Los eventos de recaudación de fondos son formas excelentes de recaudar dinero y conciencia para su organización. Pero si trabaja en una pequeña organización sin fines de lucro, puede ser difícil encontrar el personal (¡y el tiempo!) Para planificar realmente tales eventos.
Ahí es donde entra un comité anfitrión.
En pocas palabras, un comité anfitrión es un grupo de voluntarios que asumen la responsabilidad de planificar un evento. El alcance real de las responsabilidades puede cambiar de una organización a otra (o incluso de un evento a otro), pero en general, puede esperar que inviten a invitados, promuevan el evento y compren un boleto para asistir.
Sin embargo, como con todos los voluntarios, un comité anfitrión generalmente necesita alguna dirección para servir mejor a sus objetivos organizacionales. Aquí hay algunos consejos para administrar un comité anfitrión con el fin de hacer que su próxima fiesta sea un éxito.
1. Elija sabiamente
Los buenos miembros del comité anfitrión deben tener dos atributos clave: deben tener un círculo de contactos grande e influyente, y no deben tener miedo de comunicarse con ellos.
Sin embargo, para hacerlo de manera más efectiva, esos miembros del comité ya deberían tener cierta experiencia con su organización y estar familiarizados con el trabajo que realiza. Eso les permitirá hablar con donantes potenciales con más autoridad y hablar desde su propia experiencia, que siempre es más efectiva. Con eso en mente, revise sus listas de donantes y listas de voluntarios para ver quién podría ser una buena opción.
Si necesita ayuda más allá de eso, por ejemplo, con la planificación de la logística del evento, elija miembros del comité que tengan un historial de aparecer y realizar el trabajo de manera efectiva en otros eventos que su organización ha organizado.
Como soy el único recaudador de fondos dedicado en el personal de mi organización actual, solo saco a los miembros del comité anfitrión de mi lista de donantes principales y prospectos. Al hacer eso, puedo planificar el evento y cultivar donantes al mismo tiempo.
Sin embargo, cuando estaba en una organización más grande que hacía más difusión en la prensa sobre nuestros eventos, tratamos de obtener nombres de celebridades en nuestro comité anfitrión. Por lo general, no pudieron ayudar (¡y a veces ni siquiera asistieron!), Pero llamó la atención de la sociedad y los escritores de entretenimiento, que luego cubrieron el evento.
2. Sea claro acerca de los deberes
El desafío con muchos trabajos voluntarios es que hay pocas expectativas concretas o formas de responsabilizar a las personas.
Si bien es cierto que debe recordar que los voluntarios realizan sus tareas por la bondad de sus propios corazones, la mayoría de los voluntarios que conozco prefieren instrucciones y pautas claras sobre lo que será más útil para la ejecución del evento. Me gusta redactar una “descripción del trabajo” para cada evento que hago, describiendo las responsabilidades de los miembros del comité anfitrión, para que sepan qué esperar, puedo mantenerlos en el camino y todos nos mantenemos en la misma página.
En lo que respecta a esas responsabilidades, los comités anfitriones pueden hacer todo, desde recoger alimentos y suministros hasta diseñar invitaciones y hacer grandes donaciones. Simplemente descubra lo que necesita y solicítelo en la descripción de su voluntario.
La mejor descripción que he visto hasta la fecha es de Igualdad Hawai, que no solo establece los deberes del comité anfitrión, sino que también incluye un formulario de donación, que facilita a los voluntarios contribuir con el regalo que se requiere para la membresía del comité anfitrión. Este tipo de acuerdo no es apropiado para todas las organizaciones, pero es una gran inspiración para una creciente organización sin fines de lucro.
3. Decir gracias
Las primeras personas a las que llame, envíe un correo electrónico o escriba al día siguiente a su evento deben ser su comité anfitrión. De hecho, tan pronto como confirmo mi comité anfitrión, dirijo las tarjetas de agradecimiento, así que tengo una cosa menos que hacer la mañana después de la velada.
También querrá obtener su perspectiva sobre cómo fue el evento: si hay algo que puede hacer mejor la próxima vez, si alguno de sus invitados estaba interesado en involucrarse más con la organización y si se divirtieron en general. Esta valiosa información puede garantizar que sus eventos sean más efectivos en el futuro y que su organización pueda aprovechar las nuevas oportunidades.
Lo más importante es que usted quiere asegurar a sus voluntarios que cuando hacen un gran compromiso financiero con usted, lo aprecian sinceramente.
Los voluntarios felices, especialmente los voluntarios felices bien conectados y potencialmente ricos, son quizás el mejor recurso que puede tener como una pequeña organización sin fines de lucro. Si los trata sabiamente y bien, no solo tendrá la ayuda que necesita para planificar y ejecutar un gran evento, sino que también podrá impulsar su recaudación de fondos al siguiente nivel.
