Has escuchado el mismo consejo "probado y verdadero" de expertos en productividad durante años. Y lo admito, yo mismo he dado y tomado este consejo.
Pero la verdad es: mucho de eso es mentira. La mayoría de los "mejores" consejos de productividad no funcionan. He aquí por qué, y qué hacer en su lugar.
1. "No revise el correo electrónico primero en la mañana"
Entiendo por qué esto suena como un buen consejo: leer y responder al correo electrónico podría descarrilar toda su mañana y retrasarlo (ya sabe, cuando sus 15 minutos de revisión de correos electrónicos se convierten en 45, y de repente, llega tarde al trabajo). Pero, en tantas industrias, puede ser difícil ignorar lo que ha estado sucediendo de la noche a la mañana, incluso durante algunas horas. Traducción: Este consejo no es realista en tu vida acelerada. De hecho, en realidad podría causar ansiedad adicional incluso antes de ingresar a la oficina.
La solución
Revise el correo electrónico a primera hora de la mañana, pero no responda a menos que le tome menos de un minuto. Algo que requiere un rápido "sí" o "no" o que se puede reenviar a alguien que pueda encargarse de usted está bien. Pero cualquier cosa que requiera investigación o una respuesta más larga está prohibida. Marque ese correo electrónico como "no leído" y vuelva a consultarlo más tarde cuando tenga más tiempo. Mejor aún, agréguelo a su lista de tareas para asegurarse de revisarlo más tarde.
Desplazarse y hojear correos electrónicos a primera hora de la mañana es un buen uso del tiempo, incluso cuando no puede responder de inmediato. Dejarlos marinar antes de disparar una respuesta puede ser invaluable.
2. “Haz la tarea más difícil primero”
Claro, esto suena como una estrategia razonable. Pero el problema es que, a veces, su tarea más difícil puede retrasarlo en el tiempo. Puede ser fácil salirse del camino si no planifica con anticipación y reserva todo el tiempo, los recursos y la energía que necesita para esta tarea. Esta estrategia podría terminar desinflando tus esperanzas de un día productivo.
La solución
En lugar de abordar su tarea más difícil (es decir, agotar) primero, aumente su confianza y aumente su impulso comenzando con pasos más pequeños y fáciles. Lo llevarán a un modo productivo y le asegurarán que seguirá conectándose.
Bonificación: considere cortar ese proyecto difícil en tareas más pequeñas del tamaño de un bocado que puede abordar individualmente. Por ejemplo, "escribir un libro" es demasiado desalentador. Por lo tanto, divida esa gran tarea en otras más pequeñas como "ideas de investigación", "esbozar capítulos" y "agentes de contacto".
3. "Hacer una lista maestra de tareas"
Esto me duele la cabeza.
OK, creo que es una buena idea sacar todo de tu cabeza y ponerlo en papel. Pero tener una sola lista de acceso para todas las cosas que necesita hacer es un gran error. Resulta muy difícil concentrarse y elegir tareas de una lista interminable.
La solución
Una vez que hagas un volcado mental y te quites todo de la cabeza, reescribe tu lista en tareas específicas y procesables. Luego, vaya un paso más allá y divida sus listas en una lista de trabajo, lista de inicio, lista de proyectos paralelos, etc.
De esta manera, tu mente estará clara cuando mires esa lista en particular, y no tendrás que atravesar otro ruido como "recoger el regalo de cumpleaños para la abuela" cuando intentes finalizar un comunicado de prensa en el trabajo. Obtendrá el regalo de la abuela, cuando esté listo para abordar las tareas pendientes de su hogar y su vida. Mantener sus listas separadas lo ayudará a mantenerse enfocado en lo que realmente necesita hacer primero.
4. "Detener la multitarea"
Sí, soy culpable de dar este consejo con bastante frecuencia, pero no es del todo exacto. He conocido a muchas personas que me dicen que son maestros multitarea y que pueden hacer malabarismos con muchos proyectos a la vez. Lo entiendo: soy uno de ellos.
De hecho, el estrés puede empujarlo a ser más productivo. Por ejemplo, ¿alguna vez has notado que si sabes que necesitas hacer una cierta cantidad de cosas en poco tiempo, encontrarás una manera de hacerlo? ¡Incluso si eso significa hacer dos cosas a la vez!
La solución
Se selectivo. Por ejemplo, viajar es un buen momento para ponerse al día con su podcast favorito. Me gusta caminar y al mismo tiempo aprender cómo convertirme en un mejor emprendedor, descubrir quién realmente mató a Hae Min Lee (¡hola, Serial !), O escuchar cómo conectarse en red como una superestrella.
Claro, esto técnicamente está haciendo dos tareas a la vez, pero no necesito los mismos recursos para hacer ambas. Es decir, caminar y escuchar es una forma productiva de realizar múltiples tareas porque estas dos tareas se complementan entre sí. Alternativamente, algo como hablar por teléfono y escribir correos electrónicos no es un gran par de tareas múltiples porque es demasiado difícil dividir tu cerebro en esas dos cosas.
Recuerde, el hecho de que algo se promocione como "el mejor consejo" no significa que sea el mejor consejo para usted. Por lo tanto, siéntase libre de ignorar estas mejores prácticas de productividad y pruebe las alternativas anteriores.
