Si dices la palabra "reunión" a tu equipo, es mucho más probable que te encuentres con gemidos y murmullos de "¿Por qué?" En lugar de un "¡Diablos, sí! ¡No podemos esperar!
Una de las razones por las que muchas reuniones tienden a pasar tan mal es porque no comienzan bien. Como probablemente haya notado, los primeros minutos a menudo establecen el tono para el resto. Si no tiene un buen comienzo, los miembros de su equipo se desvían o se desvían. Y sabes que nada se siente peor que liderar una discusión y ver a la gente comenzar a mirar furtivamente a su teléfono.
Por supuesto, si te has tomado el tiempo para prepararte, puedes evitar esto. Después de todo, sus reuniones no deberían estar sucediendo solo en piloto automático. No necesita comenzar cada uno simplemente iniciando en la agenda y divagando. En cambio, puedes comenzarlo de varias maneras.
1. Dile a todos de qué se trata la reunión
La mayoría de las personas están sintonizadas a WIIFM (¿Qué hay para mí?). Para involucrar a los asistentes, primero debe recordarles por qué están sentados en una habitación con usted, alejándose de su trabajo. Sí, probablemente mencionó algo cuando organizó la reunión, pero siempre es bueno volver a declarar el propósito. (Sugerencia: si no puede encontrar un propósito convincente, probablemente debería cancelar la reunión).
Luego, haga un seguimiento de por qué su equipo está específicamente allí para discutir este asunto. No necesita señalar a cada miembro y compartir por qué lo necesita en la reunión, pero sí debe dejar en claro que todos están allí por una razón. "Como equipo de marketing de la compañía, depende de nosotros proponer tres ideas sólidas para aumentar nuestra audiencia el próximo trimestre" o "Todos en esta sala fueron recomendados por su gerente debido a sus habilidades de organización". (De nuevo, si hay alguien en la reunión que no tiene un propósito, no lo hagas asistir.)
2. Fomentar la positividad
La forma en que comienzas la reunión tiende a dictar cómo va el resto. Si la reunión comienza con quejas, abrazos y quejas, también podría terminar así. Por otro lado, si abres con optimismo, puede tener un impacto positivo en el resto de la discusión.
Puede pedirle a los miembros de su equipo que compartan algo que vaya bien. O, si el grupo es demasiado grande, puede comenzar alabando al grupo por un logro reciente, ya sea grande o pequeño. No importa lo que esté sucediendo dentro de su empresa o su departamento, es clave comenzar la conversación con una nota edificante. De lo contrario, las personas comienzan a asociar reuniones con conferencias, malas noticias e informes decepcionantes.
3. Comparta una estadística sorprendente o una cita conmovedora
Una estadística sorprendente o una cita perspicaz no es solo un buen comienzo para un discurso; También puede ser el forraje para una gran discusión. Deje que su equipo tenga unos minutos para discutir lo que significa antes de pasar al objetivo principal de la reunión.
Obviamente, debe ser una estadística o una cita que de alguna manera se relacione con el contenido de la reunión general. Tal vez sean números de las proyecciones de crecimiento recientes de la compañía, o tal vez sea una cita impactante de un nuevo estudio de la industria. Sea lo que sea, debe ser lo suficientemente relevante como para mantener a su equipo enfocado y encaminado.
4. Cuenta una historia
Una historia puede enseñar una moraleja, inculcar una lección importante o incluso hacer reír a la gente. La mejor parte es que no proviene de tu propia boca, lo que suaviza "el golpe" (si es necesario).
Al igual que una cita o una estadística, debe compartir una historia relacionada con la reunión de alguna manera. Sin embargo, tienes un poco más de flexibilidad aquí. Por ejemplo, podría compartir una historia de éxito; algo que salió bien con un cliente o un miembro del equipo que fue más allá del cumplimiento del deber. O puede hablar sobre algo que leyó recientemente que involucra un lanzamiento de producto increíblemente exitoso que lo hizo repensar la estrategia que inicialmente diseñó. Las personas tienden a relacionarse bien con una anécdota, independientemente del contexto. Sin mencionar que involucra al corazón en el proceso de pensamiento, en lugar de solo la mente.
Una buena reunión es una especie de forma de arte, así que date un tiempo para descubrir el flujo. Puede que las cosas no salgan a la perfección la primera vez, pero siempre hay margen de mejora si se esfuerza para que funcione.
