Cómo hacer copias de seguridad de correos electrónicos y carpetas de Gmail

¿Por qué quieres hacer una copia de seguridad de tus correos electrónicos de Gmail? Gmail es un servicio confiable y no solo eliminará de forma aleatoria un día su correo electrónico ni decidirá que se haya terminado y cancele su cuenta. Sin embargo, aún puede mantener una copia de seguridad de sus mensajes de Gmail en caso de que desee desconectarlos.

Una de las maneras más fáciles de guardar todos sus mensajes de Gmail sin conexión es descargarlos en un cliente de correo electrónico, pero también puede guardar mensajes específicos arrastrándolos fuera de su programa de correo electrónico a una carpeta diferente. Algunas otras opciones incluyen configurar una regla de reenvío para enviar mensajes a una cuenta de correo electrónico diferente, o usar un servicio de respaldo de correo electrónico para hacer copias de seguridad de correos electrónicos en línea.

Utilice un cliente de correo electrónico para descargar sus correos electrónicos de Gmail

Si usa Outlook, Thunderbird o algún otro cliente de correo electrónico, sus correos electrónicos ya se están descargando en su computadora cada vez que recibe un mensaje nuevo. Sin embargo, tanto su cuenta de Gmail como el programa que está utilizando tienen que tener activado POP para que no se eliminen los correos electrónicos si los elimina de Gmail.com.

Esto es lo que hay que hacer:

1. Habilita POP en tu configuración de Gmail.
   1. Ve a laReenvío y POP / IMAPen la configuración de Gmail y asegúrese de que POP esté habilitado.
2. Configure Gmail en su cliente de correo electrónico, usando la configuración del servidor POP ( no IMAP ).
   1. Los mensajes se descargarán automáticamente y se guardarán en la carpeta predeterminada donde se almacenan todos los correos electrónicos.
3. Copia los correos electrónicos en algún lugar seguro. Por lo general, puede hacer esto seleccionando los correos electrónicos de los que desea realizar una copia de seguridad y luego arrastrándolos fuera del programa a una carpeta.
   1. Puede mantener los correos electrónicos en su programa de correo electrónico para que pueda navegarlos fácilmente como lo hace ahora en su cliente de correo electrónico, pero sería una buena idea copiarlos del programa y colocarlos en algún lugar un poco más difícil de leer. Eliminar accidentalmente, como en un disco duro externo o en una cuenta de respaldo en línea.

Si sigue esta ruta, todos los mensajes se muestran en el programa de correo electrónico como siempre los ha visto. Sin embargo, dado que se está utilizando POP, los correos electrónicos se guardan en su computadora todo el tiempo, incluso si borra mensajes de Gmail.com; permanecerán en tu computadora mientras se esté utilizando POP.

El único inconveniente de la recuperación de POP es que si su PC se roba o se descompone, o si las carpetas de correo electrónico locales se dañan y no tiene otra copia de seguridad en otro lugar, ha perdido todo el archivo.

Nota: También puedes hacer una copia de seguridad de tus mensajes de Gmail con un programa de correo electrónico IMAP, pero como los cambios realizados en el servidor se reflejan en una cuenta IMAP, deberías evitar eliminar los mensajes de Gmail.com si deseas guardarlos en tu computadora (la en el momento en que los elimine de Gmail.com, el programa IMAP también los mostrará como eliminados).

Descargar un archivo de Google Takeout

Utilice el sitio de Google Takeout para descargar un archivo único de su cuenta completa de Gmail.

1. Abra Google Takeout e inicie sesión en su cuenta de Google si se le solicita.
2. Haga clic en elSELECCIONAR TODO para anular la selección de todas las opciones de la lista (a menos que desee incluir algo más en la copia de seguridad).
3. Desplázate hacia abajo y encuentra Correo, y actívelo haciendo clic en el botón a la derecha.
   1. Opcionalmente, haga clic en la flecha al lado del botón y elija qué etiquetas de correo electrónico desea descargar, de lo contrario obtendrá una copia de cada correo electrónico.
4. Desplázate hasta la parte inferior de la página y pulsaSIGUIENTE.
5. Elija una opción de formato de archivo de los tres que están disponibles:
   1. Tipo de archivo: Recoger .cremallera o .tgz. Los usuarios de Windows deberían usar la opción ZIP, mientras que TGZ es mejor para otros sistemas operativos.
   2. Tamaño del archivo (max): Elija una opción aquí para determinar qué tan grande desea que sea cada parte del archivo de la descarga. En la mayoría de los casos, un límite de 2 GB es apropiado.
   3. Método de entrega: Así es como descargarás la copia de seguridad de Gmail. Puede obtener un enlace por correo electrónico para descargar sus correos electrónicos de Gmail en su computadora, o puede elegir una opción en línea para almacenar su copia de seguridad en Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box.
6. Hacer clicCREAR ARCHIVO o (si elige una opción de terceros) ENLACE CUENTA Y CREA ARCHIVO​.
   1. Recibirá un correo electrónico que le informará cuando haya terminado, independientemente de la opción que eligió en el paso anterior.

Los archivos comprimidos de Gmail aparecen en formato MBOX, que es un archivo de texto muy grande. Los programas de correo electrónico como Thunderbird pueden leer archivos MBOX de forma nativa. Para archivos de archivos muy grandes, debe usar un programa de correo electrónico compatible con MBOX en lugar de intentar analizar el archivo de texto.

Google Takeout ofrece una vista instantánea de su cuenta de Gmail; no admite el archivo incremental, por lo que obtendrá todo a menos que se limite a etiquetas específicas. Aunque puede solicitar los archivos de Takeout cuando lo desee, el uso de Takeout para extractos de datos repetidos no es eficiente. Si necesita extraer datos con más frecuencia que una vez en un trimestre calendario, encuentre un método alternativo de archivo.

Utilice un servicio de copia de seguridad en línea

Backupify realiza copias de seguridad de la información personal de Facebook, Flickr, Blogger, Google Calendar y Contactos, LinkedIn, Twitter y servicios similares. Realice una prueba gratuita de 15 días antes de comprometerse a pagar el servicio.

Alternativamente, pruebe Upsafe o Gmvault. Upsafe ofrece hasta 3 GB de almacenamiento gratis (con opciones gratuitas para más), mientras que Gmvault es un proyecto de código abierto con soporte multiplataforma y una comunidad de desarrolladores sólida.

Archivo selectivo usando reglas de datos

Si no necesita todos sus correos electrónicos, considere un enfoque más selectivo para archivar los correos electrónicos.

• Reenvío: Cuando reciba un correo que sabe que desea conservar, reenvíelo a una cuenta de archivo en otro lugar, como otra cuenta de Gmail o incluso una a un proveedor diferente, como una cuenta de Outlook o Yahoo. Para guardar una copia de lo que envía, use la dirección de correo electrónico de esa otra cuenta en la línea BCC de sus correos electrónicos salientes.
• Autoenvío: Dígale a Gmail que copie o ciegue todos los correos electrónicos recibidos a una dirección de correo electrónico específica.
• Receta IFTTT:El sitio web de IFTTT crea recetas (scripts que estipulan que cuando ocurre el evento X, el evento Y debe seguir) para que pueda configurar acciones específicas de Gmail para desencadenar una actividad en particular. Las recetas de IFTTT son especialmente útiles cuando necesita establecer reglas personalizadas y utilizar recursos fuera del ecosistema de Google.
• Reenviar a Evernote o OneNote: Configurar el [email protected] alias para importar correos electrónicos directamente en una libreta de OneNote asignada, o use su dirección de correo electrónico personalizada de Evernote para registrar mensajes en Evernote.

Piensa antes de archivar!

Hay toda una industria de servicios de copia de seguridad que sugiere que debes hacer una copia de seguridad de tus correos electrónicos para que un día no puedan desaparecer mágicamente para siempre.

Aunque Google puede eliminar su cuenta por una infracción de los términos de servicio, o un pirata informático podría obtener el control de su cuenta y eliminar parte o todo su archivo, estos resultados son relativamente raros. Google, como proveedor basado en la nube de una plataforma de correo electrónico robusta, no está dispuesta a perder mensajes ni a eliminar cuentas al azar por ningún motivo.

Aunque es posible que tenga una razón legítima para realizar una copia de seguridad de su cuenta, las copias de seguridad no suelen ser necesarias. De hecho, pueden abrir sus correos electrónicos a una fuga de datos aún mayor a medida que conecta otros productos y servicios a su cuenta de Gmail, herramientas que pueden no ser tan seguras como la plataforma en la nube de Google.