Cómo mantener pequeño el archivo PST al archivar su correo antiguo

A medida que la pila de correo que guarda en Outlook crece, también lo hace el tiempo que le toma a Outlook hacer lo que usted quiere que haga. El límite de tamaño de archivo PST se cierne. (El archivo PST o "Carpetas personales", por supuesto, es donde Outlook guarda todos sus datos, incluidos calendarios, contactos y correos electrónicos).

Un archivo pequeño PST es un archivo rápido PST

De cualquier manera, vale la pena mantener el tamaño de su archivo PST principal pequeño y manejable. Puedes hacer que Outlook haga algo de eso usando Autoarchivar. O puede dividir sus mensajes entre más archivos PST, que pueden ser indoloros y rápidos.

Archivar correo antiguo en Outlook y mantener el archivo PST pequeño

Para crear un archivo de mensajes antiguos en Outlook por separado del archivo PST que usa todos los días:

1. 1. En Outlook 2007:
      1. Seleccionar Archivo> Gestión de archivos de datos desde el menú en Outlook.
   2. En Outlook 2016:
      1. Hacer clic Expediente.
      2. Ve a la Información categoría.
      3. Hacer clic Configuraciones de la cuenta.
      4. Seleccionar Configuraciones de la cuenta … Desde el menú que se ha mostrado.
      5. Ve a la Archivo de datos lengüeta.
2. Hacer clic Añadir :
   1. En Outlook 2016:
      1. Ingrese el nombre para el archivo bajo Nombre del archivo:.
      2. Elija el formato deseado en Guardar como tipo:; típicamente, seleccione Archivo de datos de Outlook.
   2. En Outlook 2007:
      1. Elija el formato deseado. A menos que tenga que acceder directamente a los datos con Outlook 2002 o una versión anterior, es seguro resaltar Archivo de carpetas personales de Office Outlook (.pst).
      2. Hacer clic DE ACUERDO.
      3. Ingrese el nombre del archivo deseado.
         1. Los archivos anuales funcionan bien y tiene sentido nombrar el archivo PST después del año. Por supuesto, puede elegir archivos mensuales si tiene muchos correos grandes para tratar u otro esquema. Solo asegúrese de que los tamaños de los archivos PST resultantes estén en algún lugar alrededor de 1-2 GB. Los archivos más grandes tienden a ser menos eficientes.
      4. Hacer clic DE ACUERDO.
      5. Escriba el nombre deseado del archivo PST de archivo en Nombre:.
         1. Una vez más, tiene sentido nombrar su archivo después de su contenido.
3. Opcionalmente, proteger el acceso con una contraseña.
4. Hacer clic DE ACUERDO.
5. Ahora haga clic Cerrar.

Mover correo al archivo

Para rellenar su archivo PST recién creado:

• Arrastre y suelte carpetas enteras a la carpeta raíz que acaba de aparecer en Carpetas de correo.
  • Esto es útil si ya tienes un Archivo Carpeta que contiene, digamos, todo el correo del año pasado. Sólo tienes que soltarlo en el archivo PST.
• Alternativamente, para archivar elementos individuales:
  • Haga clic en la carpeta raíz nombrada después de su archivo PST bajo Carpetas de correo Con el botón derecho del ratón.
  • Seleccionar Nueva carpeta … desde el menu.
  • Escriba el nombre de la carpeta deseada.
  • Asegurarse Correo y Publicar Artículo s se selecciona en Carpeta contiene: Si quieres archivar correos electrónicos. Para archivar otros elementos, elija la categoría apropiada.
  • Hacer clic DE ACUERDO.
  • Arrastre y suelte mensajes de correo electrónico individuales o de grupos en la carpeta recién creada.
• Para mover todo el correo anterior a una fecha determinada en una carpeta (o carpetas anidadas):
  • • En Outlook 2016:
      • Hacer clic Expediente.
      • Ve a la Información categoría.
      • Hacer clic Herramientas de limpieza.
      • Seleccionar Archivo… del menú que ha aparecido.
    • En Outlook 2007:
      • Seleccionar Archivo> Archivo … desde el menú en Outlook.
  • Asegurarse Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas: esta seleccionado
  • Resalte la carpeta deseada.
  • Especifique la fecha en que se enviarán los correos electrónicos (por ejemplo, el 1 de enero de este año) en los que desea mudarse. Archivar elementos anteriores a: __ .
  • Utilizar el Vistazo … Botón para seleccionar el archivo PST de archivo creado anteriormente.
  • Hacer clic DE ACUERDO.
• Opcionalmente, compacte su archivo PST en vivo para reclamar el espacio recién liberado de inmediato.

Cerrar el archivo PST de archivo

Una vez que haya archivado todos los elementos, puede cerrar el archivo PST en Outlook:

1. Haga clic en la carpeta raíz de su archivo PST bajo Carpetas de correo Con el botón derecho del ratón.
2. Seleccionar Cerca "___" desde el menu.

Acceso al correo desde un archivo PST de archivo cerrado

Para recuperar mensajes de un archivo PST de archivo que ha cerrado:

1. 1. En Outlook 2016:
      1. Hacer clic Expediente.
      2. Seleccionar Abrir y Exportar.
      3. Hacer clic Abrir archivo de datos de Outlook.
   2. En Outlook 2007:
      1. Seleccionar Archivo> Abrir> Archivo de datos de Outlook … desde el menú en Outlook.
2. Resalte el archivo PST de archivo deseado.
3. Hacer clic Abierto.

El archivo PST y sus carpetas aparecerán bajo Carpetas de correo, Listo para la acción.