El otro día, le envié un correo electrónico a un colega con algunas preguntas y recibí la respuesta: "Soy más una persona telefónica, ¿puede llamarme por esto?"
Tengo que decir que estaba un poco sorprendido.
No es frecuente que conozca a alguien que prefiere levantar el teléfono para hacer negocios. Dada la opción, supongo que la mayoría de los empleados en el lugar de trabajo típico elegiría el correo electrónico en lugar de una llamada telefónica cualquier día. Y tiene sentido: el correo electrónico es rápido, eficiente y no conlleva la posibilidad de silencios incómodos o de ruido de fondo que distraiga.
Pero a pesar de la abrumadora preferencia por el correo electrónico, hay algunas situaciones que funcionan mejor cuando descuelga el teléfono.
1. Es urgente
Alrededor del 60% de las personas esperan dos días completos para responder a un correo electrónico relacionado con el trabajo. Por lo tanto, si envía un correo electrónico que necesita una respuesta lo antes posible, incluso con una línea de asunto que incluye, "¡Urgente!", Hay una buena posibilidad de que se quede refrescando su bandeja de entrada una y otra vez durante las próximas 48 horas, cruzando los dedos por una respuesta.
Por otro lado, hacer una llamada telefónica sobre un asunto crítico puede ayudarlo a transmitir una sensación de urgencia, asegurarse de que la otra persona sepa exactamente lo que necesita hacer y responder cualquier pregunta sin recurrir a una cadena de correo electrónico interminable . Para cuando cuelgue, puede estar seguro de que todos están en la misma página y entienden lo que debe suceder para abordar el problema.
2. No estás obteniendo una respuesta
Tal vez envió una solicitud por correo electrónico que no es exactamente urgente, pero en algún momento, necesita una respuesta, y después de unos días de silencio, se está poniendo nervioso.
Solo hay tantas veces que puede solicitar la solicitud junto con otro correo electrónico que dice: "Oye, solo quería hacer un seguimiento de esto, ¿ha tenido la oportunidad de verlo?"
Si no recibe una respuesta después del correo electrónico original y un mensaje de seguimiento, por defecto es una llamada telefónica. Tendrás muchas más posibilidades de obtener una respuesta inmediata, o al menos ponerla en el radar de tu compañero de trabajo como un problema que necesita su atención.
3. Requiere más que unas pocas oraciones
En algún momento, probablemente haya recibido una novela de un correo electrónico que le tomó 20 minutos leer, y aún así le dejó preguntas al final de la sesión. No sometas a otros a esa tortura.
Si lo que necesita transmitir requiere más de un par de párrafos, por ejemplo, está explicando los matices de una tarea o aclarando el proceso del departamento a alguien de otro equipo, a menudo es más eficiente levantar el teléfono. Eso le permitirá a la otra persona hacer preguntas y, por el tono de su voz, para cuando cuelgue, puede estar seguro de que comprende completamente.
4. Quieres comentarios sinceros
Tal vez tenga una idea brillante para un artículo o argumento de venta, y quiera ver qué piensa su colega antes de comenzar.
Con un correo electrónico, puede recibir una respuesta como “OK. Eso suena bien ”. Si bien esa respuesta es positiva, no plantea ninguna preocupación ni genera sugerencias adicionales. En resumen, no es un comentario muy útil.
Sin embargo, una llamada telefónica, que, por naturaleza, pide más que una respuesta rápida y sin compromiso, le permitirá escuchar el tono de voz de su compañero de trabajo, profundizar en los matices de su idea, abordar cualquier pregunta que tenga su colega y, en general, obtenga comentarios más reflexivos y sinceros.
5. Quieres construir una relación
El correo electrónico es ideal para una comunicación rápida y eficiente. Pero a veces, necesita un toque más personal, como cuando se acerca a un nuevo colega remoto o cliente de la empresa.
Claro, puedes escribir un correo electrónico de presentación perfectamente agradable. Pero una llamada telefónica puede ayudarlo a transmitir una calidez y autenticidad que el correo electrónico no puede, y eso no puede ayudarlo a construir una relación real con la persona del otro lado, en lugar de convertirse en otro contacto de correo electrónico en su libreta de direcciones .
6. No quieres un registro de la conversación
Para bien o para mal, los correos electrónicos se conservan para siempre en algún lugar, listos para ser citados o reenviados en cualquier momento.
Por lo tanto, si necesita analizar información confidencial o confidencial que aún no pertenece por escrito, como los rumores de una fusión de la compañía o un compañero de trabajo reclutado por una empresa competidora, lo mejor es una llamada telefónica.
Esto también es válido para las conversaciones casuales que preferiría mantener en privado, como cuando necesita la ayuda de un compañero de trabajo para atender una solicitud de último minuto y desea explicar las circunstancias de la situación, tales como: "Odio preguntarle por un favor a las 4:45 PM, pero mi manager dejó caer la pelota sobre la propuesta de Smith y tenemos que ponerla en orden esta noche ".
Eso puede ser cierto y ciertamente ayuda a explicar el contexto de la solicitud, pero no es exactamente algo que deba regresar a su gerente a través de una cadena de correo electrónico reenviada. En el teléfono, puede ser sincero sin cambiar sus palabras llegando al lugar equivocado (bueno, siempre y cuando cierre la puerta de la oficina).
Aaron Kwittken, CEO y socio gerente de Kwittken, puede resumirlo mejor: "Cualquier cosa que tengas que pensar dos veces al respecto, cualquier cosa que creas que puede ser sensible, cualquier cosa que creas que requiere tus habilidades de relación … absolutamente debes levantar el teléfono".
