Todos sabemos que el trabajo implica, bueno, trabajo. Incluso si amas tu trabajo, no siempre puede ser fácil, y no siempre puede ser divertido.
Pero, a veces queremos que nuestros trabajos sean un poco (o mucho) más fáciles. Queremos hacer nuestro trabajo más rápido, no sentirnos estresados o abrumados, y tener más tiempo para las cosas que realmente amamos.
La buena noticia es que hay formas de hacerlo (sin ser un holgazán total). Consulte nuestros consejos y trucos favoritos a continuación para ser más productivo, eliminar las cosas que no necesita hacer de su lista de tareas pendientes y, en general, hacer que su trabajo sea una experiencia mucho más agradable.
1. No planees hacer demasiado
Aquí hay un secreto para usted: la mayoría de las listas de tareas pendientes son demasiado largas, lo que genera exceso de trabajo y estrés cuando no se hace todo. En cambio, suponga que solo puede hacer una gran cosa, tres cosas medianas y cinco pequeñas cosas al día (menos si tiene muchas reuniones). Hemos creado una plantilla para ayudarlo a planificar una lista de tareas más razonable.
2. Centrarse en tareas de alta recompensa
Centra la mayor parte de tu energía en las tareas que van a crear los mejores resultados. Parece que estás haciendo mucho más, pero en secreto con menos esfuerzo. Esto a menudo se llama obtener la fruta más baja: las recompensas que puede lograr con el menor esfuerzo.
3. Trabaja en Sprints
Se ha dicho una y otra vez que el secreto para hacer más trabajo en menos tiempo es trabajar en ráfagas, con descansos intermedios. Los intervalos que elija dependerán de su trabajo y preferencias, pero, sea lo que sea con lo que vaya, configure un temporizador, haga todo lo posible para mantenerse enfocado durante ese período de tiempo, y luego realmente levántese y tome un descanso en el medio. Te sentirás más lleno de energía durante tus sesiones de trabajo y, en última instancia, serás mucho más eficiente.
4. Dale a cada día un tema
¿Las distracciones no te permiten concentrarte en las cosas importantes reales? Use el secreto de Jack Dorsey, cofundador de Twitter y CEO de Square, e intente darle un tema a cada día. De esa manera, cuando surjan distracciones, ya sea que las elimine a otro día o, si es necesario, lidie con ellas rápidamente y vuelva a la normalidad.
5. Comience con la tarea más difícil
Al sacar lo más difícil de su plato a primera hora de la mañana, el resto del día se sentirá mucho más fácil en comparación. Además, no desperdiciará energía mental todo el día pensando en lo desafiante que tiene que hacer.
6. Sigue tu energía
Todos tenemos ciertos momentos del día cuando son más o menos productivos. Si programa grandes proyectos durante sus tiempos de inactividad energética, está haciendo que su trabajo sea más difícil para usted. En cambio, intente mapear su día ideal en función de sus niveles de energía.
7. No luches cuando te sientas inútil
Probablemente una de las cosas más difíciles de hacer en el trabajo es obligarse a trabajar duro cuando realmente no se siente en la cima de su juego. Entonces, a menos que tenga una fecha límite pendiente y absolutamente no pueda, posponga esa tarea en particular y haga algo más adecuado para su capacidad mental. La escritora Katie Douthwaite sugiere que este es un buen momento para eliminar esas tareas aburridas y monótonas.
8. Use plantillas siempre que pueda
¿Por qué reinventar la rueda cada vez que tienes que hacer algo? ¿Tienes un correo electrónico que tienes que escribir a menudo? Usa una plantilla. ¿Necesitas crear una presentación? Usa una plantilla. ¿Rediseñando tu currículum? Usa una plantilla. Te dan la imagen.
9. Configurar respuestas enlatadas
Mejor aún, si usa Gmail, configure estas plantillas como respuestas enlatadas, para que ni siquiera tenga que salir de su bandeja de entrada para dejarlas y enviarlas.
10. Configurar el texto automático
Si a menudo responde mensajes desde su teléfono, facilítelo configurando el texto automático. Por ejemplo, "pitch" podría expandirse para completar el tono de su elevador, lo que significa que no tiene que escribir todo el tiempo en su pequeño teclado. Lea aquí para obtener más información sobre cómo configurarlo.
11. O no escriba nada
También puede usar la función de hablar a texto de su teléfono para responder más fácil y rápidamente a los mensajes. El experto en productividad Alex Cavoulacos explica cómo lo usa para su ventaja aquí.
12. Acorta tus correos electrónicos
Vamos a adivinar que responder correos electrónicos requiere mucho tiempo y energía. ¿Qué pasa si se lo hizo todo más fácil al establecer un límite sobre la duración de cada respuesta? Obviamente, algunos mensajes necesariamente tienen que ser más largos que otros, pero desafíate a ti mismo para mantenerlos en cinco oraciones largas (¡o incluso más cortas!) Tan a menudo como sea posible.
13. Solo ten una conversación
¿Las largas cadenas de correo electrónico te deprimieron? Cuando una conversación comienza a ser demasiado complicada, considere si sería más fácil simplemente hablar por teléfono o programar una reunión para hablar. A veces, una conversación de 10 minutos puede eliminar horas de mensajes de correo electrónico.
14. Eliminar correos electrónicos de seguimiento
Nada hace que responder correos electrónicos sea más difícil que su bandeja de entrada se llena constantemente con correos electrónicos de seguimiento de personas a las que aún no ha tenido la oportunidad de responder. Por lo tanto, configure un contestador automático que permita a las personas saber que recibió el mensaje y responderá a su debido tiempo, con la esperanza de disuadir a los ansiosos castores de enviarle correos electrónicos constantemente. Incluso podría incluir respuestas a preguntas frecuentes, para ayudar potencialmente a la mensajera a ayudarse a sí misma (y evitar que tenga que responder).
15. Emplear la estrategia OHIO
¿Cuántas veces abres un correo electrónico, lo lees y luego lo dejas en tu bandeja de entrada para tratarlo más tarde? ¡No hagas esto! En realidad, está tomando más tiempo y energía procesarlo varias veces. En su lugar, siga la estrategia OHIO (solo maneje una vez) y trate de inmediato, ya sea eliminándola, respondiéndola, disparándola a la persona adecuada o, para mensajes más grandes que requerirán más tiempo, analizándola en tareas para poner en su lista de tareas pendientes.
16. Deshazte de tantas decisiones como sea posible
La fatiga de las decisiones es real, y podría estar haciendo que sus días sean mucho más difíciles. Para evitar que afecte su trabajo, elimine tantas decisiones como sea posible. Esto podría significar usar un uniforme de trabajo para que no tenga que elegir un atuendo todos los días, llevar lo mismo a almorzar durante una semana o organizar una reunión permanente con su jefe para que no siempre tenga que acercarse para preguntar para uno. Lo que sea necesario para poner muchas de sus decisiones en piloto automático.
17. Detener la multitarea
Este hábito puede hacerte sentir que estás haciendo más cosas, pero en realidad te está ralentizando y haciendo que tu trabajo sea más difícil de lo necesario. Así que haz tu mejor esfuerzo para concentrarte en una tarea hasta que esté terminada, y luego pasa a la siguiente. Descubrirá que su mente está clara y su trabajo es mejor (y más fácil).
18. Déjate un Cliffhanger
A veces, la parte más difícil del trabajo es comenzar con algo. Por lo tanto, haz que sea más fácil saltar a una tarea dejándote un cliffhanger. Esto significa que si está arrastrando los pies para comenzar un proyecto, simplemente comience, haga un poco (incluso si no es su mejor trabajo) y luego déjelo sin terminar para volver al día siguiente. Ponerse en marcha será mucho más fácil una vez que ya tenga un lugar para saltar.
19. Eliminar algo de tu lista de tareas
Considere seriamente cada elemento de su lista de tareas para ver si hay algo que en realidad no sea importante. Esto se aplica especialmente a las cosas que se siguen poniendo en segundo plano. Vale la pena preguntarse: "Si he estado posponiendo tanto esto, ¿es realmente tan necesario?"
20. Di "No" a algo
Además de eliminar algo de su plato, considere decir "no" un poco más a menudo a las nuevas preguntas. Obviamente, no puede hacer esto todo el tiempo solo para salir del trabajo, pero si se siente abrumado o recibe una solicitud de algo que no está relacionado con el trabajo (como hacer una entrevista informativa con el hijo de un amigo), hágalo. y diga "no". Aquí hay algunas sugerencias sobre cómo decirlo amablemente a su jefe ya sus amigos.
21. Constantemente cuestionar reuniones
En caso de que no haya escuchado, las reuniones pueden convertirse fácilmente en una gran pérdida de tiempo. Cada vez que programe una reunión, incluso una recurrente, realmente debería preguntarse si es necesario que suceda, si le está dedicando demasiado tiempo o si necesita asistir. Si cree que la respuesta a alguna de estas preguntas es “no”, considere hacer ajustes (o hablar con su jefe para asegurarse de que está usando su tiempo de la manera más efectiva posible).
22. Tener una lista de "No hacer"
Para ayudarse a decir "no" más y reducir la fatiga de decisión, comience una lista de "no hacer", una lista de cosas que nunca debe perder su tiempo haciendo. Echa un vistazo a estas ideas para comenzar.
23. Delega parte de tu trabajo
¿Hay una tarea que estás haciendo que realmente temes o que sientes que ya no es parte de la descripción de tu trabajo? Considere si valdría la pena delegarlo en un empleado más joven o, si realmente se está ahogando, si es hora de presentar un pasante o un nuevo informe directo. Aquí hay algunas pautas para determinar cuándo la delegación es el camino correcto.
24. O Crowdsource It!
La escritora Jennifer Dziura sugiere el crowdsourcing como una forma de "hacer menos esfuerzo por ti mismo mientras haces felices a los clientes y usuarios". En esencia, es trabajar junto con el cliente o usuario para hacer propuestas, presentaciones y cosas por el estilo. Para obtener más información sobre cómo puede desarrollarse en su vida laboral diaria, consulte su artículo.
25. Haz un intercambio de trabajo
¿Tienes una tarea que temes o realmente no estás seguro de cómo manejarla? ¡Pregúntele a un colega en su departamento si quiere intercambiar! Básicamente, le envías una de tus tareas menos favoritas, y ella te envía una de las tuyas. No tendrá que arrastrarse por algo que ha temido, pero el trabajo se realizará, potencialmente incluso mejor de lo que podría haberlo hecho usted mismo; alguien que no se haya agravado por la tarea podría ver rápidamente algo que usted no pudo ver.
26. Evita el perfeccionismo (excepto donde realmente importa)
Presionarse para hacer que todo su trabajo sea perfecto no solo lo estresa, sino que puede retrasarlo y hacer que postergue las cosas porque le preocupa que no estén bien. En algunos casos (gran informe de fin de año para su jefe, copia que está saliendo al mundo) este tipo de atención al detalle es fundamental. Pero en otros (enviando un correo electrónico a su colega, obteniendo un primer borrador de una presentación para su equipo), centrarse en el perfeccionismo está haciendo que su vida sea más difícil de lo necesario.
27. Busque formas de racionalizar los procesos
¿Hay una tarea que siempre te lleve una eternidad completar? ¿Algo que sientes que es mucho más difícil de lo que debería ser o algo que te está quitando demasiado tiempo? En lugar de simplemente recorrerlo una y otra vez, vea si hay alguna forma de racionalizar estos procesos. Tal vez está hablando con otras compañías para ver si han encontrado una manera más fácil. Tal vez se está coordinando con otros departamentos para ver si pueden ayudarlo a ahorrar tiempo o esfuerzo. (Por ejemplo, ¿hay algo que el equipo de ingeniería pueda construirle rápidamente que le ahorre toneladas de tiempo?)
28. Contrata un asistente virtual para cosas pequeñas
Todos tenemos esas cosas serviles que nos llevan horas completar pero que otra persona podría hacer fácilmente. Si no tiene a alguien en la compañía para delegarle, considere contratar a un asistente virtual para que lo ayude. Pueden hacer cualquier cosa, desde programar planes de viaje hasta revisar sus informes y realizar el tedioso trabajo de diseño en su próxima presentación, prácticamente cualquier cosa que le atemorice comenzar y que realmente no tiene que hacer usted mismo. Consulte los consejos de la experta en eficiencia Marissa Brassfield para averiguar si vale la pena subcontratar algo.
29. Organiza todo súper organizado
Sus archivos Las carpetas de tu computadora. La parte superior de tu escritorio. Tu bandeja de entrada Tómese el tiempo ahora para organizarse de manera que encontrar las cosas que necesita nunca sea el obstáculo para comenzar una tarea. Y oye, ¡todo se puede hacer en solo 30 minutos!
30. No dejes que tus colegas te interrumpan
Sus compañeros de trabajo probablemente tengan buenas intenciones, pero su flujo constante de actualizaciones de mensajería instantánea, preguntas rápidas para usted sobre el último proyecto o charlas parciales sobre sus fines de semana pueden perjudicar seriamente su flujo de enfoque, lo que dificulta mucho hacer tareas difíciles. . Configure sistemas que alerten a sus compañeros de oficina cuando esté en la zona, ya sea un mensaje de no molestar en su chat o unos auriculares enormes que significan que no debe molestarse, y comuníquelos con claridad.
31. tomar una siesta
Vea si puede colarse en una siesta durante la caída de la tarde. Incluso 20-30 minutos de sueño puede darle más energía que el café, mejorar su estado de ánimo, mejorar sus habilidades analíticas y de aprendizaje y eliminar el estrés, haciendo que el resto del día sea mucho más fácil y placentero. Así que cierra la puerta, ve a tu auto a escondidas o haz lo que sea necesario para dormir un poco.
