Hace unas semanas, mi amiga y yo discutimos nuestro desdén compartido por las reuniones y ella dijo: “Siento que estamos teniendo la misma conversación una y otra vez. Cuando no se hacen correctamente, pueden ser tales quemadores de tiempo ".
No podría estar mas de acuerdo. En trabajos anteriores, cuando aparecía una invitación de calendario en mi bandeja de entrada, a menudo emitía un fuerte suspiro (que siempre es genial en un entorno de oficina abierto). Luego, pasaba un tiempo precioso tratando de descubrir cómo evitar aceptarlo.
No digo que todas las reuniones no valen nada. Algunos son absolutamente necesarios. Y a veces son la única forma de hacer las cosas. Pero también creo que hay espacio para que seamos increíblemente más eficientes haciéndonos estas tres preguntas antes de cada una.
1. ¿Quién necesita estar aquí?
Sugerencia: Probablemente no tantas personas como piensas. Es clave ser consciente de quién está pidiendo que esté allí para garantizar que sea lo más productivo y significativo posible para todas las partes. Nadie debería irse pensando: "Bueno, eso fue una pérdida colosal de mi tiempo".
Porque ese sentimiento no es bueno para el individuo, el grupo o la empresa. Imagínese todo el trabajo que se podría hacer si solo tuviera cuatro personas en la habitación en lugar de 10. Para un espacio de tiempo de 60 minutos, son seis horas más que podrían dedicarse a hacer el trabajo.
Por ejemplo, digamos que estás haciendo una lluvia de ideas sobre el nuevo logotipo de la empresa. El diseñador gráfico está allí para asegurarse de que comprende la visión. El director de branding está allí para asegurarse de que cumple con las pautas de la compañía. ¿Pero necesita al gerente de recursos humanos allí porque ella pone el logotipo en cada publicación de trabajo? No Una vez que esté finalizado, puede pedirle que cambie lo viejo por lo nuevo. Por ahora, déjala en paz, ¡tiene trabajo que hacer!
Si no eres el organizador, debes evaluar si tu presencia es esencial o no. A veces, los compañeros de trabajo te invitan simplemente porque piensan que quieres estar allí. Pero puede declinar si cree que es apropiado (es decir, si no tiene idea de lo que contribuiría o si está abrumadoramente ocupado).
En situaciones como esta, digo algo como: “Hola. Creo que será capaz de manejar esto sola. Sin embargo, si hay una razón específica por la que desea que esté presente, ¡hágamelo saber!
Y luego toma esa hora libre y vuelve a la rutina.
2. ¿Cuáles son los objetivos?
¿Qué es exactamente lo que estás tratando de lograr? Identificar los objetivos de antemano es crucial. Puede mantenerlo concentrado y ayudar a dar forma a toda la conversación. De lo contrario, puede sentarse allí divagando durante 45 minutos sobre cómo Leonard siempre tararea la canción del tema Titanic . (También me atrapa cada vez. ¡Nunca lo sueltes, Jack!)
"Una agenda efectiva establece expectativas claras de lo que debe ocurrir antes y durante una reunión", explica Roger Schwarz, autor de Smart Leaders, Smarter Teams: cómo usted y su equipo se desatascan para obtener resultados.
“Ayuda a los miembros del equipo a prepararse, asigna el tiempo sabiamente, rápidamente pone a todos en el mismo tema e identifica cuándo se completa la discusión. Si aún se presentan problemas durante la reunión, una agenda bien diseñada aumenta la capacidad del equipo para abordarlos de manera efectiva y rápida ”, dice Schwarz.
Quizás solo desee que todos proporcionen actualizaciones de estado en proyectos de alta prioridad. O bien, debe tomar una decisión, hoy, sobre qué administrador de cuentas se asignará a un cliente nuevo y enorme.
Averigua tu destino y llega allí. (Y, además, es útil si comparte sus planes con el resto de los asistentes para que sepan qué esperar y si hay algo que deben hacer con anticipación).
Y aquí hay un consejo: si no puede responder, identifique una razón para reunirse, entonces, por amor a todo lo relacionado con el chocolate, cancélelo .
3. ¿Qué necesito preparar?
Un antiguo colega mío solía bloquear el tiempo para prepararse para las reuniones con otras personas, y siempre me pregunto por qué. Y luego, asistí a un grupo donde olvidé por completo lo que habíamos discutido la última vez y tuve que hacer una recapitulación, o (vergonzosamente) no completé un elemento de acción. En todos estos casos, terminamos teniendo que dedicar más tiempo a nuestros horarios.
Para asegurarse de que esto no suceda, debe presentarse preparado. Tal vez está revisando las notas de la sesión de la semana pasada para que esté fresco en su mente. O, tal vez, está haciendo una lista de puntos de discusión y respuestas que necesita. Sea lo que sea, tómese el tiempo para hacerlo. Pagará a lo grande.
Como ejemplo, superviso el programa de educación de pares de mi departamento, y estoy trabajando duro para renovarlo. En dos semanas, tendré a mi uno a uno con mi supervisor para discutir mis propuestas. He estado recopilando comentarios de los estudiantes y compilando mis pensamientos, y el siguiente paso es trazar la estructura y la línea de tiempo en papel.
Si me acerco a ella con las manos vacías, probablemente pasaremos el tiempo intercambiando ideas, lo cual no es necesariamente malo , per se, pero tampoco me ayuda a seguir adelante.
Te lo prometo, me gusta trabajar con personas. Pero una de mis principales manías es la ineficiencia, especialmente cuando es fácil de prevenir. Si su horario se ve demasiado lleno, o si cada vez que se reúne tiene recuerdos retrospectivos de esperar a que suene la campana en la escuela secundaria, puede ser hora de dar un paso atrás y comenzar a hacerse estas preguntas.
Y bueno, si tiene más preguntas como esta que se hace, ¡hágame saber cuáles son en Twitter!
