Cuando estaba administrando a otros por primera vez, recuerdo haber estado esperando pacientemente mientras un analista de mi equipo intentaba encontrar un documento que necesitaba en su computadora. Cuando, cinco minutos después, dijo que no podía encontrarlo y que me lo enviaría por correo electrónico tan pronto como encontrara el archivo, me dejó una impresión muy pobre (y me hizo preguntarme qué otras bolas podría estar arrojando) )
Entonces, tómalo de mí: aunque nombrar y organizar tus archivos y carpetas puede no ser el tema más sexy que he cubierto (dice la mujer que te trajo presupuestos y consejos de Excel), te lo prometo, es importante. Tener un sistema de almacenamiento en línea simplificado no solo facilitará su vida y le ahorrará mucho tiempo, sino que también lo hará parecer más organizado y además de sus cosas para su jefe y colegas. Aquí están sus pautas para vivir.
1. Su escritorio es su escritorio virtual
¿Sabes cómo la gente te dice que mantengas tu escritorio lo suficientemente despejado para que tu jefe no piense que eres un vago? Esto también se aplica al escritorio de su computadora. Es el lugar para colocar los archivos en los que está trabajando esta semana, no el lugar donde debe arrastrar todos los archivos adjuntos que haya recibido.
Recomiendo reducir su escritorio a la menor cantidad de carpetas posible. Tenga uno para cada gran proyecto en el que esté trabajando actualmente, así como su carpeta de trabajo maestra donde puede acceder fácilmente a todo lo demás. Si aún no lo ha hecho, configure su escritorio en una cuadrícula (para que sus iconos nunca se superpongan) y descubra la gran alegría de los accesos directos.
Si necesita ayuda adicional para llevar la estructura a su pantalla de inicio, pruebe las aplicaciones de organización de escritorio, como Clean o DragThing en Mac o Fences en PC.
2. Las carpetas deben tener una estrategia
Me he dado cuenta de que la mayoría de las personas, ya sea sobrecarpeta o subcarpeta, pero pocas lo hacen bien. ¿Cómo saber dónde caes? Mire algunas de sus carpetas más comunes o usadas recientemente, y cuente los documentos en ellas. Si hay docenas y docenas de archivos, probablemente podría usar un poco más de estructura; mientras que si solo tiene un documento en Archivos de trabajo> Cliente A> 2012> Noviembre> Informe de ventas , definitivamente es un sobrecargador crónico.
Aquí hay algunas reglas que trato de cumplir:
3. Los nombres de archivo tienen un propósito
Cuando nombre un archivo, elija una frase que signifique algo. Si recibo un archivo adjunto llamado DSC1045.jpg o Draft Idea.doc , no tengo una manera fácil de saber qué es, o lo que es más importante, buscarlo más tarde. Una buena prueba: imagina encontrar el archivo en tu escritorio después de unos meses. ¿Podrías decir fácilmente qué es? Si no, cambie el nombre.
Para los documentos que crea regularmente, como notas para las reuniones mensuales de la junta, puede ser más fácil distinguir los documentos por fecha de reunión en lugar de tema. Nunca use Mes-Día-Año, ya que se ordenará primero por mes, luego por día, seguido por año. En su lugar, use Año-Mes-Fecha (con el mes en números) para que pueda ordenarlos cronológicamente fácilmente. Por ejemplo: use la Presentación del Consejo 2012-10-27.pdf en lugar de la Presentación del Consejo Oct27-12 . Le ahorrará toneladas de tiempo al navegar y buscar más tarde.
4. Control de versiones, control de versiones, control de versiones
Si recuerda algo sobre la denominación de archivos, deje que sea el control de versiones. Este es fácil. Cuando crea un documento por primera vez, debe terminar con v1. Por ejemplo, nombraría una propuesta: ClientA Proposal_v1.ppt . Cada vez que guarde los cambios y los envíe a clientes o colegas, actualícelos a la versión 2, 3, 4, etc. Una vez que el documento esté listo, querrá guardar ClientA Proposal_vf.ppt o ClientA Proposal_final.ppt para facilitar el acceso más adelante. Porque no hay nada peor que tener que preguntarse si hubo una versión 14, o si la versión 13 fue realmente la última.
