Estoy obsesionado con ser tan productivo como sea humanamente posible, ya sea estableciendo mejores plazos o buscando la forma más efectiva de programar mis días.
Pero mi bandeja de entrada seguía siendo una gran pérdida de tiempo. Y el truco es: estaba enviando muchos de los mismos correos electrónicos una y otra vez.
Fue entonces cuando comencé a usar respuestas enlatadas. Si no está familiarizado con ellos, puede guardar una respuesta que elabore y luego, en lugar de volver a escribirla constantemente, puede hacer clic e insertarla en su correo electrónico, ahorrándole tiempo y esfuerzo.
¿Aún no se ha vendido? He escrito cinco plantillas comunes para ahorrar tiempo para comenzar, que te convencerán de que esto tiene sentido. (Pero primero, necesita configurarlo. Si es un usuario de Gmail, encontrará instrucciones aquí. Y si es un usuario de Outlook, se denominan "Partes rápidas", y puede verlas aquí.)
1. Para posponer la respuesta
A veces, puedes disparar una respuesta rápida. Pero otras veces, su respuesta requerirá pensamiento adicional o trabajo preliminar. Mientras no quieras ignorar a la persona mientras tanto, envíala para avisarle que responderás cuando puedas. Se parece a esto:
2. Para desactivar una situación
Usted sabe que una de las peores cosas que puede hacer cuando las tensiones están aumentando es decirle a alguien cómo se siente por correo electrónico. En lugar de arriesgarse cuando las emociones son fuertes, use una plantilla pre-creada para asegurarse de estar usando un tono apropiado para el lugar de trabajo. Se parece a esto:
3. Compartir instrucciones
¿Le dice constantemente a la gente cómo navegar por su sitio web o usar su base de datos? En lugar de volver a escribir las instrucciones una y otra vez, escríbala una vez y no tendrá que preocuparse por los pasos que faltan cuando esté estresado o muy ocupado (o replicando el trabajo durante toda la semana). Se parece a esto:
4. Para puntuar el trabajo de baja prioridad
¿Tienes demasiado en tu plato? Mantenga su correo electrónico conciso y honesto, mientras ofrece alternativas. Prueba esto:
5. Para enviar un archivo adjunto
"Encontrar adjunto …" tiene que ser una de las respuestas de correo electrónico más comunes, lo que lo convierte en un candidato perfecto para una plantilla de respuesta enlatada. (Solo asegúrese de adjuntar el archivo antes de hacer clic en "Enviar"). Prueba esto:
Guardar las respuestas por correo electrónico lo ayudará a administrar su bandeja de entrada y su tiempo. De esta manera, puede escribirlos cuando se sienta equilibrado y pensar con claridad, y tenerlos a mano para ese día estresante y apretado.
Finalmente, no olvides que solo porque están salvados no significa que estén grabados en piedra. Siéntase libre de cambiarlos si lo necesita, para que realmente funcionen para usted en el futuro.
