La mensajería instantánea puede ser un método de comunicación estándar para usted, pero a algunas personas todavía les resulta intimidante. Si está acostumbrado a enviar mensajes de texto o mensajes instantáneos a amigos y colegas, es posible que no se dé cuenta de cómo un texto parece salir del campo izquierdo a un nuevo contacto. Ese tipo de sorpresa es especialmente una preocupación en un contexto empresarial. Cuando use textos en los negocios, tenga en cuenta la etiqueta de los mensajes de sentido común y siga unas simples reglas de conducta.
Pedir permiso para enviar un mensaje de texto
¿Ha aceptado la persona con la que desea enviar un mensaje de texto de esa manera? No asuma que todos llevan un teléfono móvil en todo momento para recibir mensajes de texto o que están en línea para acceder a los mensajes instantáneos a través de una red, Facebook u otros programas de mensajería instantánea. Pregunte en persona o en una conversación telefónica cómo las personas prefieren ser contactadas. Es posible que descubra que tienen un plan de mensajes de texto limitado o que se desaconseja el uso de IM en sus estaciones de trabajo.
Preséntese al enviar un mensaje inicial
Preséntate en tu mensaje y hazlo breve. Si bien su nombre, apodo o número de teléfono pueden aparecer, según el método de mensajería que utilice, su destinatario verá el texto fuera de contexto. Comience el mensaje con una introducción y un marco de referencia, como:
- "Soy Joan Smith, de XYZ Consultants. ¿Tiene tiempo para discutir la pregunta que me hizo por teléfono la semana pasada?"
- "Es Brad Jones, de contabilidad. Tengo una pregunta sobre su solicitud de reembolso. ¿Tiene tiempo para responderla ahora o debo llamarlo más tarde?"
Al hacer esto, evita que su mensaje parezca una pregunta aleatoria y posiblemente mal dirigida de una persona que el destinatario pueda recordar de forma vaga o que no lo haga.
Si bien muchos programas de mensajería instantánea tienen un archivo que le permite a las personas descubrir quién es usted y de qué ha estado hablando en el pasado, generalmente es una buena idea presentarse de manera más breve en conversaciones posteriores, especialmente si ha cambiado su Apodo o número de teléfono.
Mantenga el primer mensaje breve
Comience con la introducción y el contexto solo hasta que la persona responda. De lo contrario, puede redactar y enviar un mensaje detallado que nunca se ve. Esta es una buena práctica para todos los hilos de mensajes.
Seguimiento cortés si no obtienes respuesta
Enviar un mensaje de texto o un mensaje instantáneo y no recibir respuesta puede significar varias cosas. La persona podría estar ignorándole, pero es más probable que la persona no esté monitoreando el teléfono o la computadora para ver su mensaje. Después de un período de tiempo adecuado, haga un seguimiento con un mensaje adicional, pero también intente comunicarse con la persona por correo electrónico o por teléfono. Cuando sea apropiado, también puede pasar por el escritorio de la persona.
Estos protocolos se remontan a cómo las personas prefieren ser contactadas. Si bien la mensajería puede ser la única forma de comunicarse, no es la primera opción de todos. Si desea tener relaciones de trabajo productivas, comprenda y respete que las personas tienen diferentes preferencias.
