La mayoría de nuestros correos electrónicos probablemente se consideran importantes, pero definitivamente no todos. Ser capaz de distinguir los mensajes importantes de otros, como el spam o los mensajes que no requieren nuestra atención de inmediato, puede afectar drásticamente el tiempo empleado en examinar los correos electrónicos.
La mayoría de los servicios y programas de correo electrónico usan lo que se llama prioridades del mensaje para designar lo que es importante y lo que no lo es. Existen dos formas principales de utilizar las prioridades de los mensajes: manual y automáticamente, y aunque parezca extraño hacerlo, incluso puede marcar un mensaje como de baja prioridad o no importante.
Cómo funciona
Dependiendo del servicio de correo electrónico y del programa que use, puede marcar manualmente un mensaje como importante o no importante. Cuando esté listo para enviar el correo electrónico, si se trata de una función incluida, puede decir que el correo electrónico es importante y debe marcarse como tal para el destinatario, o puede disminuir la importancia para que no se sientan obligados a responder. el correo electrónico de inmediato.
Los correos electrónicos que tienen mayor importancia pueden aparecer en negrita en la Bandeja de entrada, o marcados en rojo, mientras que los mensajes menos importantes pueden aparecer en gris o desplazados hacia abajo en la lista. Los detalles específicos dependen del programa de correo electrónico del receptor.
Algunos proveedores de correo electrónico establecen la prioridad de un correo electrónico automáticamente aunque el remitente no haya especificado el nivel de importancia. Asume el nivel de prioridad y lo filtra en una sección "Importante" de su Bandeja de entrada. Esta función se basa en el comportamiento predicho y el servicio lo cambia constantemente según quién lo envíe por correo electrónico y si un mensaje se genera automáticamente o si proviene de una persona real.
Otros clientes de correo electrónico pueden incluso permitirle cambiar el estado de importancia de los correos electrónicos. A menudo, esto es lo que se necesita si un destinatario siempre usa una marca de prioridad alta / importante cuando no debería, pero es igualmente útil si desea que todos los correos electrónicos de un remitente se marquen como importantes para que nunca los pierda de vista.
Por que importa
Cuál preferiría tener: un programa de correo electrónico que le avise cada vez que reciba un mensaje, incluso correo no deseado, o uno que filtre automáticamente lo que cree que no es importante y lo deja con los correos electrónicos más críticos en una carpeta separada o, mejor aún, en la parte superior de su bandeja de entrada?
Cuando pasa menos tiempo buscando correos electrónicos sin importancia, puede dedicar más tiempo a trabajar o responder a los correos electrónicos que necesitan su atención en este momento. Es una de las mejores maneras de no solo comunicarse mejor y ser escuchado más rápidamente, sino también de ver lo que es importante cuando recibe docenas o más mensajes todos los días.
Dependiendo de la aplicación que utilice, el cliente de correo electrónico puede enviar una notificación de un nuevo correo electrónico solo si lo considera importante. Puede ver fácilmente cuán útil es esto para eliminar todos los correos electrónicos no críticos de sus notificaciones sin eliminarlos realmente.
Comunicar la importancia de un mensaje es tan importante con el correo electrónico como con el contacto cara a cara, y no es mucho más difícil. Todo lo que necesita es decidir entre una prioridad alta o baja cuando envía el correo electrónico.
Cómo hacerlo
La mayoría de los clientes de correo electrónico le permiten establecer la prioridad del mensaje al redactar el correo electrónico. Normalmente se encuentra en el cuadro de composición, ya que puede establecer el nivel importante por correo electrónico.
Puede cambiar la prioridad de un mensaje, o permitir un filtrado especial Importante Ver, en todo tipo de clientes de correo electrónico y servicios de correo web. Algunos ejemplos incluyen Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com y Yahoo Mail.
