Llámelo producto de horarios ocupados, conectividad tecnológica mejorada o períodos de atención fritos, pero por cualquier razón, cuando reúne a un grupo para una reunión, casi todos tienen dificultades para deshacerse de las distracciones y apegarse a la tarea en cuestión. De hecho, el 47% de los empleados mencionan a los compañeros de trabajo distraídos como el mayor obstáculo para tener reuniones productivas.
Si toma su trabajo en serio, probablemente ya esté haciendo todo lo posible para demostrar compromiso: escuchando activamente, sonando cuando sea apropiado y manteniendo su teléfono fuera de la mesa. Pero incluso cuando la buena etiqueta de la reunión está en su mente, es fácil caer en los malos hábitos.
Sin embargo, para mantenerse en la buena voluntad de sus compañeros de trabajo y obtener algo valioso de cada reunión, debe mantener lo siguiente bajo control.
1. No hacer contacto visual
En este punto, la importancia de hacer contacto visual durante una reunión casi se ha convertido en un cliché, pero por una buena razón. Mantenerlo demuestra compromiso, interés y respeto. Incluso se ha demostrado que aumenta su autoconciencia. Puede parecer incómodo al principio, pero hay toneladas de trucos fáciles para mejorar el contacto visual sin asustar a la gente con una mirada de ciervo en los faros.
Uno de mis mejores consejos es asegurarme de que la organización de su reunión sea propicia para el contacto visual desde el primer momento: intente organizar su grupo en un círculo o semicírculo para que todos puedan verse sin esfuerzo. Incluso si alguien no está en el mismo espacio físico que usted, la importancia del contacto visual sigue siendo cierta.
Para acomodar a los asistentes que marcan por videollamada, coloque su cámara de manera que esté dentro de su línea de visión natural para que parezca que se miran a los ojos cuando habla.
2. Usando su computadora portátil
El uso de su computadora portátil a menudo comienza con las mejores intenciones: tomar notas, obtener información relevante en línea, etc. Pero es demasiado fácil pasar de transcribir la reunión a tratar de averiguar el nombre de esa canción que te quedaste en la cabeza anoche sin darte cuenta. Es por eso que recomiendo evitar las computadoras portátiles por completo. Muchas cosas que generalmente se hacen en una se pueden hacer fácilmente a mano, como tomar notas en un bloc de papel o compartir datos en una hoja de cálculo impresa. Pero si una computadora es una necesidad absoluta, aún puede minimizar su uso. Al pasar por una presentación, por ejemplo, aliente al orador a compartir su pantalla en un televisor para que todos puedan seguirlo.
Incluso si el organizador de la reunión no ha prohibido estrictamente las computadoras portátiles, dejarlas en su escritorio o mantenerlas cerradas mientras se concentra en la agenda lo ayuda a mantener a raya las distracciones sin sentido (sin mencionar las notificaciones por correo electrónico y chat). Además, deshacerse de él sin previo aviso definitivamente dejará una impresión positiva en sus compañeros de trabajo y tal vez los aliente a hacer lo mismo.
3 Asistir a una reunión irrelevante
Hay tres cosas de las que puede estar seguro en la vida: muerte, impuestos e invitaciones a reuniones innecesarias. Y si bien es tan fácil simplemente hacer clic en "Sí" en una invitación y aparecer solo porque le preguntaron, en realidad está perjudicando a sus compañeros de equipo. Cuando no tiene interés en una reunión, parecer desinteresado es prácticamente inevitable. Es mucho mejor quedarse en su escritorio y ser productivo que presentarse y parecer aburrido.
Para combatir esto, asegúrese de saber de qué se trata la reunión, por qué el organizador lo quiere allí, qué (si es que necesita) debe prepararse con anticipación y qué espera lograr al final. Tener este contexto hace que sea más fácil para usted decidir si la reunión realmente se beneficiaría de su presencia, o si su tiempo se gastaría mejor en otro lugar. A menudo, esta información se incluye en una agenda o en la invitación a la reunión, pero si no, no dude en consultar brevemente con el organizador de la reunión de antemano. Si decide que su presencia no es necesaria, explique cortésmente su elección al organizador. Si lo manejas bien, él o ella probablemente apreciará tu honestidad.
Hasta cierto punto, ceder a la distracción es solo parte de ser humano. Nadie puede mantenerse encaminado el 100% del tiempo, y eso será evidente en las reuniones de vez en cuando. Pero si alguna vez te encuentras saliendo involuntariamente de cada reunión sin saber por qué estuviste allí, vale la pena presentar algunos ajustes a tu rutina.
