¿No te encantan las herramientas, los atajos o los hacks que te ayudan a hacer las cosas más rápido o más eficientemente? Después de todo, ¿quién quiere pasar más tiempo haciendo algo de lo que absolutamente necesita?
En esa nota, aquí hay tres acrónimos impresionantes del lugar de trabajo que debe conocer, todos los cuales ofrecen marcos que lo ayudarán a mantenerse enfocado y en el punto, sin importar en qué esté trabajando.
1. OHIO: solo manipúlalo una vez
¿Cuántas veces abres un correo electrónico solo para volver y leerlo? ¿Quizás tres o cuatro veces?
Eso es un trabajo superproductivo, a menos que esté pensando profundamente en el asunto. Dado que los expertos dicen que solo el 20% de nuestro correo electrónico es realmente esencial para nuestros trabajos, tocarlo varias veces solo empeora la situación.
En cambio, OHIO! Ábrelo una vez y haz algo con él. (Por cierto, esto también funciona para el papeleo, el correo entrante o cualquier otra cosa). Pruebe estos consejos útiles de Getting Things Done para manejar el correo electrónico o el correo en papel de manera más efectiva.
- No lo necesito ¡Bórralo!
- Si desea conservarlo, pero no necesita tomar medidas inmediatas, archívelo.
- Si puede actuar de inmediato, piense en los mensajes que tardan menos de dos minutos en responder.
- Para los mensajes con contenido de trabajo real, deberá priorizar y dedicar tiempo, archivarlos en una carpeta de "acción" y luego regresar cuando esté listo para hacer un trabajo enfocado en esa área.
2. FIOSP: hechos, tema, objetivo, estrategia, plan
Hace muchos años, un mentor compartió este proceso conmigo, y lo uso todo el tiempo para resolver problemas o resolver problemas. Es una gran ayuda organizar mis pensamientos y lograr un plan de acción juntos, ya sea que esté trabajando en mi propio proyecto o con un equipo.
La próxima vez que enfrente una crisis laboral, debe resolver lo antes posible, intente esto:
Hecho
Comience aclarando sus hechos. Es posible que sienta la tentación de ir a suposiciones, observaciones u opiniones, saltar a soluciones o incluso culpar a la raíz del problema. Pero al resolver problemas, sus soluciones deben integrarse en los hechos del asunto.
Por ejemplo, supongamos que está tratando de resolver el problema de un cliente que no está satisfecho con el servicio de centro de llamadas que brinda su empresa. Aquí están los hechos:
Los tiempos de respuesta en el centro de llamadas se ejecutan al 60% de las llamadas respondidas en dos minutos. Nuestro contrato dice que debemos responder el 80% de las llamadas en dos minutos.
Problema
Una vez que tenga los hechos del asunto, establezca el problema impulsado por los hechos. Nuevamente, manténgase alejado de la culpa y observe las implicaciones de los hechos:
El cliente está inundado de quejas de los empleados sobre nuestro servicio, poniendo en riesgo nuestros futuros contratos con ellos. Además, no cumplir con el contrato le cuesta a nuestra compañía $ 1, 000 por día en multas.
Objetivo
Aquí es donde tiene claro cuál es exactamente su objetivo en la situación. Ayudará a identificar las brechas entre los hechos y los objetivos.
Nuestro objetivo es responder al 80% de todas las llamadas dentro de los dos minutos según el contrato, eliminar el trabajo atrasado actual y detener las multas en las que estamos incurriendo.
Estrategia
Ahora, retroceda y mire el panorama general: cómo los problemas encajan con los hechos y cuál debe ser la acción correctiva adecuada.
Nuestra estrategia es corregir el bajo rendimiento mediante la incorporación de personal de reserva capacitado, extendiendo las horas del centro de llamadas en dos horas cada día esta semana y, cuando sea necesario, ejecutando llamadas a un centro de desbordamiento bien entrenado.
Plan
Una vez que haya identificado su estrategia, estos son los pasos tácticos que tomará para implementarla. Aquí, puede asignar tareas y líneas de tiempo según sea necesario.
Administración de cuentas
- Revise el plan de acción correctiva con el cliente al cierre del negocio hoy.
- Proporcione actualizaciones a los clientes cada 24 horas hasta que los niveles de servicio se reanuden a la tasa de cumplimiento.
Operaciones
- Ajuste los sistemas para acomodar dos horas adicionales de operación por COB hoy.
- Llame a tres empleados adicionales de tiempo completo antes del martes.
Legal
- Revisar las implicaciones de un contrato no conforme y evaluar los daños hasta la fecha.
Con este marco, puede pasar del dolor de cabeza a la solución de forma rápida y sencilla, guiando a su equipo a una conversación más productiva para resolver los dilemas del lugar de trabajo.
3. BRAN: Beneficios, riesgos, alternativas, nada
¡No, no estoy hablando del cereal aquí! Es un acrónimo rápido para ayudarlo a evaluar los pros, los contras y las implicaciones para tomar una decisión.
Por ejemplo, supongamos que su departamento está tratando de decidir si contrata o no a un nuevo empleado para que lo ayude con las campañas en las redes sociales.
Echemos un vistazo a BRAN.
Beneficios
- Aumente las impresiones y el conocimiento de la marca al crear una presencia constante en los cinco principales medios sociales que utiliza nuestra audiencia.
- Haz crecer nuestra lista de correo.
- Aumentar las vistas del sitio web.
- Mantennos a la vanguardia de los mercados de redes sociales.
Riesgos
- Es difícil medir el ROI en las campañas de redes sociales. ¿Cómo sabremos si está funcionando?
- Agrega un recuento y gastos asociados con una nueva contratación.
- No estoy seguro de si el conocimiento social de la marca contribuirá a los clientes o al crecimiento de los ingresos.
Alternativas
- Asigne las redes sociales al personal existente a menor escala y mida los resultados.
- Encuentre un pasante de bajo costo para probar el concepto durante el verano.
- Comparta el costo de un administrador de redes sociales con otros departamentos de la organización.
Nada
- Continúe con el status quo con los esfuerzos de marketing actuales, no agregue personal ni alcance, y no realice cambios para hacer crecer la pieza de las redes sociales.
Recuerde, siempre tiene la opción de no hacer nada. A veces, "todavía no" es una respuesta lo suficientemente buena hasta que reúna más información, más fondos o una declaración de beneficios más clara.
El lugar de trabajo a menudo puede ser complejo, pero el uso de marcos y herramientas puede ayudar a reducir parte de esa complejidad, ¡y llegar a soluciones y decisiones que le sirvan mejor a usted y a su trabajo!
