La función Subtotal de Excel funciona insertando la función SUBTOTAL en una base de datos o una lista de datos relacionados. El uso de la función Subtotal hace que la búsqueda y extracción de información específica de una gran tabla de datos sea rápida y fácil.
A pesar de que se denomina "función de subtotal", no está limitado a encontrar la suma o el total de las filas de datos seleccionadas. Además del total, también puede encontrar los valores más grandes para cada subsección de una base de datos.
Este tutorial paso a paso incluye un ejemplo de cómo encontrar el total de ventas más alto para cada región de ventas.
Los pasos en este tutorial son:
- Introduzca los datos del tutorial.
- Ordenar la muestra de datos.
- Encontrar el mayor valor.
Introduzca los datos del tutorial subtotal
El primer paso para usar la función Subtotal en Excel es ingresar los datos en la hoja de cálculo.
Al hacerlo, tenga en cuenta los siguientes puntos:
- Es importante ingresar los datos correctamente. Los errores, causados por la entrada incorrecta de datos, son la fuente de muchos problemas relacionados con la administración de datos.
- No deje filas o columnas en blanco al ingresar los datos. Esto incluye no dejando una fila en blanco entre los encabezados de las columnas y la primera fila de datos.
Para este tutorial
Ingrese los datos en las celdas A1 a D12 como se ve en la imagen de arriba. Para aquellos que no tienen ganas de escribir, los datos, las instrucciones para copiarlos en Excel, están disponibles en este enlace.
Ordenar los datos
Antes de que se puedan aplicar los subtotales, sus datos deben agruparse por la columna de datos de la que desea extraer información.
Esta agrupación se realiza utilizando la función Ordenar de Excel.
En este tutorial, queremos encontrar el mayor número de pedidos por región de ventas, por lo que los datos deben ser ordenados por Región encabezado de columna.
Clasificación de los datos por región de ventas
- Arrastre las celdas de selección A2 a D12 para resaltarlos. Estar seguro no para incluir el título en la fila uno en su selección.
- Haga clic en el Datos pestaña de la cinta.
- Haga clic en el Ordenar Botón ubicado en el centro de la cinta de datos para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.
- Escoger Ordenar por región de la lista desplegable debajo de Columna Encabezado en el cuadro de diálogo.
- Asegúrate de eso Mis datos tienen encabezados está marcada en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.
- Hacer clic DE ACUERDO.
- Los datos en las celdas A3 a D12 ahora deben ordenarse alfabéticamente por la segunda columna Región. Los datos de los tres representantes de ventas de la región Este deben aparecer primero en la lista, seguidos por el Norte, luego en el Sur y por último la región Oeste.
Encontrar el valor más grande usando subtotales
En este paso, usaremos la función Subtotal para encontrar el monto de ventas más alto por región. Para encontrar el valor más alto o más alto, la función Subtotal utiliza la función MAX.
Para este tutorial:
- Arrastre seleccione los datos en las celdas. A2 a D12 para resaltarlos.
- Haga clic en el Datos pestaña de la cinta.
- Haga clic en el Total parcial Botón para abrir el cuadro de diálogo Subtotal.
- Para la primera opción en el cuadro de diálogo. En cada cambio en: seleccionar Región de la lista desplegable.
- Para la segunda opción en el cuadro de diálogo. Función de uso: seleccionar MAX de la lista desplegable.
- Para la tercera opción en el cuadro de diálogo. Añadir subtotales a: marcar Ventas totales Solo desde la lista de opciones presentadas en la ventana.
- Para las tres casillas de verificación en la parte inferior del cuadro de diálogo, marque:Reemplazar los subtotales actualesResumen debajo de los datos
- Hacer clic DE ACUERDO.
- La tabla de datos ahora debe incluir el total de ventas más alto para cada región (filas 6, 9, 12 y 16), así como el Grand Max (el total de ventas más alto para todas las regiones) en la fila 17. Debe coincidir con la imagen en la parte superior de este tutorial.
