El tiempo perdido nunca se vuelve a encontrar.
Benjamin FranklinEl tiempo es un recurso clave que simplemente no podemos reponer. Las 24 horas de cada día son todo lo que se nos da: una vez gastadas, estas horas se pierden para siempre. Esto significa que si está luchando por ajustar todas sus prioridades y "tareas pendientes" en su día, es hora de buscar métodos para usar esas horas y minutos de manera más efectiva.
Aquí hay algunas sugerencias respaldadas por investigaciones que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo el tiempo que tiene.
1. Valorar cada minuto
Como entrenador, me di cuenta de que, en un nivel básico, tendemos a vendernos cortos en el departamento de tiempo. En muchos casos, incluso permitimos que otros aprovechen nuestro tiempo. Por lo tanto, el paso más importante en la administración del tiempo es apropiarse de nuestro tiempo, hacer espacio para las actividades que sean significativas y productivas, y eliminar aquellas que tengan menos valor a largo plazo.
Lo que distingue las tareas dignas son los resultados asociados con su inversión de tiempo. Por ejemplo, es posible que asista a una reunión de forma rutinaria que incluye muchas actividades de ida y vuelta, pero no mucha acción. ¿Se podría dedicar mejor ese tiempo asignado a una actividad alternativa, como conectarse con clientes o colaborar con colegas? A menudo, hay oportunidades para "explotar" el tiempo para actividades más productivas, simplemente los pasamos por alto.
Con este fin, observe detenidamente cómo ha pasado su tiempo completando una auditoría de calendario. Comience con este ejercicio: registre sus actividades hora por hora durante dos semanas. Luego, revise sus entradas con estas preguntas en mente: ¿Pasó bien el tiempo? ¿Hubo beneficios sólidos asociados con el tiempo dedicado? ¿Irías por la misma ruta de nuevo? En muchos casos, un problema de "tiempo" es en realidad un problema de "tarea". Así que deseche las tareas que agregan poco a su efectividad.
2. Haga espacio para más enfoque
Desde los teléfonos que suenan hasta los compañeros de trabajo que pasan por su escritorio para conversar, las distracciones son abundantes en la mayoría de los entornos de oficina. (Manejar los “pases en auto” puede ser un verdadero desafío). Si bien estas distracciones se han convertido en una parte aceptada de la vida laboral, pueden causar estragos en nuestros niveles de productividad. Cuando estamos en modo de parada y arranque todo el día, nos encontramos repitiendo tareas, perdiendo nuestro lugar y girando nuestras ruedas. De hecho, puede llevar 20 minutos o más volver a enfocar después de una interrupción.
En algunos casos, las oficinas abiertas son las culpables. Sin embargo, también contribuimos al problema con las elecciones que hacemos. El psicólogo Daniel Goleman comenta que necesitamos tomar el control y protegernos de nuestros propios horarios, incorporando tiempo en nuestras vidas laborales para enfocarnos profundamente en tareas importantes. Necesitamos identificar segmentos de tiempo cuando, como explica Goleman, tenemos la oportunidad de "capullar" y concentrarnos completamente.
Puede considerar silenciar su teléfono celular o utilizar la función Pausa de la bandeja de entrada de Google para desactivar el correo electrónico entrante durante una hora aproximadamente cada día. También puede preguntarle a su gerente acerca de reservar dos períodos de tiempo ininterrumpidos de 30 minutos durante su jornada laboral, tal vez al comenzar su día, a la hora del almuerzo o al final del día, donde puede acurrucarse y hacer un trabajo concentrado.
Probablemente se sorprenderá de cuánto obtiene de ese tiempo.
3. Domar la dilación
La dilación es uno de los desafíos más comunes en el lugar de trabajo, y para algunos de nosotros; puede convertirse en una gran pérdida de tiempo. Si bien la dilación puede provenir de sentirse abrumado o poco preparado (en cuyo caso, no demore la búsqueda de orientación), la investigación también sugiere que la dilación puede ocurrir como resultado de cómo vemos las tareas y los objetivos. Específicamente, proyectamos ciertas tareas bajo una luz muy negativa, por ejemplo, "terminaré el informe antes del viernes, para que mi gerente no se enoje conmigo". Estas se llaman metas de "evasión": usted las completa para evitan una consecuencia negativa y, curiosamente, tienen una mayor tendencia a correlacionarse con la dilación.
Pero aquí están las buenas noticias: puede frenar la dilación intentando ver estas tareas de manera diferente, reformulándolas como una meta de "enfoque" frente a una meta de "evasión". Si temes una determinada tarea, intenta verla en el contexto de un resultado posiblemente más atractivo. ¿Podría su finalización contribuir al avance de una meta más grande y más positiva, por ejemplo, impresionar a los clientes o ser visto como un jugador de equipo? Esto puede ayudarlo a mantener el rumbo. ¿Un bono adicional? Los objetivos del enfoque parecen ofrecer más satisfacción cuando finalmente se logran.
Pruebe una de estas estrategias y vea si las cosas cambian para mejor. Háganos saber cómo le está yendo en Twitter @dailymuse y @MRGottschalk.
¿Quieres sacar más provecho de tu día? ¡Inscríbete a nuestra clase Hack Your Work Life en Muse University!
