Pregunta rápida: ¿Se emociona cuando aparece una invitación a una reunión en su calendario? Voy a adivinar que la respuesta es no. Y sin embargo, las reuniones frecuentes, a veces incluso diarias, son parte de la cultura en muchas empresas.
Creo que, la mayoría de las veces, las reuniones de personal son una pérdida de tiempo. Claro, entiendo que las reuniones de todas las manos son necesarias en ocasiones. Pero la mayoría de las veces, hay otras formas más eficientes para mantener a todos los miembros de su empresa o su departamento al tanto de lo que sucede en la oficina.
Aquí hay cuatro cosas a considerar la próxima vez que esté pensando en planificar una reunión.
1. Las interrupciones son asesinos de productividad (y ganancias potencialmente)
Cuando hice algunos cálculos y me di cuenta de que una reunión de una hora con 17 personas (el tamaño del personal de ShortStack, incluido nuestro personal remoto que se unió a nosotros a través de Hangouts de Google+) es realmente una reunión de 17 horas, inmediatamente hice una moción para reducir nuestra reunión de personal cada dos semanas.
Si desea algo de motivación para reducir la cantidad de tiempo que usted y su personal pasan en las reuniones, consulte MeetingCalc. Cuando conecta el salario promedio de su equipo, más el número de asistentes a la reunión, y luego ve el costo del tiempo dedicado, es muy probable que también haga algunos cambios. Considere que una reunión de una hora con 17 empleados que ganan un promedio de $ 40, 000 por año cuesta $ 232.88. Si se reúne diariamente o incluso un par de veces a la semana, ese precio aumenta rápidamente.
2. La mensajería instantánea es una forma efectiva de difundir la mayoría de las noticias: más rápido
En ShortStack, utilizamos una aplicación de mensajería llamada Slack. Todos tienen su propia cuenta, que se puede utilizar para la comunicación privada entre los miembros del personal, y luego hay canales que incluyen a todos los miembros de ciertos departamentos.
Por ejemplo, tenemos un canal "general" donde salen noticias que afectan a todos; un canal de "desarrollo" donde los miembros del equipo de desarrollo, que incluye personal remoto, comparten actualizaciones sobre cambios técnicos y un canal de "soporte" para conversar sobre problemas de servicios al cliente.
Y a menudo, usamos Slack en lugar de reuniones. Por ejemplo, recientemente rediseñamos nuestro blog, y fue un proyecto bastante grande. Algunas empresas pueden sentir que es necesario celebrar una reunión para hacer un anuncio como este. Sin embargo, este fue un momento perfecto para usar nuestra sala de chat "general". Publicamos la nota de que el nuevo blog estaba en funcionamiento y sugerimos que todos lo revisen. Si este fuera un cambio mayor, digamos, un cambio de plataforma que requiriera una demostración, habríamos tenido una reunión rápida de personal. Pero como era algo que todo el equipo podía verificar en su propio tiempo, optamos por permanecer en la sala de chat.
(Ah, y también tenemos un canal "aleatorio", donde compartimos cosas que no tienen nada que ver con el trabajo: videos de estúpidos trucos humanos, noticias importantes sobre el estado del matrimonio de Jay Z y Beyoncé, y memes de gatos, por supuesto .)
3. Hay otras formas de conocer
Algunos miembros del equipo de desarrollo de ShortStack caminan juntos todas las tardes a eso de las 3 de la tarde. Sí, técnicamente están en una reunión, discutiendo el progreso de los diversos proyectos en los que están trabajando, pero se siente diferente de una reunión típica en la oficina. Sé que el ejercicio hace que mi sangre fluya y me hace pensar mejor, así que estoy totalmente de acuerdo con estas caminatas y charlas por la tarde.
Además, no es raro que el equipo de desarrollo trabaje en proyectos que no involucren al resto de la oficina. Sus caminatas por la tarde son el momento perfecto para conversar sobre esos proyectos y tener su propio tipo de "reunión de personal" sin gastar todo el tiempo de los otros empleados en algo que puede no afectarlos o involucrarlos.
También he leído la investigación que muestra que las reuniones de caminata aumentan el pensamiento creativo, algo que todos podrían usar un poco más. Y he leído que caminar en grupo hace que las personas se sientan más cooperativas, ya que todas se mueven en la misma dirección, literalmente, en lugar de sentarse alrededor de una mesa. (Más sobre los beneficios de las reuniones a pie, aquí.)
4. Cada reunión debe planificarse teniendo en cuenta la productividad
Hay un momento y un lugar para reuniones de personal más grandes. Pero cuando llegue ese momento, debe asegurarse de aprovechar al máximo la menor cantidad de tiempo teniendo una agenda e incluso objetivos claramente establecidos. En ShortStack, nuestro asistente de oficina envía un correo electrónico unos días antes de nuestras reuniones semanales para solicitar temas de la agenda. Luego, tenemos una persona de cada departamento que brinda una actualización rápida (aproximadamente tres minutos) sobre lo que sucede en contenido / relaciones públicas, ventas, atención al cliente, desarrollo y otros departamentos. Esto es cuando también doy la actualización de "estado de la empresa" y hago amplias solicitudes por mi cuenta. En la mayoría de las semanas, nuestra reunión de personal dura aproximadamente 40 minutos, máx.
Estas reuniones solían tener lugar cada semana y duraban más, ya que cada persona daba su propia actualización. Como redujimos la frecuencia y la duración, también noté que tenemos más reuniones improvisadas entre grupos más pequeños. Parece que el personal se siente más capacitado para manejar las cosas importantes y oportunas, y luego comparten actualizaciones en la reunión más grande.
Tengo curiosidad por saber qué piensan ustedes de las reuniones. ¿Si o no? ¿Productivo o una pérdida de tiempo? Si no eres fanático, ¿qué haces en su lugar?
