Las reuniones son caras. No porque estás cobrando a las personas para asistir (obviamente), sino porque usan el tiempo de las personas; tiempo que podría pasar haciendo muchas otras cosas que generan ingresos. De hecho, un estudio encontró que una reunión periódica de gerentes de nivel medio le costaba a una compañía $ 15 millones al año.
$ 15 millones al año!
Sin mencionar que también debe tener en cuenta el tiempo de preparación y el tiempo de cambio de contexto. La profesora Gloria Mark de la Universidad de California en Irvine descubrió que un trabajador tarda un promedio de 25 minutos en volver a su tarea original después de una interrupción.
Conocer estas estadísticas significa que cuando estoy debatiendo si necesito convocar una reunión, me pregunto qué vale (literalmente). ¿Es este el mejor uso del tiempo de todos, incluido el mío? Y no con poca frecuencia, la respuesta es "no".
Entonces, ¿qué hacer entonces? ¡Fácil! Envíe un correo electrónico simple pero crítico para mantener a todos informados y en camino.
Qué incluir
Hay tres cosas clave que debe cubrir:
- Logística : por qué se canceló la reunión y, si es una reunión recurrente, qué esperar para la próxima vez
- Acción : cualquier acción crítica completada o pendiente.
- Información : cualquier actualización o información general para el grupo
Nota: No caiga en la trampa de poner los elementos de acción y la logística al final. Tener la información más crítica más arriba asegura que se vea cuando sus colegas hojean su correo electrónico. Ah, y un consejo extra para ti: pon los nombres de las personas en negrita si necesitan hacer algo para asegurarse de que se den cuenta.
Ejemplo de correo electrónico Cómo convertir una reunión en un correo electrónico
- Póngase en contacto con cinco clientes para recibir comentarios sobre los diseños: Maria
- Enviar el cronograma final del plan de marketing para su aprobación: Jason
- Copia de marketing encerrada en
- Lista final de clientes finalizada
- Solicitud de presupuesto enviada al equipo financiero
- Fecha de lanzamiento confirmada (14 de noviembre!)
Puede parecer simple, pero agregar la reunión convertida en correo electrónico a su bolsa de trucos profesionales es una excelente manera de aumentar el enfoque y la productividad en su equipo. Cuando respetas el tiempo de otras personas y siempre te aseguras de que los próximos pasos sean claros, es más probable que los que te rodean hagan lo mismo. ¿Y a quién no le gusta una hora de regreso para hacer el trabajo en un día ocupado?
