Entre las herramientas en línea más sólidas y rentables, los productos de Microsoft Office 365 continúan siendo un pilar para profesionales y organizaciones empresariales.
En Office 365 se incluyen herramientas familiares en línea que todos utilizan hoy en día, como los foros de discusión, blogs y wikis que son necesarios para la productividad y la colaboración del equipo. Además, las reuniones de video, teleconferencias y charlas espontáneas ayudarán a acomodar las diferentes preferencias de los usuarios para ponerse en contacto cuando surjan las necesidades. Aquí hay cinco consejos y ejemplos de usabilidad para ayudarlo a crecer a través de la comunicación y la colaboración con otros en Office 365.
Configuración rápida de Office 365 para sitios de grupo
Los sitios de grupo en Office 365 ofrecen ventajas para los equipos de utilizar SharePoint Online para configurar y acceder a bibliotecas de documentos, y crear listas de elementos y tareas del calendario, entre muchas otras cosas. ¿Ha configurado un sitio de equipo? Si es posible, intente que dos personas actúen como administradores del sitio para que siempre haya una persona de respaldo disponible para administrar los permisos de los usuarios y saber qué está sucediendo para ayudar a otros en el equipo. Office 365 incluye plantillas para el diseño del sitio del grupo, o los equipos pueden diseñar sus propias páginas con logotipos, gráficos y temas de color personalizados.
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02 de 05Espacios de trabajo de documentos de SharePoint
Si no está familiarizado, los espacios de trabajo de documentos en Office 365 también forman parte de la tecnología de SharePoint Online. SharePoint Online permite la personalización de subsitios o áreas de trabajo de documentos de los sitios de grupo para acceder a documentos específicos del proyecto, documentos de desprotección y registro en las bibliotecas de documentos y notificar a otros sobre los cambios. No es necesario enviar documentos por correo electrónico o rastrear a otros usuarios para encontrar archivos faltantes. Además, el espacio de trabajo incluye paneles de discusión para publicar preguntas, discutir proyectos y trabajar hacia objetivos comunes.
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03 de 05Reuniones en línea usando Lync en línea
Lync Online, incluido en Office 365, es el tipo de aplicación que permite a todos participar en reuniones en línea. Hoy en día, las personas requieren acceso a herramientas de productividad a través de un navegador web, ya sea en un escritorio o en una configuración remota utilizando un dispositivo móvil. Lync Online facilitará organizar o unirse a una reunión ahora o una reunión programada en una fecha futura. Es posible invitar a invitados externos que no utilicen Office 365 a través de la aplicación web Lync o la aplicación de asistente en línea de Lync. Una empresa de promociones de entretenimiento proporciona un ejemplo de cómo pueden conectarse con los miembros del equipo interno para avanzar en el diseño de un esquema de la etapa promocional con requisitos digitales.
04 de 05Office Web Apps para crear y compartir documentos
El software basado en la nube llamado Office Web Apps permite a su equipo crear documentos de Office sobre la marcha y colaborar de forma continua entre los miembros del equipo, colegas y clientes. ¿Siempre necesitas archivos de escritorio? Office Web Apps ofrece a los usuarios la capacidad de crear, editar y compartir documentos (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) desde un navegador web o cargar archivos de escritorio para trabajar, en cualquier lugar y en cualquier momento. Office 365 es el repositorio de documentos. La aplicación web de Outlook también forma parte de Office 365 para acceder y administrar el correo electrónico mediante Exchange Online. En este ejemplo ilustrado por Coho Vineyards, el propietario describe la actualización de las listas de precios utilizando Office Web Apps en tiempo real durante una reunión en línea, donde sea que esté el equipo.
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05 de 05Intranet / Extranet y sitio web externo
Las organizaciones de cualquier tamaño deben mantener a todos informados a través de noticias de la compañía, comunicados de prensa externos, estudios de caso del trabajo que su empresa ha realizado, oportunidades de trabajo, redes sociales, etc. El compromiso de los empleados a través de una intranet patrocinada por la compañía puede proporcionar las herramientas para fomentar una cultura de colaboración. Office 365 también le permite alojar un subsitio de proyecto, sirviendo como una extranet para compartir el acceso con socios externos. Puede crear y mantener su sitio web externo utilizando plantillas en Office 365 o diseñar su propio diseño para que coincida con su intranet o extranet; alojamiento web está incluido en el precio de Office 365. En este ejemplo de una intranet diseñada a medida, Reed Integration, Inc. administra los recursos de gestión de conocimiento de los empleados y un club de redes sociales para empleados, un lugar de reunión virtual para empleados.
