No importa cuánto tiempo pasemos tratando de optimizar nuestra bandeja de entrada, desde mensajes de verificación por lotes hasta agregar campanas y silbatos, el correo electrónico se apodera de nuestras vidas. Mirando mis estadísticas del mes pasado, recibí y procesé más de 10, 000 correos electrónicos (¡eek!), Por lo que encontrar la forma correcta de administrar toda esta correspondencia en línea ha sido fundamental para mi cordura diaria.
Sin embargo, resulta que la "forma correcta" de administrar el correo electrónico depende mucho de su propio estilo personal. He resumido algunas de las estrategias más populares y exitosas para que pueda decidir cuál es la mejor para usted:
1. LIFO: Último en entrar, primero en salir
Esta técnica se basa en dejar que las cosas viejas se manejen solas. Es la forma más común en que las personas manejan su bandeja de entrada, leyendo el correo de arriba hacia abajo (también conocido como, comenzando con el correo electrónico más reciente recibido).
Esto es muy conveniente e intuitivo, pero hay dos riesgos principales de esta estrategia. El primer riesgo es que probablemente termines con una respuesta inconsistente. En los días que tiene mucho tiempo para dedicar por correo electrónico, responderá a los contactos a la velocidad de la luz. En los días que esté ocupado y en reuniones, los mensajes se acumularán y quedarán enterrados bajo correos electrónicos más recientes.
El segundo riesgo es que puede perder buenas oportunidades porque no realizó un seguimiento a tiempo. Si elige usar esta estrategia, pero desea mitigar estos riesgos, le recomendaría bloquear una o dos horas una vez por semana durante las cuales cambie al enfoque cronológico inverso (convenientemente descrito a continuación). De esta manera, eliminarás cualquier cosa vieja que pueda ser importante.
2. Cronología inversa
Lo contrario de LIFO, adoptar un enfoque cronológico inverso significa tratar primero con los correos electrónicos más antiguos. Si usa Gmail, puede cambiar la clasificación de su bandeja de entrada, simplemente haciendo clic en el contador de correo electrónico en la esquina superior derecha.
Con esta estrategia, a menudo te enfrentarás a correos electrónicos más duros que has estado posponiendo, lo cual es ideal para cualquier postergador crónico. Sin embargo, hay una desventaja en esta estrategia. Si trabaja en un lugar donde constantemente recibe correos electrónicos urgentes que realmente necesitan ser respondidos de inmediato, puede ser arriesgado adoptar un enfoque cronológico inverso. Dicho esto, definitivamente puedes combinar esta estrategia con LIFO durante el día laboral real si ese es el caso.
3. Yesterbox
Utilizada por el CEO de Zappos, Tony Hsieh, la técnica de Yesterbox se enfoca en tratar hoy todos los correos electrónicos que recibió ayer. Hsieh explica:
"Su lista de" cosas por hacer "cada día es simplemente la bandeja de entrada del correo electrónico de ayer (por lo tanto, " Yesterbox "). Lo mejor de esto es que cuando te levantas por la mañana, sabes exactamente cuántos correos electrónicos tienes que recibir, hay una sensación de progreso a medida que procesas cada correo electrónico de ayer y lo eliminas de tu bandeja de entrada, y en realidad hay un punto cuando te quedan cero correos electrónicos para procesar desde ayer. En realidad, hay una sensación de finalización cuando terminas, lo cual es increíble ".
Esta es una gran estrategia para cualquiera que sienta que se está ahogando constantemente en el correo electrónico. Si bien recomiendo leer todo su tutorial, la mejor parte es definitivamente la cantidad de control que recuperarás sobre tu bandeja de entrada. A diferencia de otros métodos, su objetivo sigue siendo el mismo a medida que avanza el día, y con el tiempo descubrirá que puede controlar mejor cuánto tiempo le llevará el correo electrónico. ¿Recibiste 25 correos electrónicos ayer? Bien, eso podría llevarte un poco más de una hora. ¿Tienes un gran día con 70 correos electrónicos entrando? Puede planificar con anticipación y bloquear el tiempo adicional para administrar el volumen.
4. Bandeja de entrada cero
Un término acuñado por Merlin Mann, Inbox Zero es una estrategia de correo electrónico mediante la cual el objetivo es mantener siempre su bandeja de entrada 100% vacía. Hay algunos grandes beneficios en esto: todo se maneja siempre y no pierde el tiempo releyendo un correo electrónico por tercera vez antes de tomar medidas. Esta estrategia es buena para los creadores de listas tipo A (¡como yo!) A quienes les gusta tener un control completo sobre sus bandejas de entrada. Pero desde mi experiencia, es fácil dejar que su bandeja de entrada dicte su vida si lleva esto demasiado lejos. Consejo profesional: combina Inbox Zero con Boomerang para Gmail, una aplicación que te permite archivar mensajes de tu bandeja de entrada hasta la fecha y hora que elijas, para que puedas decidir entre responder y retrasar para más adelante, según sea necesario.
Si lo está intentando por primera vez, le recomiendo revisar el desafío de una semana de Lily Herman para quedarse en Inbox Zero antes de comenzar.
Después de probar cada método, puedo decir con certeza que elegir una estrategia tiene que ver con hacer coincidir sus preferencias personales con los hábitos que desea fomentar (o desalentar). Puede encontrar que mezclar y combinar funciona mejor para usted. Estuve mucho tiempo en Inbox Zero y decidí que el estrés de hacer esos últimos no valía la pena. Pero mantengo mi bandeja de entrada con menos de 20 correos electrónicos para cuando me acuesto cada noche, lo suficientemente corto como para poder verlos a todos en mi pantalla y comprobar rápidamente que nada cayó por las grietas. Mientras no seas un esclavo de tu bandeja de entrada y alguien que necesite saber de ti reciba una respuesta de manera oportuna, ¿quién debe juzgarlo?
