En la superficie, una base de datos puede parecer una hoja de cálculo; Tiene datos ordenados en columnas y filas. Pero ahí es donde la similitud termina porque una base de datos es mucho más poderosa.
¿Qué puede hacer una base de datos?
Una base de datos tiene una amplia funcionalidad de búsqueda. Por ejemplo, un departamento de ventas podría buscar y encontrar rápidamente a todo el personal de ventas que haya alcanzado una cierta cantidad de ventas durante un período de tiempo determinado.
Una base de datos puede actualizar registros de forma masiva, incluso millones o más registros. Esto sería útil, por ejemplo, si desea agregar nuevas columnas o aplicar un parche de datos de algún tipo.
Si la base de datos es relacional, como la mayoría de las bases de datos, puede hacer referencia cruzada de registros en diferentes tablas. Esto significa que puede crear relaciones entre tablas. Por ejemplo, si vinculó una tabla de Clientes con una tabla de Pedidos, podría encontrar todas las órdenes de compra de la tabla de Pedidos que un solo cliente de la tabla de Clientes haya procesado alguna vez, o refinarla para devolver solo aquellos pedidos procesados en un período de tiempo determinado - o casi cualquier tipo de combinación que puedas imaginar.
Una base de datos puede realizar cálculos agregados complejos en varias tablas. Por ejemplo, podría enumerar los gastos en múltiples puntos de venta minorista, incluidos todos los subtotales posibles, y luego un total final.
Una base de datos puede imponer la coherencia y la integridad de los datos, lo que significa que puede evitar la duplicación y garantizar la precisión de los datos a través de su diseño y una serie de restricciones.
¿Cuál es la estructura de una base de datos?
En su forma más simple, una base de datos está formada por tablas que contienen columnas y filas. Los datos se separan por categorías en tablas para evitar la duplicación. Por ejemplo, una empresa puede tener una tabla para empleados, una para clientes y otra para productos.
Cada fila de una tabla se denomina registro y cada celda es un campo. Cada campo (o columna) puede diseñarse para contener un tipo específico de datos, como un número, un texto o una fecha. Esto se aplica mediante una serie de reglas para garantizar que sus datos sean precisos y confiables.
Las tablas en una base de datos relacional están vinculadas a través de una clave. Este es un ID en cada tabla que identifica de forma única una fila. Cada tabla tiene una columna de clave principal, y cualquier tabla que deba vincularse a esa tabla tendrá una columna de clave externa cuyo valor coincidirá con la clave principal de la primera tabla.
Una base de datos incluirá formularios para que los usuarios puedan ingresar o editar datos. Además, tendrá la facilidad de generar informes a partir de los datos. Un informe es simplemente la respuesta a una pregunta, llamada consulta en base de datos. Por ejemplo, puede consultar la base de datos para averiguar el ingreso bruto de una empresa en un período de tiempo determinado. La base de datos le devolverá el informe con la información solicitada.
Productos de base de datos comunes
Microsoft Access es una de las plataformas de bases de datos más populares en el mercado hoy en día. Se envía con Microsoft Office y es compatible con todos los productos de Office. Cuenta con asistentes y una interfaz fácil de usar que lo guía a través del desarrollo de su base de datos. También están disponibles otras bases de datos de escritorio, como FileMaker Pro, LibreOffice Base (que es gratuita) y Brilliant Database.
Si está considerando una base de datos para una empresa mediana o grande, es posible que desee considerar una base de datos de servidor basada en lenguaje de consulta estructurado (SQL). SQL es el lenguaje de base de datos más común y es utilizado por la mayoría de las bases de datos en la actualidad.
Las bases de datos de servidor como MySQL, Microsoft SQL Server y Oracle son enormemente poderosas, pero también son caras y pueden tener una curva de aprendizaje abrupta.
