Aquí hay una situación no completamente irreal: imagina que administrar tu bandeja de entrada últimamente ha estado tomando tanto tiempo y energía que estás empezando a sentir que se supone que es así. Esos trucos de correo electrónico que ves en línea nunca se aplican a tu situación, ya que los escritores no pueden entender los detalles complejos de tu trabajo específico o las responsabilidades que conlleva.
Si esto le suena familiar, existe la posibilidad de que esté minimizando la forma en que su correo electrónico está fuera de control. De hecho, es posible que su bandeja de entrada esté en modo berrinche completo, y se está culpando por su falta de reglas cuando podría estar evitando el problema por completo. ¡Sigue leyendo para ver algunos signos de que no estás solo en tus luchas, además de formas de solucionarlos!
Recuerde: puede recuperar el control.
1. Recibe más correos electrónicos de los que puede responder
¿Por qué cada vez que respondes a un mensaje, aparecen 10 más? En el pasado, ha pasado horas a la vez revisando y respondiendo, solo para retrasarse en los elementos de acción reales en su lista de tareas pendientes esperando su atención. No hay un equilibrio saludable entre mantenerse actualizado y, bueno, atender a todo lo demás en su vida. Tal vez tu relación con tu bandeja de entrada ya no sea lo que solía ser.
Por qué sucede esto
Estás tratando tus correos electrónicos como si todos tuvieran el mismo peso. Tal vez tenga una política de primero en entrar, primero en salir, en la que responda a lo que sea que haya estado esperando su respuesta y continúe hasta hoy. O tal vez tenga una política de último en entrar, primero en salir, en la que comienza desde arriba y avanza hacia abajo.
Como arreglarlo
Es hora de que comience a priorizar los mensajes por urgencia. Hágase estas preguntas cada vez que reciba una nueva:
- ¿Es esto urgente?
- ¿Hay otras personas incluidas que están mejor equipadas para manejarlo?
- ¿Requiere una respuesta?
- ¿Es una respuesta que das a menudo?
Si no es urgente, guárdelo para más tarde. No es un TBD más tarde, sino una hora real que configura cada día para revisar su bandeja de entrada. Si es urgente, pero hay muchas personas incluidas que están mejor preparadas para responder, tómese unos minutos y vea si alguno de ellos lo hace. Si no se requiere respuesta: no responda. Y, por último, si se trata de una respuesta que da con frecuencia, piense en usar una función como Respuestas enlatadas en Gmail o en crear un documento que tenga todas sus plantillas en un solo lugar.
2. Estás recibiendo demasiados boletines
Te despiertas todas las mañanas con toneladas de mensajes no leídos, incluyendo no menos de 30 boletines diferentes (¡titulares de última hora! ¡Ventas! ¡Los mejores restaurantes de la zona! Te acuestas en la cama, con los ojos apenas abiertos, y deslizas cada uno directamente en el bote de basura. Esta es una parte necesaria de la experiencia, te dices a ti mismo. Me inscribí para estos y ahora este es el precio que tengo que pagar.
Por qué sucede esto
Lo entiendo: los boletines son atractivos. Con tantos buenos por ahí, te cuesta elegir lo que es realmente valioso de lo que es simplemente interesante . Cada vez que encuentra un nuevo resumen diario o una carta semanal que parece realmente útil, se pregunta si está realmente seguro antes de entregar las llaves de oro a su bandeja de entrada, y lo está. Entonces te suscribes. Pero antes de que te des cuenta, e incluso sin que lo desees, esa suscripción se convierte rápidamente en otra en una larga lista de eliminaciones por la mañana.
Como arreglarlo
Evite que esto suceda al darse de baja de manera más intencional. Cada vez que se suscriba a un nuevo boletín, dese una semana de prueba. Si al final de una semana no está ansioso por abrirlo (o aún no lo ha hecho), cancele la suscripción. No se hicieron preguntas. Sé lo que estás pensando: ¿quién tiene tiempo para hacer todo eso? Lo haces, con aplicaciones como Unroll.Me (para boletines) y BoxBe (para personas).
3. A menudo pierde hilos de correo electrónico o los olvida por completo
Estás trabajando con otros cinco compañeros de trabajo en un próximo proyecto, y alguien comenzó un hilo para averiguar los horarios de las reuniones para la próxima semana. Teniendo en cuenta todas las demás tareas que tiene en su plato, cree que está bien impulsar este pequeño detalle de programación hasta más tarde, mejor aún, cuando la conversación esté más desarrollada y tenga más con qué trabajar. Un par de horas después, vas a buscar los mensajes y se van. No importa qué términos de búsqueda intentes.
Por qué sucede esto
Dos posibilidades: su bandeja de entrada está demasiado abarrotada o demasiado organizada. Estoy hablando de las personas que se deshacen de todo bajo el sol de inmediato o acumulan miles y miles de mensajes no leídos. Todos los correos electrónicos que recibe, de su jefe, su vecino, su pareja y su abuela, son desterrados a los archivos o permanecen en su bandeja de entrada para siempre.
Como arreglarlo
Es hora de limpiar tu bandeja de entrada. Dedique una hora un día y dedíquela a hacer nada más que ordenar mensajes. Puede: mover hilos a carpetas, utilizar etiquetas, destacar cualquier cosa que necesite para volver más tarde, consultar Boomerang o probar cualquiera de estas increíbles herramientas. No elija un método solo por elegir uno, en su lugar, elija uno que sepa que tiene sentido para usted. Es posible que tenga que probar algunos sistemas antes de encontrar la opción perfecta, pero créame, unas pocas horas dedicadas a esto le ahorrarán una tonelada a largo plazo.
Si alguno de estos escenarios le suena familiar, está bien. Es normal sentir que su bandeja de entrada gobierna su vida. Pero eso no significa que tengas que rendirte. En cambio, comience a abordar el problema, correo electrónico por correo electrónico, hasta que vuelva a tener el control.
¿Tienes algún truco de administración de correo electrónico que debería probar que no se incluye? ¡Envíame un tweet @caroqliu y házmelo saber!
