuán poco profesionales lo están haciendo mirar al lector.
1. Te olvidas de adjuntar
El entrenador de carrera, Rajiv Nathan, está profundamente agradecido por las indicaciones en Outlook y Gmail que le permiten saber que está a punto de enviar un mensaje sin un archivo adjunto cuando declara explícitamente que, de hecho, está adjuntando algo. ¿Por qué? Porque, antes de que existieran, cometía regularmente el error atroz de no unirse, ¡no una, ni dos, sino tres veces!
Nathan admite que al principio de su carrera, tenía la terrible costumbre de apresurarse en el trabajo. El resultado de eso lo llevó a enviar correos electrónicos con frecuencia diciendo: "Por favor, vea el archivo adjunto", sin adjuntarlo. Nathan recuerda haber enviado el seguimiento necesario: “¡Perdón por eso! ¡Aquí tienes! ”Desafortunadamente, no siempre terminaba allí. "Finalmente, en el tercer seguimiento (y cuarto correo electrónico total), adjunté la maldita cosa", recuerda Nathan.
"Definitivamente no es un buen aspecto", reconoce Nathan. De hecho, era un problema tan regular que durante una de sus evaluaciones de desempeño, fue señalado por necesitar mejoras en esa área. A partir de ese momento, Nathan pegó una tira de papel en la parte superior de su pantalla que decía: "¿Adjuntaste el archivo?"
Sea muy diligente al mencionar el "adjunto" para que aparezcan las indicaciones prácticas ("¿Dijo adjunto? ¿Enviar de todos modos?") Antes de enviar su correo electrónico. A todos se les permite un error aquí o allá, pero habitúese a este comportamiento descuidado y comenzará a obtener una reputación de no poder realizar esta tarea básica.
2. Sigues y sigues
Uno de mis amigos más cercanos es un abogado que factura por hora. Como tal, ella está acostumbrada a escribir con moderación y sin aburrirse. Podría tomar una lección de ella.
Jenny Foss, entrenadora profesional de Muse, enfatiza la importancia de decir lo que necesita decir y nada más. Ella explica: "La incapacidad de decir lo que necesita decir, sucintamente y teniendo en cuenta el tiempo del destinatario, puede molestar fácilmente a alguien que haya estado dispuesto a escucharlo, o incluso contento de escucharlo".
Esto es especialmente cierto si está "enviando un correo electrónico en busca de un favor, entrada o apoyo, o simplemente para tocar la base o hacer una pregunta". A pesar de lo útil que puede ser enviar mensajes de ida y vuelta, se ha conseguido para ser un verdadero lastre para algunas personas, y Foss le advierte que “tenga en cuenta que la persona que recibe muy bien puede encontrar el correo electrónico (en general) la ruina de su existencia. Esta persona podría estar despierta hasta la medianoche la mayoría de las noches solo tratando de excavar de una lluvia de correos electrónicos ". Es por eso que dice que debes presentar tus ideas de forma ordenada o arriesgarte a parecer" poco profesional o francamente desconsiderado ". El error de Nathan que resultó en el envío de varias notas consecutivas sin archivos adjuntos, "no, por el amor de Dios, envíe tres correos electrónicos consecutivos. Junta tus pensamientos y envía uno ”, concluye Foss.
Tener el hábito de decir solo lo que necesita de una manera directa puede llevar práctica, pero vale la pena el esfuerzo a largo plazo. Lea lo que escribe antes de enviar y corte cualquier cosa innecesaria, como palabras, líneas o incluso párrafos enteros que solo repitan o regurgiten lo que ya ha dicho. Puede ser tentador explicar en exceso, pero la mayoría de las veces, sus intentos parecerán repetitivos. Aprender a escribir con un propósito y un sentido de dirección te servirá en tus muchas correspondencias profesionales por correo electrónico. Su lector le agradecerá la brevedad y será mucho más probable que responda en especie, en lugar de dejar que su mensaje demasiado largo permanezca sin leer en una bandeja de entrada competitiva.
3. Deletrea mal el nombre de la persona
No simplemente no. No hay absolutamente ninguna excusa para escribirle a alguien y escribir mal su nombre. Todos tenemos nuestras manías, y esto es mío, pero estoy seguro de que no estoy solo. Aquí está la cosa, mi nombre, y la ortografía correcta, está en mi firma y en mi dirección de correo electrónico, que está a la vista del remitente. Soy tan sensible sobre este problema que reviso regularmente la ortografía de los nombres que generalmente tienen más de una opción (Kristin, Stephen, Mark, Carrie y muchas más) antes de presionar enviar.
¿Toma dos segundos extra? Por supuesto. Pero, obviamente, en el gran esquema de las cosas, no hay tiempo en absoluto. Prefiero hacerlo bien la primera vez que tener que disculparme por mi error descuidado. Si está tan ocupado que ni siquiera puede obtener el nombre de la persona a la que se dirige correctamente, entonces, ¿qué más tiene que hacer a toda prisa? Eso es lo que se preguntará tu lector. Este pequeño error indiscutiblemente simple dice mucho de sus otras capacidades. Por lo tanto, verifique su trabajo y diríjase a la persona correctamente.
Es probable que envíe y reciba muchos correos electrónicos en un día determinado. Evite cometer errores pequeños y descuidados que envíen el mensaje, sobre todo de que no es tan profesional como realmente es. No sacrifiques la calidad en nombre de la velocidad, y por el amor de Dios (¿o es Peter?), No pierdas puntos de respeto por un error de correo electrónico evitable.
