Incluso si no está en una posición que requiera una gran cantidad de cálculos numéricos, probablemente haya tenido que usar Excel al menos una o dos veces en su carrera. Es uno de esos programas que tiene muchos usos diferentes en varias industrias.
Por ejemplo, en uno de mis trabajos anteriores no empleábamos Excel para su uso tradicional de calcular datos financieros o crear gráficos. En su lugar, utilizamos varias hojas de cálculo para rastrear la información de contacto de los empleados, así como las fechas de vencimiento de las tareas y los próximos proyectos en el horizonte. Y aunque definitivamente es una herramienta útil, tiene algunas limitaciones, lo que me lleva a mi nuevo sustituto favorito: Hojas de cálculo de Google.
Cuando comencé a usarlo, me pateé por no hacer el cambio antes. Es simplificado, simple y amigable para dispositivos móviles. Si bien no es un reemplazo perfecto para Excel, hay una serie de situaciones en las que podría decirse que es la mejor opción.
Aquí es cuando recomiendo que sea su hoja de cálculo de elección:
1. Estás colaborando
En mi posición anterior, a menudo gritaba de ida y vuelta a través de cubículos con mis colegas para averiguar quién dejó abierto el archivo Excel en el que estábamos trabajando en su computadora. Aunque todos teníamos acceso a la hoja de cálculo, era lógico pensar que no siempre teníamos acceso a la versión más actual, ya que solo una persona podía actualizarla a la vez. Intentar ordenar varias iteraciones guardadas fue una enorme molestia, por decirlo suavemente.
Entonces, a menos que seas un gran fanático de enviar archivos de un lado a otro, o guardar nuevas versiones de la misma hoja de cálculo varias veces al día, Google es el camino a seguir. Está basado en la nube, lo que significa que varias personas pueden acceder y usar el archivo al mismo tiempo; todos los cambios se reflejarán en tiempo real.
También hay una opción para dejar comentarios, por lo que si tiene una pregunta sobre por qué uno de sus socios cambió un número o agregó una columna (o algo realmente), puede agregar una nota rápida. Además, también hay una manera de ver el historial de revisiones, en caso de que desee volver a una versión anterior. Su funcionalidad hace que la comunicación sea muy fácil.
2. Estás extrayendo datos en tiempo real
Esta es una de las características más interesantes que descubrí recientemente: debido a que el programa está intrínsecamente conectado a Google, puede ingresar fórmulas para información sobre acciones, fuentes RSS o incluso usar la función de traducción de Google.
Lo que esto significa es que su hoja puede extraer automáticamente los datos que puede haber recopilado y compilado manualmente antes. Me doy cuenta de que se trata de un nicho de uso, pero supongamos que desea vigilar algunas acciones; todo lo que tendría que hacer es ingresar la fórmula y el nombre del ticker de acciones, y listo: ha creado su propio rastreador personal que se actualiza en tiempo real (siempre que esté conectado a la web).
3. Necesita actualizar con frecuencia
Una de las primeras cosas para las que utilicé Google Sheets (de manera personal) fue hacer un seguimiento de mi enseñanza de yoga; Quería registrar la ubicación, el estudio, las horas y el número de estudiantes por razones impositivas futuras, así como por la acumulación de horas de enseñanza. Las hojas tenían más sentido para mí, debido a la función de aplicación móvil gratuita, así como al formato simple.
Si bien el uso de un teléfono para fórmulas complejas probablemente no sea ideal, fue perfecto para actualizaciones rápidas y frecuentes mientras estaba en movimiento.
Si sacar una computadora para agregar una pequeña pieza de datos suena como una tarea, encontrará que las Hojas son útiles por su conveniencia y sincronización instantánea; Una vez que agrega la información, se actualiza en todas partes, no solo en su teléfono.
Esto podría ser útil si mantiene una lista continua de personas que conoce en eventos de redes o cenas de clientes; su Hoja puede tener nombre, fecha, lugar y cualquier información que desee tener en cuenta para los correos electrónicos de seguimiento. O bien, puede usarlo para rastrear gastos y viajar millas para viajes de negocios.
Las opciones sobre cómo puede usar el programa sobre la marcha son infinitas; a diferencia de la mayoría de las aplicaciones (como las de presupuesto, elaboración de listas, etc.), puede crear tantas columnas y filas como necesite.
4. Estás dentro de un presupuesto
Lo mantendré breve y dulce: Sheets es gratis; Excel no lo es.
Si su empresa paga y prefiere Excel, obviamente, querrá diferir a ellos (a menos que esté en posición de hacer un argumento claro para el cambio). Pero, si ese no es el caso, la elección parece muy clara.
Para el usuario acérrimo de Excel, estoy seguro de que tiene muchas razones por las que respalda su programa, y tiene sentido seguirlo, particularmente si está en un puesto de analista de finanzas o datos y usa miles de celdas de datos que Sheets simplemente no puede manejar también.
Pero para algunos de nosotros, simplemente no tiene sentido usar un programa basado en escritorio en un entorno cada vez más colaborativo. Puede hacer su trabajo un poco más fácil, ¿y quién no quiere eso?
