Cuando Adrean Turner comenzó un nuevo rol como contadora de costos, una de las tareas que le pasó su predecesora fue un informe mensual que tardó casi dos semanas en compilarse. Pasaba horas en eso todos los meses durante sus primeros meses en la empresa, incluso mientras otras responsabilidades se acumulaban en su escritorio.
Entonces se dio cuenta de algo. Nadie, ni siquiera su jefe, le había dado comentarios sobre el informe. Resulta que no lo estaban mirando, y mucho menos indagando en los datos que estaba proporcionando. Para ser sincero, tenía mejores cosas que hacer que pasar tanto tiempo y poner tanto esfuerzo en algo de lo que nadie sacó nada.
"Estaba buscando formas de ser más efectivo y eficiente", dice Turner, entrenador de carrera de Muse y autor de FIT for Success. Una de esas formas sería despejar el espacio en su agenda para las cosas que causaron más impacto.
Todos podríamos beneficiarnos al examinar las cosas en nuestras listas de tareas y las horas en nuestros días un poco más de cerca. En el espíritu de la limpieza de primavera, o la limpieza en cualquier estación, aquí hay siete consejos para ayudarlo a manejar su horario.
1. Haga un balance y controle su tiempo
Realmente no puede limpiar su horario si no sabe lo que contiene, y eso incluye todas las cosas en su calendario literal y oficial y todas las cosas que no lo están. "Siempre digo que si quieres pasar tu tiempo mejor, tienes que averiguar cómo estás pasando tu tiempo ahora", dice Laura Vanderkam, autora de Off the Clock: Siéntete menos ocupado mientras haces más cosas . "La gente tiene muchas historias que se cuentan sobre su tiempo", agrega, pero esas historias no siempre son precisas.
Por lo tanto, recomienda realizar un seguimiento de sus horas durante una semana o incluso unos días utilizando una aplicación, una hoja de cálculo o un trozo de papel. Una vez que haya examinado objetivamente a dónde va su tiempo ahora, puede comenzar a clasificar y decidir qué necesita ir.
Vanderkam dice que puedes canalizar a Marie Kondo. ¿Esa clase de yoga los miércoles despierta alegría? ¿Qué pasa con ese programa que estás viendo en exceso? Pero solo hasta cierto punto. “Es ridículo pensar que todo provocará alegría. Puede que le encante su trabajo, pero su viaje no despertará alegría. Amas a tus hijos, pero cambiar un pañal no provocará alegría ”, dice ella. La idea es preguntar: “¿Qué está causando más dolor? ¿Y qué es algo sobre lo que realmente puedo hacer algo?
Turner hace un ejercicio similar con clientes que desean hacer un cambio de carrera o perseguir esto o aquello, pero sienten que están tan ocupados que no tienen el tiempo para dedicarlo a sus objetivos. Ella les pide que mantengan un registro de tiempo por media hora durante dos semanas. A menudo se dan cuenta de que el tiempo que han pasado desplazándose por las redes sociales o charlando sobre su programa de televisión favorito en Slack se suma a unas pocas horas que podrían haber pasado haciendo algo más productivo, o incluso algo que realmente disfrutan.
2. Purgue las reuniones y tareas periódicas
Una vez que sepa qué hay en su calendario, puede y debe preguntar por qué , dice Heather Yurovsky, coach de carrera de Muse y fundadora de Shatter & Shine. “¿Cuál es el propósito de cada cosa aquí? ¿Lo estamos logrando o algo debe cambiar? ”, Explica. "La clave no es tener miedo de cuestionar qué hay en tu calendario".
Comience con reuniones recurrentes, que pueden acumularse fácilmente y hacerse cargo de su calendario, ya que, como señala Vanderkam, "cada una no tiene que justificarse".
Si usted es el instigador de una reunión periódica, Yurovsky lo alienta a hacer una pausa una vez al mes y preguntar: “¿Sigue teniendo sentido? ¿Estamos logrando lo que nos propusimos lograr? ¿Las personas están comprometidas y contribuyen? (Una señal de que no es necesario que se celebre una reunión es que nadie más está hablando). ”Si las respuestas a estas preguntas son no, considere cancelar la reunión, hacerla más corta o menos frecuente, o comunicar la información relevante por correo electrónico. .
Incluso si no está a cargo, aún puede tomar medidas, como lo hizo Turner con ese informe mensual. Y si lo hace sugiriendo soluciones en lugar de simplemente plantear preguntas o presentar problemas, dice Turner, "hace que parezca que está involucrado en lo que está haciendo". Si se trata de la reunión de otra persona, solicite una agenda y si hay algo sobre lo que deberías leer o estar preparado para discutir. Puede recordarle al organizador que cuestione esas reuniones que siempre han estado allí también.
3. Ordenar cosas por importancia y urgencia
Si ha realizado un seguimiento de su tiempo pero tiene problemas para comprender qué debería quedarse y qué debería irse, Turner sugiere utilizar la matriz de gestión del tiempo que aparece en el clásico libro de negocios de Stephen Covey Los 7 hábitos de personas altamente efectivas: lecciones poderosas en el cambio personal . La idea es ordenar las actividades por importancia y urgencia y ponerlas en uno de los cuatro cuadrantes:
- Cuadrante I: Importante, Urgente incluye cosas como crisis, reuniones de última hora para plazos importantes
- El cuadrante II: importante, no urgente incluye cosas como la planificación estratégica, el establecimiento de objetivos a largo plazo
- Cuadrante III: no es importante, urgente incluye cosas como ciertos correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones y eventos
- El cuadrante IV: no es importante, no es urgente incluye cosas como desplazarse sin pensar a través de las redes sociales, atracones viendo la televisión que realmente no le importa
"Entonces, en realidad, tienes que determinar qué necesitas hacer más y qué debes hacer menos para asegurarte de ser lo más productivo posible", dice. Por ejemplo, es posible que se sorprenda al descubrir que la mayoría de sus actividades diarias caen en los cuadrantes III y IV, por lo que su objetivo podría ser reducirlas para dejar espacio para actividades en los cuadrantes I y II.
4. Minimizar o externalizar
En algunos casos, puede decir no (muy bien) para agregar un evento determinado a su calendario o tarea a su lista. Otras cosas solo tienen que hacerse. Pero eso no significa que no puedas hacer que tomen menos tiempo o que tengas que ser tú quien los haga.
¿Hay una tarea en el trabajo que podría delegar o externalizar? Como gerente, es más inmediato posible pasar una tarea a uno de sus informes directos. Pero incluso si no está en un puesto de supervisión, piense en pequeñas formas en que podría hacer lo mismo. ¿Pasa horas actualizando manualmente una base de datos o sistema? ¿Sería posible asociarse con un ingeniero para encontrar un proceso más automatizado? ¿O puedes cambiar ese trabajo tedioso de la oficina para que nadie se quede atrapado haciéndolo todo el tiempo?
Si no puede pasar ciertas tareas a otros al por mayor, intente minimizar el tiempo y el esfuerzo que requieren. Para volver al ejemplo de Turner, trabajó con su jefe para modernizar el proceso de presentación de informes de modo que enviara instantáneas mensuales rápidas y solo elaborara un informe trimestral más detallado. Le dejó tiempo libre mientras le daba a su jefe y colegas las ideas que necesitaban. Sea lo que sea que parezca que está invadiendo su horario, vea si hay una manera de hacer menos.
5. Crear bloques
Es fácil mirar hacia otro lado y volver para encontrar su calendario repleto de varias reuniones y obligaciones. Ya sea que usted o sus colegas dejen caer cada elemento individual allí, le deja solo un poco de tiempo de cabeza abajo y pocas esperanzas de lograr algunas de las tareas más importantes en su plato. Parte de la limpieza de su horario es encontrar estrategias para evitar que se vuelva a desordenar, tal como lo haría si estuviera organizando un espacio físico.
Chelsea Williams, un entrenador de carrera de Muse y consultor de talentos, recomienda que bloquees mucho tiempo en tu calendario cuando no estés disponible para responder correos electrónicos o llamadas telefónicas o para asistir a reuniones. Puede usarlo para estrategias de alto nivel o tiempo de proyecto enfocado (piense en las actividades del cuadrante II). Debido a que ya está reservado y visible en su calendario, evita que otras cosas se acumulen y afecten el tiempo que necesita. "Creas un espacio", dice ella. Y si haces que estos bloques sean recurrentes, agrega, se convierten en una parte natural de tu ritmo semanal.
"Soy un gran fanático del bloqueo del tiempo", dice Yurovsky, quien también sugiere anticipar y abordar otras necesidades con esta estrategia. Si se encuentra abandonando la oficina agobiado y ansioso, por ejemplo, ella recomienda bloquear los últimos 30 o 45 minutos del día. Puede evitar salir corriendo por la puerta inmediatamente después de una reunión y darse la oportunidad de relajarse y hacer una transición más suave. "Donde sea que bloquees el tiempo, comienzas a sentirte renovado".
6. No olvide el tiempo de inactividad
La gestión del tiempo no se trata solo de incluir tanto trabajo como sea humanamente posible en su agenda o de borrarlo por completo para que no pueda hacer absolutamente nada. También se trata de hacer espacio para las cosas que no te gustan del trabajo y las que te permiten recargar.
"Desea haber elegido conscientemente el tiempo de inactividad", dice Vanderkam. “Piensa en qué es lo que realmente me rejuvenece”. Puede ser la naturaleza, el ejercicio, los amigos, el arte, la repostería o cualquier otra cosa que disfrutes que llene tus baterías metafóricas. Para Vanderkam, leer es una de esas cosas. "He mejorado mucho asegurándome de tener buenos libros para leer", dice ella, porque "cuando tengo un buen libro que estoy leyendo, eso es lo que hago como mi opción predeterminada de tiempo de inactividad"., ella (como muchos de nosotros) cae presa del perverso rollo de las redes sociales.
No es que necesariamente tenga que anotar el tiempo de inactividad en su calendario (o, erm, haga clic y escríbalo allí), aunque si eso es lo que prefiere, ¡adelante! Solo recuerda que debería ser una parte intencional de la ecuación. "Tenemos una tendencia a llenar el espacio abierto porque estamos comparando lo que se nos pide hacer o pensando hacer con nada", dice Vanderkam. “Esa no es la comparación correcta. La comparación es con todas las otras cosas que puedes estar haciendo ".
7. Finge que tu futuro es presente
Cuando se habla de un jueves a tres semanas de distancia, es fácil pensar: "¡Oh, estoy seguro de que estoy libre, suena genial!" Y ponerlo en tu calendario sin tener en cuenta si te sentirás igual el miércoles tres semanas. menos un día a partir de ahora.
Pero "cuando estás pensando en algo en el futuro, pregúntate si lo harías mañana", dice Vanderkam. “Sabes cuánta energía tienes ahora y supones que será bastante similar mañana. Eso te permite ser un poco más juicioso ”. En resumen, si no te entusiasma hacerlo hoy o mañana, probablemente no te entusiasme hacerlo dentro de tres meses, así que toma tus decisiones en consecuencia. Porque "eventualmente el futuro será mañana".
Dicho esto, Vanderkam advierte contra el hábito de cancelar los planes de larga data en el último minuto. "Si te has comprometido a hacer algo y si es con personas que valoras, posiblemente deberías tratar esto como una experiencia de aprendizaje", dice ella. "Recuerde que esto no es un buen sentimiento y ¿cómo puedo evitar esto en el futuro?"
En otras palabras, limpiar su horario no siempre se trata de eliminar cosas que ya están allí, posiblemente a riesgo de dañar las relaciones profesionales o personales. Se trata de controlar su tiempo y mantenerlo ordenado en el futuro.
Piense en su horario de limpieza como un objetivo a largo plazo. "Animo a las personas a ser audaces", dice Vanderkam. Si eres un poco valiente y muy intencional, podrás hacer menos de lo que no te gusta y más de lo que haces.
