¿Cuántas veces has tenido esta conversación?
Obviamente, es una situación extremadamente frustrante. ¿Cómo se suponía que revisarías las docenas de correos electrónicos que recibiste en las últimas horas para encontrar el único mensaje crucial que tenía una tarea que debía entregarse pronto? Y si usa el correo electrónico de manera inteligente, solo revisando su bandeja de entrada un par de veces al día, ¡es posible que aún no haya visto el mensaje!
Es un dilema común, uno que cualquier persona en la fuerza laboral probablemente haya encontrado en algún momento u otro (si no regularmente). También llega a una pregunta importante: ¿Qué forma de comunicación es apropiada para solicitudes en tiempo real versus tareas que solo deben completarse en los próximos días?
Para resolver esta cuestión de etiqueta de comunicación en la oficina, Cyrus Stoller, un programador, tiene un sistema que debe considerar implementar entre sus compañeros de trabajo. El desglose es bastante simple:
- Si necesita hacer algo en 30 minutos, llame a la persona.
- Si necesita hacer algo dentro de dos horas, envíe un mensaje de texto a la persona.
- Si necesita hacer algo dentro de la jornada laboral, envíe un mensaje instantáneo a la persona.
- Si necesita hacer algo en los próximos días, envíe un correo electrónico a la persona.
Si bien el desglose real puede variar según el funcionamiento de su oficina (por ejemplo, en una oficina pequeña, podría tener sentido simplemente pasar por el escritorio de alguien en lugar de llamar), lo que Stoller llama es clave: el correo electrónico no debe ser el predeterminado Medios de comunicación para comunicar cualquier cosa que necesite ser conocida o tratada en tiempo real.
Por supuesto, este sistema es bastante fácil de implementar cuando trabajas con colegas y clientes cercanos, pero ¿cómo logras que otras personas en la oficina jueguen? Aquí hay un par de cosas para probar:
- Configure un correo electrónico de respuesta automática que le diga a las personas cómo ponerse en contacto con usted si el asunto necesita ser tratado en las próximas dos horas.
- Si se encuentra con correos electrónicos que solicitan acciones en tiempo real, recuerde cortésmente a sus compañeros de trabajo que preferiría que este mensaje se transmitiera por llamada telefónica o mensaje de texto, ya que es posible que no llegue a su correo electrónico a tiempo si ocurre otra emergencia.
- Si tiene algún tipo de función administrativa, establezca estándares en toda la oficina. Haga que sus empleados hablen abiertamente sobre cómo les gustaría que otros se comuniquen con ellos si se necesita hacer algo en lugar de hacer que todos asuman que el correo electrónico está bien.
Finalmente, recuerde a todos que un sistema como este es realmente beneficioso para todos. Nadie está encadenado a sus bandejas de entrada, y una tarea urgente nunca volverá a deshacerse.
