Estás en la fila de Starbucks. Eres el primero en llegar a una reunión. Solo te estás despertando.
¿Qué tienen en común todas estas situaciones?
También está revisando su correo electrónico y gimiendo ante la idea de tener que revisarlo todo.
¿Quién no pasa una parte importante de su tiempo fuera del escritorio administrando, o debo decir que intenta administrar, el correo electrónico en un teléfono? Es imposible escapar de él. Sin embargo, en lugar de dejar que ese pequeño número de notificación (que sigue aumentando cada vez más) lo estrese, simplemente puede cambiar la forma en que lo maneja.
Aquí hay cuatro métodos que he aprendido para ayudarme a estar un poco más cuerdo.
1. Haga que su teléfono le lea mensajes
Para utilizar completamente su viaje al trabajo y de regreso, considere usar Talkler. Es una aplicación que te lee tus correos electrónicos. Y no solo se detiene allí, sino que también le permite eliminarlos a medida que avanza o responder con grabaciones. Eso significa que puede mantener ambas manos en el volante (o sostener el poste del metro) y seguir siendo productivo en el camino a la oficina. Y buenas noticias: funciona en plataformas de intercambio, así como en la mayoría de los proveedores de correo electrónico de la compañía.
2. Leer y actuar de inmediato
Imagínese esto: está haciendo cola esperando café. Entonces, echas un vistazo a tu correo electrónico, pero luego, antes de que puedas terminar de leer, es tu turno de ordenar. Luego, vuelves a mirar mientras esperas a recogerlo, cada vez que vuelves a leer las mismas palabras. Pero, por supuesto, nunca tiene tiempo para responder, por lo que revisa el mismo correo electrónico cuando regresa a su oficina.
Volver a leer correos electrónicos una y otra vez no te ahorrará tiempo. En cambio, suponiendo que no sea urgente, muevo los mensajes que requieren respuestas a una carpeta llamada "tareas de correo electrónico". Si la acción requerida debe ser manejada por otra persona de su equipo, les reenvío el mensaje en ese mismo momento. Y si el mensaje no requiere ninguna acción, lo elimino de inmediato o lo archivo. Si no tiene tiempo para ninguno de los pasos anteriores, guarde su teléfono por el momento.
3. Configurar filtros
Además de archivar todo usted mismo, también debe tomarse el tiempo para configurar un sistema que filtre automáticamente sus mensajes en carpetas específicas. (Si necesita ayuda para comenzar, consulte esto o esto). No hay ninguna razón para que usted clasifique manualmente los correos electrónicos de toda la empresa de las notas urgentes cuando su teléfono está listo para actuar como su asistente personal. Si bien le recomiendo que haga esto en general, realmente hace una gran diferencia en su teléfono, ya que está tratando de minimizar realmente el correo electrónico entrante.
4. Crear una firma de correo electrónico dedicada
Su firma de correo electrónico móvil puede ser tanto un guardián como un chivo expiatorio. Dejar en claro que está usando un teléfono gestionará las expectativas de la otra persona. Les advierte que cualquier error tipográfico probablemente sea de autocorrección, y que no puede enviar un archivo adjunto que se encuentre en su escritorio.
Ahora, esto no es una excusa para escribir "ur" o "me 2", sino una explicación si comete un error menor. Puede ir con lo básico, “Por favor, disculpe cualquier error tipográfico. Esta es una respuesta móvil rápida ", o incluso más sucinta, " Enviado desde mi teléfono ".
Incluso si recién comienza a usar uno de estos métodos, verá una mejora inmediata en la forma en que reacciona a los correos electrónicos entrantes. De repente, en lugar de sentirse estresado cuando algo más entra en su bandeja de entrada, podrá continuar como siempre, sabiendo que hay un sistema fuerte en su lugar.
