Este artículo cubre diferentes métodos de clasificación de datos dentro de Excel. La información que se puede encontrar en las diferentes secciones de este artículo incluye instrucciones sobre cómo:
- Ordenar una sola columna usandoFiltro de clasificación o teclas de acceso rápido
- Ordenar columnas múltiples
- Ordenar por fechas u horas
- Ordenar por días de la semana, meses u otras listas personalizadas
- Ordenar por filas - Reordenar columnas
Selección de los datos a ordenar
Antes de poder ordenar los datos, Excel necesita saber el rango exacto que se va a ordenar y, por lo general, Excel es bastante bueno para seleccionar áreas de datos relacionados, siempre que cuando se ingresaron se cumplieron las siguientes condiciones:
- No se dejaron filas o columnas en blanco dentro de un área de datos relacionados.
- Se dejaron filas y columnas en blanco entre las áreas de datos relacionados.
Excel determinará, con bastante precisión, si el área de datos tiene nombres de campo y excluirá la fila de los registros que se ordenarán. Sin embargo, permitir que Excel seleccione el rango a clasificar puede ser riesgoso, especialmente con grandes cantidades de datos que son difíciles de verificar.
Para asegurarse de que se seleccionan los datos correctos, resalte el rango antes de comenzar la clasificación. Si el mismo rango debe ordenarse repetidamente, el mejor enfoque es darle un Nombre.
Ordenar clave y ordenar en Excel
La clasificación requiere el uso de una clave de clasificación y un orden de clasificación. los llave de clasificación son los datos en la columna o columnas que desea ordenar; se identifica por el encabezado de la columna o el nombre del campo. En la imagen de arriba, las claves de clasificación posibles son ID de estudiante, nombre, edad, programa y mes iniciado. En una ordenación rápida, hacer clic en una sola celda en la columna que contiene la clave de clasificación es suficiente para indicar a Excel cuál es la clave de clasificación.
Para valores de texto o numéricos, las dos opciones para el orden de clasificación son ascendente y descendente.
Al usar el Filtro de clasificación botón en el Casa En la pestaña de la cinta, las opciones de ordenación en la lista desplegable cambiarán dependiendo del tipo de datos en el rango seleccionado.
Ordenación rápida utilizando Ordenar y filtrar
En Excel, se puede realizar una ordenación rápida utilizando el Filtro de clasificación botón en el Casa pestaña de la cinta.
Los pasos para realizar una ordenación rápida son:
- Haga clic en un célula en la columna que contiene la clave de clasificación.
- Haga clic en el Casa pestaña de la cinta.
- Haga clic en el Filtro de clasificación Botón para abrir el menú desplegable de opciones de ordenación.
- Haga clic en una de las dos opciones para clasificar ya sea en ascendiendo o descendiendo orden.
Ordenar múltiples columnas de datos en Excel
Además de realizar una clasificación rápida basada en una sola columna de datos, la función de clasificación personalizada de Excel le permite ordenar en varias columnas mediante la definición de varias claves de clasificación. En las clasificaciones de varias columnas, las claves de clasificación se identifican seleccionando los encabezados de columna en el cuadro de diálogo Ordenar.
Al igual que con una clasificación rápida, las claves de clasificación se definen mediante la identificación de los encabezados de las columnas o los nombres de los campos, en la tabla que contiene la clave de clasificación.
Ejemplo de clasificación en varias columnas
En el ejemplo anterior, se siguieron los siguientes pasos para ordenar los datos en el rango H2 a L12 en dos columnas de datos: primero por nombre y luego por edad.
- Resalte el rango de celdas a clasificar.
- Haga clic en el Casa pestaña de la cinta.
- Haga clic en el Filtro de clasificación Icono en la cinta para abrir la lista desplegable.
- Haga clic en Orden personalizado en la lista desplegable para que aparezca la Ordenar caja de diálogo.
- Bajo la Columna En el cuadro de diálogo, elija Nombre de la lista desplegable para ordenar primero los datos por la columna Nombre.
- los Ordenar en la opción se deja configurada en Valores - ya que la clasificación se basa en los datos reales en la tabla.
- Bajo la Orden de clasificación rumbo, elegir Z a A de la lista desplegable para ordenar los datos de Nombre en orden descendente.
- En la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en Añadir nivel Botón para agregar la segunda opción de ordenación.
- Para la segunda clave de clasificación, bajo Columna rumbo, elegir Años de la lista desplegable para ordenar los registros con nombres duplicados por la columna Edad.
- Debajo Orden de clasificación rumbo, elegir De mayor a menor de la lista desplegable para ordenar los datos de Edad en orden descendente.
- Hacer clic DE ACUERDO en el cuadro de diálogo para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar los datos.
Como resultado de la definición de una segunda clave de clasificación, en el ejemplo anterior, los dos registros con valores idénticos para el Nombre campo se clasificaron en orden descendente utilizando el Años campo, resultando en el registro para el estudiante Wilson, de 21 años de edad, siendo anterior al registro para el segundo Wilson, de 19 años.
La primera fila: encabezados de columna o datos
El rango de datos seleccionado para clasificar en el ejemplo anterior incluyó los encabezados de columna sobre la primera fila de datos.
Excel detectó que esta fila contenía datos que eran diferentes de los datos en filas subsiguientes, por lo que asumió que la primera fila eran encabezados de columna y ajustó las opciones disponibles en la fila. Ordenar Cuadro de diálogo para incluirlos.
Un criterio que utiliza Excel para determinar si la primera fila contiene encabezados de columna es el formato. En el ejemplo anterior, el texto en la primera fila es una fuente diferente y es un color diferente de los datos en el resto de las filas.
Si la primera fila no contiene encabezados, Excel usa la letra de la columna, como la Columna D o la Columna E, como opciones en la Columna opción de la Ordenar caja de diálogo.
Excel usa tal diferencia para determinar si la primera fila es una fila de encabezado y es bastante buena para hacerlo bien, pero no es infalible. Si Excel comete un error, el cuadro de diálogo Ordenar contiene una casilla de verificación - Mis datos tienen encabezados - que se puede utilizar para anular esta selección automática.
Ordenar datos por fecha u hora en Excel
Además de ordenar los datos de texto alfabéticamente o los números de mayor a menor, las opciones de clasificación de Excel incluyen valores de fecha de clasificación. Los ordenamientos disponibles disponibles para las fechas incluyen:
- Orden ascendente: del más antiguo al más nuevo;
- Orden descendente - de más reciente a más antigua.
Cuadro de diálogo Ordenar rápido frente a Ordenar
Dado que las fechas y las horas son solo datos numéricos formateados, se ordenan en una sola columna, como Fecha de préstamo en nuestro ejemplo, el método quicksort se puede utilizar con éxito. Para los ordenamientos que involucran varias columnas de fechas u horas, se debe usar el cuadro de diálogo Ordenar, al igual que al ordenar varias columnas de datos numéricos o de texto.
Ejemplo de ordenar por fecha
Para realizar una ordenación rápida por fecha en orden ascendente, de la más antigua a la más reciente, para el ejemplo de la imagen de arriba, los pasos serían:
- Resalte el rango de celdas a clasificar.
- Haga clic en el Casa pestaña de la cinta.
- Haga clic en el Filtro de clasificación Icono en la cinta para abrir la lista desplegable.
- Haga clic en Orden personalizado en la lista desplegable para que aparezca la Ordenar caja de diálogo.
- Bajo la Columna En el cuadro de diálogo, elija Prestado de la lista desplegable para ordenar primero los datos por la columna Nombre.
- los Ordenar en la opción se deja configurada en Valores - ya que la clasificación se basa en los datos reales en la tabla.
- Bajo la Orden de clasificación rumbo, elegir Más antiguo a más nuevo de la lista desplegable para ordenar las fechas
- Hacer clic DE ACUERDO en el cuadro de diálogo para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar los datos.
Si los resultados de la clasificación por fecha no resultan como se esperaba, los datos en la columna que contiene la clave de clasificación podrían contener fechas u horas almacenadas como datos de texto en lugar de números (las fechas y las horas son solo datos de números con formato).
Datos mixtos y clasificaciones rápidas
Cuando se utiliza el método de clasificación rápida, si los registros que contienen texto y datos numéricos se mezclan, Excel clasifica el número y los datos de texto por separado colocando los registros con datos de texto en la parte inferior de la lista ordenada.
Excel también puede incluir los encabezados de columna en los resultados de clasificación, interpretándolos como una fila más de datos de texto en lugar de los nombres de campo para la tabla de datos.
Posible advertencia de clasificación
Si se usa el cuadro de diálogo Ordenar, incluso para ordenar en una columna, Excel puede mostrar un mensaje que le advierte que ha encontrado datos almacenados como texto y le da la opción de:
- Ordena cualquier cosa que parezca un número como un número.
- Ordenar los números y los números almacenados como texto por separado.
Si elige la primera opción, Excel intentará colocar los datos de texto en la ubicación correcta de los resultados de clasificación. Elija la segunda opción y Excel colocará los registros que contienen datos de texto en la parte inferior de los resultados de clasificación, tal como lo hace con las clasificaciones rápidas.
Clasificación de datos por días de la semana o por meses en Excel
También puede ordenar los datos por días de la semana o por meses del año usando la misma lista personalizada incorporada que Excel utiliza para agregar días o meses a una hoja de trabajo usando el controlador de relleno. Estas listas permiten clasificar por días o meses cronológicamente en lugar de en orden alfabético.
Al igual que con otras opciones de clasificación, los valores de clasificación por lista personalizada se pueden mostrar en orden ascendente (de domingo a sábado / de enero a diciembre) o descendente (de sábado a domingo / de diciembre a enero).
En la imagen de arriba, se siguieron los siguientes pasos para ordenar la muestra de datos en el rango H2 a L12 por meses del año:
- Resalte el rango de celdas a clasificar.
- Haga clic en el Casa pestaña de la cinta.
- Haga clic en el Filtro de clasificación Icono en la cinta para abrir la lista desplegable.
- Haga clic en Orden personalizado en la lista desplegable para que aparezca la Ordenar caja de diálogo.
- Bajo la Columna En el cuadro de diálogo, elija Mes iniciado de la lista desplegable para ordenar los datos por los meses del año.
- los Ordenar en la opción se deja configurada en Valores - ya que la clasificación se basa en los datos reales en la tabla.
- Bajo la Orden de clasificación Encabezado, haga clic en la flecha hacia abajo junto a la predeterminada De la A a la Z Opción para abrir el menú desplegable.
- En el menú, seleccione Lista personalizada para abrir el Listas personalizadas caja de diálogo.
- En la ventana izquierda del cuadro de diálogo, haga clic una vez en la lista: Enero Febrero Marzo Abril… para seleccionarlo.
- Hacer clic DE ACUERDO para confirmar la selección y volver a la Ordenar el cuadro de diálogo.
- La lista elegida -Enero Febrero Marzo Abril - se mostrará debajo de Orden título.
- Hacer clic DE ACUERDO Para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar los datos por meses del año.
Por defecto, las listas personalizadas se muestran solo en forma ascendente orden en el Listas personalizadas caja de diálogo. Para ordenar los datos en orden descendente usando una lista personalizada después de haber seleccionado la lista deseada para que se muestre debajo de Orden Encabezado en el cuadro de diálogo Ordenar:
- Haga clic en la flecha hacia abajo junto a la lista que se muestra, como Enero Febrero Marzo Abril…, para abrir el menú desplegable.
- En el menú, seleccione la opción de lista personalizada que se muestra en orden descendente, como Diciembre, Noviembre, Octubre, Septiembre …
- Hacer clic DE ACUERDO para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar los datos en orden descendente utilizando la lista personalizada.
Ordenar por filas para reordenar columnas en Excel
Como se muestra con las opciones de clasificación anteriores, los datos normalmente se ordenan usando encabezados de columna o nombres de campo, y el resultado es la reordenación de filas completas o registros de datos. Una opción de clasificación menos conocida y, por lo tanto, menos utilizada en Excel es ordenar por fila, lo que tiene el efecto de reorganizar el orden de las columnas de izquierda a derecha en una hoja de cálculo.
Una razón para ordenar por fila es hacer coincidir el orden de las columnas entre diferentes tablas de datos. Con las columnas en el mismo orden de izquierda a derecha, es más fácil comparar registros o copiar y mover datos entre las tablas.
Personalizando el orden de las columnas
Sin embargo, muy raramente, las columnas en el orden correcto son tareas sencillas debido a las limitaciones de las opciones de orden ascendente y descendente para los valores. Por lo general, es necesario usar un orden de clasificación personalizado, y Excel incluye opciones para clasificar por celda o color de fuente o por iconos de formato condicional.
La forma más fácil de decirle a Excel el orden de las columnas es agregar una fila arriba o debajo de la tabla de datos que contiene los números 1, 2, 3, 4... que indican el orden de las columnas de izquierda a derecha. La clasificación por filas se convierte en una simple cuestión de clasificar las columnas de menor a mayor por la fila que contiene los números.
Una vez que se realiza la clasificación, la fila de números agregados se puede eliminar fácilmente.
Ejemplo de ordenación por filas
En la muestra de datos utilizada para esta serie en las opciones de clasificación de Excel, la Identificación del Estudiante La columna siempre ha sido la primera a la izquierda, seguida de Nombre y luego usualmente Años.
En este caso, como se muestra en la imagen de arriba, las columnas se han reordenado para que la Programa la columna es la primera a la izquierda seguida de Mes iniciado, Nombre, etc.
Los siguientes pasos se usaron para cambiar el orden de las columnas al que se ve en la imagen de arriba:
- Inserte una fila en blanco sobre la fila que contiene los nombres de los campos.
- En esta nueva fila, ingrese los siguientes números de izquierda a derecha comenzando en la columna H: 5, 3, 4, 1, 2.
- Resalta el rango de H2 a L13.
- Haga clic en el Casa pestaña de la cinta.
- Haga clic en el Filtro de clasificación Icono en la cinta para abrir la lista desplegable.
- Haga clic en Orden personalizado en la lista desplegable para que aparezca la Ordenar caja de diálogo.
- En la parte inferior del cuadro de diálogo, haga clic en Opciones .. para abrir el Opciones de clasificación caja de diálogo.
- En la sección de Orientación de este segundo cuadro de diálogo, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha para ordenar el orden de las columnas de izquierda a derecha en la hoja de trabajo.
- Hacer clic DE ACUERDO para cerrar este cuadro de diálogo.
- Con el cambio de orientación, el Columna rumbo en el Ordenar el cuadro de diálogo cambia a Fila .
- Bajo la Fila rumbo, elegir ordenar por la fila 2 - La fila que contiene los números personalizados.
- los Ordenar en la opción se deja configurada en Valores .
- Bajo la Orden de clasificación rumbo, elegir De menor a mayor de la lista desplegable para ordenar los números en la fila 2 en orden ascendente.
- Hacer clic DE ACUERDO para cerrar el cuadro de diálogo y ordenar las columnas de izquierda a derecha por los números en la fila 2.
- El orden de las columnas debe comenzar con Programa seguido por Mes comenzado, nombre, etc.
Uso de las opciones de clasificación personalizadas de Excel para reordenar columnas
Como se mencionó anteriormente, aunque las ordenaciones personalizadas están disponibles en el cuadro de diálogo Ordenar en Excel, estas opciones no son fáciles de usar cuando se trata de reordenar columnas en una hoja de cálculo. Las opciones para crear un orden de clasificación personalizado disponible en el cuadro de diálogo Ordenar son para ordenar los datos por color de celda, color de fuente e ícono.
A menos que a cada columna ya se le haya aplicado un formato único, como diferentes tipos de letra o colores de celda, ese formato debe agregarse a celdas individuales en la misma fila para que se reordene cada columna.
Por ejemplo, para usar el color de fuente para reordenar las columnas en la imagen de arriba:
- Haga clic en cada nombre del campo y cambie el color de fuente para cada uno, como rojo, verde, azul, etc.
- En el cuadro de diálogo Ordenar, establezca la Ordenar en opción a Color de fuente .
- Debajo Orden, configurar manualmente el orden de los nombres de campo colores para que coincida con el orden de la columna deseada.
- Después de ordenar, restablecer el color de la fuente para cada nombre de campo.
