¿Alguna vez escuchó que algunos gurús de la productividad dicen que descarte la lista de tareas tradicional? Sí, esa no es una opción para la gran mayoría del mundo laboral. De hecho, la mayoría de nosotros tomamos el enfoque opuesto, colocando todas nuestras tareas pendientes en una lista masiva, que luego sirve como un recordatorio de cuánto no estamos haciendo.
La buena noticia es que hay muchas otras opciones para estructurar su lista de tareas pendientes de manera que maximice su eficiencia. Ya sea que esté buscando una revisión de la productividad total o simplemente quiera darle vida a su agenda, una de estas opciones podría ser justo lo que necesita para revisar esa lista.
1. La lista semanal de tareas
Una buena amiga mía jura por este método de lista de tareas: organiza los puntos del orden del día según lo que debe hacerse durante la semana. Claro, ella puede tener uno o dos puntos de agenda marcados para un solo día, pero todo lo demás para la semana se incluye en la misma lista.
Por que funciona
Sus niveles de productividad van y vienen a lo largo de la semana, y su lista de tareas pendientes debe reflejar eso. Puede que te sientas lento el lunes y luego estés listo para gobernar el mundo el martes. Cuando su lista de tareas es flexible, puede eliminar uno o dos elementos importantes un día y luego cinco en otro. Al final de la semana laboral, sentirá que se ganó su fin de semana.
2. La lista de tareas importantes
Crear una lista de tareas es solo el primer paso; priorizar los elementos de esa lista de tareas es una bestia completamente diferente.
Una de las formas más fáciles de descubrir qué debe hacerse primero es usar una herramienta muy útil llamada Método Eisenhower (Alex Honeysett tiene una excelente descripción de cómo funciona esto aquí). Al usar una tabla simple para separar los elementos en diferentes niveles de importancia y urgencia, podrá ver lo que realmente necesita hacer.
Por que funciona
El Método Eisenhower es excelente si está completando parte de su lista de tareas pendientes, pero al darse cuenta de que está haciendo todos los elementos fáciles de la agenda en lugar de lo que realmente necesita completar. ¿Prefieres pasar el tiempo planeando tus próximas vacaciones en lugar de escribir el informe mensual para la reunión de mañana? Sí, pero uno es mucho más importante (y urgente) que el otro.
3. La lista de tareas temáticas
Esto es algo que comencé a hacer después de leer este consejo del cofundador de Twitter y CEO de Square, Jack Dorsey. Dorsey una vez dirigió ambas compañías al mismo tiempo (¿loco, verdad?), Y su secreto para mantenerse productivo fue bastante simple: asigne a cada día de la semana un "tema" y luego estructurar sus listas de tareas diarias en torno a eso.
Por ejemplo, deliberadamente pongo muchas tareas administrativas los viernes, ya que es el final de la semana y estoy listo para algunas tareas sin sentido para entonces. En contraste, los martes son estrictamente para trabajar en proyectos sin distracciones externas, por lo que todas mis tareas pendientes ese día están orientadas hacia esas iniciativas.
Por que funciona
Dar temas a tus días puede hacerlos mucho menos monótonos que si sigues la misma rutina todos los días. Además, si hay algunas cosas que temes hacer, asignarlas a un día específico puede eliminar ese estrés (y también aumentar tus posibilidades de hacerlas).
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