Si es como la mayoría de los usuarios, probablemente no pase mucho tiempo pensando en cómo nombrar sus documentos cuando los guarde. Desafortunadamente, esto puede hacer que sea difícil encontrar el archivo que desea sin un poco de búsqueda, incluso puede que tenga que abrir varios archivos diferentes para encontrar el que desea.
Desarrollar un sistema de nombres para sus documentos y adquirir el hábito de usarlo le ahorrará tiempo y frustración cuando llegue el momento de localizar el documento que necesita. En lugar de buscar en innumerables documentos con nombres de archivos imprecisos, un sistema de nombres le ayudará a acelerar su búsqueda.
El sistema de nombres correcto
No existe una única manera correcta de nombrar sus archivos, y los sistemas de nombres varían de un usuario a otro. Lo importante es encontrar el método que tenga sentido para usted y luego aplicarlo de manera consistente. Aquí hay algunos consejos para que comiences:
- Incluya la fecha en que se redactó el documento en su nombre de archivo:Este es potencialmente uno de los elementos más útiles para incluir en un nombre de archivo, especialmente cuando se trata de correspondencia. Incluso si no recuerda exactamente cuándo compuso un documento, es probable que pueda limitar su búsqueda a un período de tiempo específico.
- Incluya el nombre del destinatario en su nombre de archivo:Esta es una práctica particularmente valiosa cuando se trabaja con letras, pero puede ser un elemento útil para otros tipos de documentos, como contratos, memorandos e incluso notas.
- Indique qué tipo de documento es el archivo:Una vez más, esto parecerá un hecho para algunos usuarios, y es porque es una parte tan importante del nombre de un archivo. Si está buscando una carta que escribió, puede eliminar un archivo que tenga "contrato" o "notas" en el nombre.
- Preste atención a cómo ordena los elementos del nombre del archivo:Si bien es posible que esto no le ayude a diferenciar sus archivos, le ayudará a ordenarlos cuando esté buscando. Al usar los controles de clasificación en el cuadro de diálogo Abrir en Word o en el Explorador de Windows, puede ordenar sus archivos alfabéticamente (o numéricamente) para que estén ordenados por el primer carácter en el nombre del archivo.
Esta no es una lista exhaustiva de consejos para nombrar archivos, pero es un buen lugar para comenzar. Una vez que inicie la práctica de nombrar sus archivos de una manera consistente, desarrollará un sistema que funcione mejor para usted, y probablemente propondrá algunos trucos propios.
