La herramienta # 1 del comercio para consultores es PowerPoint. Las presentaciones, también conocidas como "cubiertas", se utilizan en casi todas las situaciones de consultoría, incluidos los informes finales (no hay documentos de Word masivos aquí), presentaciones formales y documentos de análisis detallados.
Y después de crear unos cientos (¿mil?) De ellos en mi día, aprendí algunos consejos profesionales para armar presentaciones que sean convincentes, convincentes y realmente impresionantes. Pruebe estas estrategias para su próximo PowerPoint para sorprender a sus clientes o su jefe.
1. Use el principio de la pirámide
Antes de comenzar a construir su presentación, es importante pensar en la estructura. Dado que las presentaciones a menudo se entregan a personas ocupadas con muchas cosas en mente, la comunicación clara y concisa es extremadamente importante. Y si no planifica su estructura general de antemano, es poco probable que su presentación cuente la historia fácil de entender que desea.
El principio de la pirámide es una metodología utilizada por muchas firmas consultoras para guiar la comunicación estructurada. Esencialmente, una buena presentación de información debe fluir desde un resumen de nivel superior hasta una información más detallada, al igual que la forma de una pirámide. Por lo tanto, su mazo debe comenzar con la respuesta o recomendación primero, y luego con argumentos y hechos de apoyo: "Recomiendo X e Y. La recomendación X está respaldada por los hechos 1, 2 y 3 …"
Tener en cuenta esta estructura es poderoso por algunas razones. Primero, le permite expresar sus puntos a su audiencia antes de que comiencen a hacer preguntas y les ayuda a centrarse en lo que es importante durante la presentación. Pero también facilita la creación de su presentación, ya que no necesita reinventar la rueda y preocuparse por cómo organizar mejor su mensaje.
2. Sube al tren Tagline
Probablemente ya haya usado títulos en sus presentaciones de PowerPoint, pero ¿sabía que también debería usar lemas? Los lemas son esencialmente "oraciones temáticas" que resumen el mensaje clave para cada diapositiva en una oración. Generalmente colocados justo después del título, deben ayudar a comunicar su historia a lo largo de la presentación y garantizar que los lectores puedan digerir rápidamente el contenido de la diapositiva.
¿Cuál es la diferencia entre un título y un eslogan, preguntas? Un título dice lo que hay en la diapositiva, mientras que un eslogan explica lo que se debe aprender de la diapositiva. Por lo tanto, un título podría estar en la línea de "Resumen Ejecutivo", y un lema podría decir: "Después de realizar un análisis detallado en toda la organización, identificamos cinco oportunidades clave que conducen a un ahorro potencial de aproximadamente $ 100 millones".
¿Quieres saber si los tienes bien? Escanee sus diapositivas, mirando solo los lemas. Deben combinarse en una historia efectiva sobre el contenido que está presentando, sin dejar vacíos confusos.
3. Agregar diapositivas del apéndice
Usted sabe (o al menos eso espero) que mantener sus diapositivas simples y ordenadas es fundamental para hacer una presentación que la gente pueda seguir. Pero, especialmente si está explicando un análisis o sabe que su audiencia realmente querrá que los datos respalden sus afirmaciones, puede sentir que tiene que empacar sus diapositivas con mucha información para ser convincente.
Detener.
Incluso si sabe que necesita toneladas de información de respaldo para lo que le está diciendo a su audiencia o anticipa preguntas sobre su análisis o el proyecto, no sobrecargue sus diapositivas principales con todo esto. Le garantizo que abrumará a su audiencia, y no recibirán el mensaje final que está tratando de transmitir.
En cambio, incorpore diapositivas de apéndice al final de su mazo con todos los materiales de apoyo que no encajan en la narrativa de su presentación, pero que puede ser útil tener. Estos pueden incluir todo tipo de cosas: datos, testimonios, mapas de procesos, gráficos adicionales, cualquier cosa que pueda ser útil para respaldar lo que está diciendo, pero que no necesariamente necesita contar la historia. Al ponerlos en el apéndice, tendrá la información a la que puede recurrir si surgen preguntas, pero su audiencia no se enredará en los detalles y se perderá el panorama general.
Combina estos consejos con los consejos de Alex Cavoulacos para crear hermosas diapositivas de PowerPoint, y tendrás una excelente presentación en muy poco tiempo.
