Como alguien que dirige una gran organización con docenas de empleados virtuales, he visto una buena cantidad de correos electrónicos. Y, como con todas las otras cosas en la vida, algunos mensajes son mejores que otros.
En el mundo de la correspondencia por correo electrónico, "ugh" es probablemente lo último que quiere que diga su jefe al leer su mensaje. Entonces, ¿qué tipo de mensajes debe evitar enviar y cómo puede mejorarlos? A continuación hay tres ejemplos principales.
1. Correos electrónicos de seguimiento innecesarios
Los correos electrónicos de seguimiento vienen en todas las formas y formas, entonces, ¿qué hace que uno sea innecesario? Si todo lo que hace es pedirle a su jefe que le envíe un correo electrónico, se convierte en una molestia más que una correspondencia importante.
Muchas personas envían estos correos electrónicos por paranoia que han hecho algo mal o se han perdido algo, pero puedo decirle desde la perspectiva de un jefe que es agravante recibir varios correos electrónicos de seguimiento cuando alguien no me ha dado la oportunidad respirar.
Un ejemplo: hace mucho tiempo, tenía un empleado que entraría en pánico si no respondía a sus correos electrónicos en una hora, pensando que eso significaba que había hecho algo mal (cuando, en realidad, simplemente no había recibido a su correo electrónico). Puedo pensar en un caso particular cuando llegué a casa de un largo día para encontrar seis (¡sí, seis !) Correos electrónicos de ella preguntándome si había recibido su mensaje.
Yikes
Qué enviar en su lugar
Si bien la mayoría de las personas no serían tan paranoicas como para enviar seis correos electrónicos de seguimiento en un día, incluso un solo correo electrónico de seguimiento a tiempo puede molestar a su jefe.
A menos que el contenido de su correo electrónico deba tratarse hoy (en cuyo caso, probablemente debería hablar con su jefe en persona en lugar de enviarlo por correo electrónico), le sugiero que espere al menos 24 horas y luego envíe lo que me gusta llamar "seguimiento falso" -up "mensaje.
Esto implica enviar su seguimiento (“Solo verificando que haya recibido los informes trimestrales que le envié hace dos días”), pero también incluirá algún otro dato de información, ya sea una pregunta sobre una próxima presentación o un actualización de un proyecto actual ("¡Oh, y acabamos de obtener los últimos números en la cuenta X, y las ventas han aumentado un 30%!"). Esto le permite pedirle a su jefe una actualización a escondidas y al mismo tiempo darle información que agregará algo de valor, lo que hace que parezca menos que solo lo esté molestando.
2. Correos electrónicos con nuevas ideas
Me encantan los miembros entusiastas del equipo, pero algo que se vuelve un poco abrumador es cuando los empleados me envían todas sus nuevas ideas, en correos electrónicos separados. Una vez recibí 10 correos electrónicos diferentes en un lapso de 24 horas porque alguien en el equipo de marketing dio un paso de inspiración y siguió enviándome nuevas ideas.
Si bien tener tantas cosas nuevas para probar fue increíble, también fue extremadamente confuso tratar de catalogar todo y realizar un seguimiento de cada correo electrónico e idea que estaba llegando. Incluso cuando solo llega un correo electrónico con nuevas ideas o conceptos, es muy fácil perderlo en el agujero negro que es mi bandeja de entrada.
Qué enviar en su lugar
Primero, recomendaría esperar un momento más oportuno para plantear ideas. En el caso del empleado del equipo de marketing, habría esperado hasta la reunión de Google Hangout que habíamos programado para la semana siguiente para mencionar todo esto.
Si no está seguro de cuándo es el momento adecuado, o si el correo electrónico es la única opción por alguna razón, le recomiendo que envíe un correo electrónico a su jefe para decirle que tiene algunas ideas nuevas y le gustaría saber cuál es la mejor manera de compartir ellos estarían. Si mi empleado me hubiera preguntado eso, le habría dicho que me enviara un correo electrónico con un documento de Word lleno de todo lo que quería. Hubiera sido mucho más simple y fácil de guardar para más tarde. Su jefe puede sugerir una llamada rápida para hablar sobre ellos o pedirle que almacene las ideas y luego las envíe por correo electrónico en masa en un determinado día de la semana.
3. Correos electrónicos donde su jefe es CCed sin motivo
Cualquier profesional se molestaría con ser enviado por CC en hilos de correo electrónico de los que realmente no forman parte: simplemente se suma a la creciente cantidad de correos electrónicos, y terminas perdiendo el tiempo leyendo algo que probablemente no necesites.
Desde la perspectiva del empleado, lo entiendo: desea asegurarse de que su jefe sepa que está haciendo su trabajo y que está tratando de mantener abierta la línea de comunicación. Pero la mayoría de las veces, todo lo que realmente hace es obstruir la bandeja de entrada de su jefe.
Qué enviar en su lugar
A menos que su jefe necesite absolutamente estar al tanto, sáquelo de la línea CC y, una vez que termine la interacción, envíe un resumen muy breve de la información relevante que surgió durante la conversación ("FYI, Company Y será presentado en esa historia en la fecha Z "). Mantiene a su gerente informado sobre lo que está sucediendo, sin mantenerlo constantemente al tanto de los detalles. ¡Un correo electrónico definitivamente supera a 42!
En general, el nombre del juego con enviarle un correo electrónico a su jefe es simplificar sus mensajes y ser más selectivo sobre lo que envía. Puede sonar contradictorio, pero si recibo menos correos electrónicos de un empleado, pero todos son significativos, probablemente creo que esa persona está haciendo un mejor trabajo que alguien de quien escucho todo el tiempo.
