Si trabaja en organizaciones sin fines de lucro, probablemente haya sido parte de un evento de recaudación de fondos, ya sea una gala extravagante o una simple hora feliz en el bar a la vuelta de la esquina. Muchas organizaciones, especialmente las pequeñas, confían en estos eventos para recaudar mucho efectivo en un corto período de tiempo.
Pero cuando lo integran al comité de planificación (o incluso tiene que diseñar el evento por su cuenta), ya no es solo una noche divertida a la que puede asistir. Ahora, tiene que resolver todos los detalles para crear una velada inolvidable, una que atraiga a sus asistentes para que dejen caer un poco de dinero en efectivo en su sombrero.
Por supuesto, el tamaño de su organización y el nivel de su donante determinarán el mejor tipo de evento para organizar, y eso ciertamente afectará la forma en que planifica. Pero no importa el tamaño o la escala de su recaudación de fondos, en mi experiencia, he encontrado que hay algunos elementos clave que hacen que estos eventos funcionen. Si se embarca en su primer evento de recaudación de fondos, asegúrese de tener estas cinco necesidades.
1. Un presupuesto
Has escuchado el dicho "se necesita dinero para ganar dinero", y eso es 100% cierto para los eventos. Claro, si eres lo suficientemente persuasivo, probablemente puedas obtener algunos elementos esenciales donados para tu evento, como un espacio para eventos, bebidas alcohólicas, comida e incluso entretenimiento. Pero a pesar de esa generosidad, aún necesitará dinero en efectivo para otros gastos, como transporte, comidas para el personal y los voluntarios, y propinas.
Para asegurarse de que puede balancearlo, cree un presupuesto antes de comenzar a planificar los detalles. Con una buena comprensión de su situación financiera, podrá averiguar fácilmente si tiene los fondos para planificar una cena informal, o si tendrá que conformarse con una recepción informal de solo bebidas. Luego, cuando comience a recibir donaciones y hacer planes sólidos, supervise su presupuesto de cerca. Tendrá que equilibrar los costos inesperados con nuevas donaciones o ajustar sus planes según sea necesario.
2. Campeones
Para tener un evento exitoso, las personas necesitan donar y presentarse. Pero para obtener suficientes donantes para asistir, no puede ser la única persona que promueve el evento. Necesitará un grupo de otras personas que estén dispuestas a presentar la recaudación de fondos a sus amigos, compañeros de trabajo y redes, y, por supuesto, para inspirarlos a dar.
Esto es lo que se llama su "comité anfitrión", generalmente compuesto por personas que ya apoyan a la organización con su dinero o tiempo. Además de conocer bien a su organización, todos los miembros del comité deben tener un amplio círculo de contactos a los que animarán a asistir.
Aunque cada organización utiliza los comités anfitriones de una manera ligeramente diferente, he tenido más éxito cuando he involucrado directamente al grupo en el proceso de planificación. Por supuesto, el grado de su participación depende de las personas, así que use su criterio: algunas personas están más que felices de recoger tazas en Costco o solicitar patrocinadores corporativos importantes, mientras que otras prefieren que sus nombres figuren en la invitación y algunas llamadas telefónicas a sus amigos.
3. Múltiples oportunidades para dar
La primera regla de recaudación de fondos es preguntar. Y claro, cuando organizas un evento, todos saben que se espera que paguen el precio de un boleto. Pero también puede incorporar otras oportunidades para que los asistentes den.
El tipo de consulta más común se presenta en forma de sorteo o subasta silenciosa (y sí, puede hacer ambas cosas). Es notablemente fácil obtener premios para este tipo de actividades pidiendo a las empresas locales que contribuyan; solo necesita asegurarse de que los premios coincidan con su audiencia. En otras palabras, un paquete de día de spa funcionará muy bien en un almuerzo con el tema del Día de la Madre, no tanto en el torneo de golf. A veces, esto puede significar evitar por completo los premios y, en cambio, hacer que los donantes oferten por los elementos del programa: $ 100 por un ladrillo en su nuevo centro comunitario, por ejemplo, o $ 1, 000 para obtener una beca.
Si sabe que sus invitados no son del tipo que deja caer más dinero, pídales que se inscriban como voluntarios para sus próximos programas e iniciativas. Esto los involucrará en su misión y los hará más propensos a dar de nuevo en el futuro, y les contará a sus amigos sobre usted.
4. Una experiencia completa
Muchas personas consideran que donar a un evento es un intercambio equitativo: te dan algo de dinero y tú les das una experiencia. Su trabajo, entonces, es hacer que el evento sea una experiencia tan increíble que, para que sea justo, necesitan donar aún más.
Algunas organizaciones hacen esto con invitados de alto perfil y entretenimiento. Pero, si no tiene a Beyonce o Bill Clinton en su marcación rápida, puede considerar un lugar exclusivo, una actividad inusual (maratón de baile, ¿alguien?) O una cena de clase alta. Más importante aún, piense en formas de reflejar su misión en el evento. Si es una organización de servicio directo, puede invitar a los clientes a hablar. Las escuelas o los programas de arte pueden mostrar el trabajo de sus alumnos. Al ofrecer a sus invitados una experiencia que refleja la singularidad de su organización, está ofreciendo una experiencia que no puede ser replicada. Y eso no tiene precio.
5. Seguimiento
Sorprendentemente, el elemento más importante de una recaudación de fondos es el seguimiento que ocurre después del evento. No caigas en la tentación de descansar en tus laureles (o amamantar tu resaca); conéctese al teléfono, envíe correos electrónicos y actualice su sitio web. Querrás comunicarte personalmente con todos los donantes (o posibles donantes) que conociste la noche anterior y agradecerles su apoyo. Esta puede ser la oportunidad perfecta para organizar tantas reuniones de seguimiento como sea posible: primer paso para cultivarlas para su próxima donación.
¡Y no olvide a sus vendedores y voluntarios! Agradézcales por ayudarlo a hacer que la noche sea un éxito. Entienden que estás agotado, por lo que un correo electrónico rápido está bien, pero para cualquiera que realmente haya dado más, una nota escrita a mano es particularmente elegante. (Confía en mí, recordarán tu gratitud cuando llegue tu próximo evento).
Cada evento requiere mucho tiempo y esfuerzo para tener éxito. Pero si sigue los consejos anteriores, podrá organizar eventos que creen y aumenten los seguidores que atraerán a más personas y dinero a su organización. ¿Y quien sabe? ¡También podrías pasar un buen rato!
