La característica Subtotal de Excel funciona insertando el TOTAL PARCIAL función en una base de datos o una lista de datos relacionados. El uso de la función Subtotal hace que la búsqueda y extracción de información específica de una gran tabla de datos sea rápida y fácil.
A pesar de que se denomina "función de subtotal", no está limitado a encontrar la suma o el total de las filas de datos seleccionadas. Además del total, también puede encontrar valores promedio para cada columna o campo de datos en su base de datos.
Ingresando datos en Excel
El primer paso para usar el TOTAL PARCIAL La función en Excel es ingresar sus datos en una hoja de trabajo. Al hacerlo, tenga en cuenta los siguientes puntos:
- Es importante ingresar los datos correctamente. Los errores, causados por la entrada incorrecta de datos, son la fuente de muchos problemas relacionados con la administración de datos.
- No deje filas o columnas en blanco al ingresar los datos. Esto incluye no dejar una fila en blanco entre los encabezados de columna y la primera fila de datos.
Para seguir este tutorial, ingrese los datos que se muestran en la imagen de arriba en celdas A1 a D12. Asegúrese de ingresar cada valor de datos correctamente para seguir con precisión.
Ordenar los datos de Excel
Antes de que se puedan aplicar los subtotales, sus datos deben agruparse por la columna de datos que desea extraer información; esta agrupación se realiza mediante el uso de la función Ordenar de Excel.
En este tutorial, queremos encontrar el número promedio de pedidos por región de ventas, por lo que los datos deben ser ordenados por Región encabezado de columna.
Clasificación de los datos por región de ventas
- Arrastrar seleccionar células A2 a D12 para resaltarlos.
- Haga clic en el Pestaña de datos de la cinta.
- Haga clic en el Ordenar Botón ubicado en el centro de la cinta de datos para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.
- Escoger Ordenar por región de la lista desplegable debajo de Columna Encabezado en el cuadro de diálogo.
- Asegúrate de eso Mi lista tiene encabezados está marcada en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.
- Hacer clic DE ACUERDO.
- Los datos en celdas. A3 a D12 Ahora debería estar ordenado alfabéticamente por la segunda columna Región. Los datos para los tres representantes de ventas de la región Este deben aparecer primero, seguidos de Norte, luego Sur y luego Oeste.
Encontrar los promedios de la región
Una vez que sus datos se hayan ordenado correctamente, puede proceder a encontrar el promedio de ventas para cada región usando el TOTAL PARCIAL función. La sintaxis, y sus argumentos, para la función, se indican a continuación:
= SUBTOTAL (Function_num, Ref1)
- Función_num: Los TOTAL PARCIAL la función puede realizar varias funciones diferentes con datos numéricos; Este campo denota qué función queremos realizar. Para el uso de la PROMEDIO Función, utilizaremos el número. 1.
- Ref1: Este argumento señala el rango de números que serán utilizados en el TOTAL PARCIAL cálculos de la función.
Usando la característica PROMEDIO de SUBTOTAL
- Comenzar por creando un grupo de celdas en el que se mostrarán los datos de ventas regionales. Puedes ver cómo realizamos esta tarea en células B14 - B17 en la imagen de ejemplo de arriba.
- Comencemos con promediar los datos de ventas del este. Haga clic en celda C14 para resaltarlo como la celda en la que deseamos poner nuestros resultados dentro.
- Dentro de Pestaña de fórmulas, Selecciona el Matemáticas y Trig opción.
- En el menú desplegable, seleccione TOTAL PARCIAL Función: esto abrirá el generador de fórmulas.
- Haga clic en el Función_num línea e ingrese el número 1.
- Haga clic en el Ref1 línea, luego resaltar células D3 a D5 - estas son las celdas que combinaremos para calcular el promedio, ya que contienen los totales de las ventas de la región Este.
- Hacer clic Hecho y los datos de ventas promedio ahora se mostrarán en celda C14.
- Repetir los pasos anteriores para North Sales, South Sales y West Sales, seleccionando el apropiado Ref1 Rango para cada escenario.
