Cada persona o grupo involucrado con un acuerdo de trabajo remoto debe saber exactamente qué se espera de ellos y cómo serán responsables. Las políticas de trabajo remoto deben incluir las responsabilidades de la empresa, el empleado, el empleador y el departamento de recursos humanos.
Una política efectiva debe indicar claramente lo siguiente:
- Compensación al trabajador -La compensación del trabajador se aplica siempre que el empleado esté haciendo su trabajo y no haga reparaciones en el hogar durante el tiempo que debería estar trabajando. La compensación del trabajador también es aplicable solo en el espacio de trabajo designado. No cubre toda la casa del trabajador remoto.
- Se aplican todas las reglas de trabajo estándar - Horas extra, tiempo libre, etc. Seguir las reglas facilita que el personal y los supervisores en el sitio sepan cuándo está disponible el trabajador remoto. No tiene sentido trabajar horas extras que no estén aprobadas previamente. No lo haría en el sitio, ¿por qué hacerlo cuando se trabaja de forma remota?
- Quién proporciona la cobertura del equipo y del seguro - La política de trabajo remoto debe indicar claramente quién proporciona el equipo. La compañía puede proporcionar el equipo específico que se requiere para que los empleados móviles completen sus funciones de trabajo. La compañía es responsable de asegurarse de que exista un seguro en estos artículos. Los artículos que los trabajadores remotos compran por su cuenta deben estar cubiertos por su propio seguro de hogar.
- Gastos de trabajo reembolsables - Defina qué gastos se están reembolsando, como la segunda línea telefónica o los cargos mensuales del ISP. Deben requerirse formularios específicos para recibir el reembolso y se completarán semanalmente o mensualmente.
- Gastos no reembolsables - Esto incluye los costos de los cambios realizados en el hogar para proporcionar un espacio de trabajo designado. Una empresa no debe pagar por este tipo de gastos.
- Programa de trabajo remoto es estrictamente voluntario - Un empleado no puede ser forzado a un acuerdo de trabajo remoto. Esto es importante para que los empleados sean claros; nunca deben sentirse presionados para trabajar de forma remota a menos que la descripción del trabajo indique claramente que la posición implica trabajo remoto, como ventas externas.
- Horas de trabajo No debe trabajar más o menos horas que si estuviera en el sitio. Como trabajador remoto, si está perdiendo el tiempo y no está trabajando las mismas horas que trabajaría en el lugar, eso solo anularía el propósito del acuerdo de trabajo remoto y haría que pierda el privilegio de trabajar de forma remota. Incluso podría perder su trabajo por no hacer su trabajo de manera aceptable.
- Terminación del Acuerdo de Trabajo Remoto - Explique cómo se puede rescindir el acuerdo, qué se debe hacer: notificación escrita o verbal y las razones por las que se puede rescindir un acuerdo.
- Implicaciones fiscales estatales / provinciales - Si trabaja en otro estado / provincia del empleador, ¿cuáles son las implicaciones? - Consulte siempre a un profesional de impuestos para obtener más aclaraciones. Si tiene impuestos retenidos de su sueldo por razones específicas del estado / provincia, debe conocer las implicaciones de trabajar en un estado / provincia diferente al de su empleador. Un profesional de impuestos puede ayudar.
- Asuntos de impuestos de la oficina en casa - El trabajador remoto es responsable de cualquier problema de impuestos de la oficina en el hogar y del pago de los impuestos correspondientes. Consulte con un profesional de impuestos para más información.
- Determinación de trabajo remoto - Indicar quién es elegible para el trabajo remoto puede eliminar una gran frustración para las personas que desean teletrabajar, pero debido a la naturaleza de su posición o deberes no pueden. La creación de una lista de funciones de trabajo adecuadas para el trabajo remoto y las características que hacen que los trabajadores remotos exitosos eliminen cualquier cuestión de elegir favoritos.
- Beneficios y Compensación - Todos los demás beneficios y compensaciones siguen siendo los mismos. El trabajo remoto no se puede utilizar como una razón para cambiar esto. No puede pagarle a alguien menos por hacer su trabajo porque ya no trabaja en el sitio.
- Seguridad de información - Defina cómo los trabajadores remotos serán responsables de mantener seguros los documentos y otros materiales relacionados con el trabajo en la ubicación de la oficina en el hogar. Especificar que se requiere un archivador con bloqueo es un método.
Las compañías inteligentes tendrán su Política de Trabajo Remoto revisada por su asesor legal antes de ponerla a disposición de todos los empleados. Las compañías que utilizan un programa de trabajo remoto ad hoc y no crean una Política pueden estar abiertas a disputas con respecto a cualquiera de los problemas anteriores. Vale la pena el tiempo y el gasto para crear una Política con la participación del personal legal para garantizar que no haya signos de interrogación o áreas grises dentro de la Política.
Las políticas de trabajo remoto deben publicarse donde todos los empleados puedan tener acceso a ellas, en una Intranet de la Compañía y en los tablones de anuncios físicos. No debe haber restricciones sobre quién puede tener acceso a la información.
