Así que has hecho el cambio de una hoja de cálculo a una base de datos. Ha configurado sus tablas y ha transferido cuidadosamente todos sus datos preciosos. Tómate un merecido descanso, siéntate y observa las tablas que has creado. Espera un segundo, se ven extrañamente familiares a las hojas de cálculo que acabas de repudiar. ¿Acabas de reinventar la rueda? ¿Cuál es la diferencia entre una hoja de cálculo y una base de datos?
Una de las principales ventajas de las bases de datos como Microsoft Access es su capacidad para mantener relaciones entre diferentes tablas de datos. El poder de una base de datos hace posible correlacionar los datos de muchas maneras y asegurar la consistencia (o integridad referencial ) de estos datos de tabla a tabla. En este artículo, analizaremos el proceso de creación de una relación simple utilizando una base de datos de Microsoft Access.
Imagine una pequeña base de datos que hemos creado para la empresa Acme Widget Company. Queremos rastrear tanto a nuestros empleados como a los pedidos de nuestros clientes. Podríamos usar una tabla que contenga una tabla para empleados con los siguientes campos:
- Identificación del empleado (clave principal)
- Nombre de pila
- Apellido
- Extensión
- Salario
- Gerente
Entonces podríamos tener una segunda tabla que contenga los pedidos tomados por nuestros empleados. Esa tabla de pedidos podría contener los siguientes campos:
- ID de pedido (clave principal)
- Identificación del cliente
- ID de empleado
- Identificación del artículo
- Cantidad
Tenga en cuenta que cada pedido está asociado con un empleado específico. Esta superposición de información presenta la situación perfecta para el uso de una relación de base de datos. Juntos crearemos una relación de clave externa que indique a la base de datos que la columna EmployeeID en la tabla Pedidos corresponde a la columna EmployeeID en la tabla Empleados.
Una vez que se establece la relación, hemos desatado un poderoso conjunto de características en Microsoft Access. La base de datos se asegurará de que solo los valores correspondientes a un empleado válido (como se indica en la tabla de empleados) se puedan insertar en la tabla de pedidos. Además, tenemos la opción de indicar a la base de datos que elimine todos los pedidos asociados con un empleado cuando este se elimina de la tabla Empleados.
Aquí es cómo vamos a crear la relación en Access 2013:
- Desde la pestaña Herramientas de base de datos en la cinta, haga clic en Relaciones.
- Resalte la primera tabla que desea que forme parte de la relación (Empleados) y haga clic en Agregar.
- Repita el paso 2 para la segunda tabla (Pedidos).
- Haga clic en el botón de cerrar. Ahora debería ver las dos tablas en la ventana Relaciones.
- Haga clic en el botón Editar relaciones en la cinta.
- Haga clic en el botón Crear nuevo.
- En la ventana Crear nuevo, seleccione Empleados como Nombre de la tabla izquierda y Pedidos como Nombre de la tabla derecha.
- Elija EmployeeID como nombre de columna izquierda y nombre de columna derecha.
- Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Crear nuevo.
- Use la casilla de verificación en la ventana Editar relaciones para elegir si desea aplicar la integridad referencial. En la mayoría de los casos, deseará seleccionar esta opción. Este es el verdadero poder de una relación: asegura que los nuevos registros en la tabla de Pedidos solo contengan los ID de los empleados válidos de la tabla de Empleados.
- También notarás otras dos opciones aquí. La opción "Campos relacionados con la actualización en cascada" garantiza que si un cambio de EmployeeID en la tabla de empleados se propaga a todos los registros relacionados en la tabla de pedidos. De manera similar, la opción "Eliminar registros relacionados en cascada" elimina todos los registros de pedidos relacionados cuando se elimina un registro de empleado. El uso de estas opciones dependerá de los requisitos particulares de su base de datos. En este ejemplo, no utilizaremos ninguno de los dos.
- Haga clic en Tipo de unión para ver las tres opciones disponibles para usted. Si está familiarizado con SQL, puede notar que la primera opción corresponde a una unión interna, la segunda a una combinación externa izquierda y la final a una combinación externa derecha. Usaremos una unión interna para nuestro ejemplo.
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- Solo incluya filas donde los campos unidos de ambas tablas sean iguales.
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- Incluya TODOS los registros de 'Empleados' y solo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos unidos son iguales.
- Incluya TODOS los registros de 'Pedidos' y solo aquellos registros de 'Empleados' donde los campos unidos sean iguales.
- Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Propiedades de unión.
- Haga clic en Crear para cerrar la ventana Editar relaciones.
- Ahora debería ver un diagrama que muestra la relación entre las dos tablas.
