Google Drive es el espacio de almacenamiento en la nube proporcionado por Google y estructurado para funcionar sin problemas con las aplicaciones de Google para procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones, entre otros. A cualquier persona con una cuenta de Google se le asignan 15 GB de almacenamiento en la nube gratuito en Google Drive, con cantidades de almacenamiento más grandes disponibles por una tarifa. Google Drive permite compartir fácilmente documentos y archivos con cualquier otra persona que tenga una cuenta de Google.
Cuando Google Drive era joven, los usuarios compartían cada documento por separado. Ahora, puede crear carpetas en Google Drive y llenarlas con archivos que contengan todo tipo de elementos relacionados, incluidos documentos, presentaciones de diapositivas, hojas de cálculo, dibujos y PDF. Luego, comparte la carpeta que contiene los múltiples documentos con un grupo para facilitar la colaboración.
Las carpetas son colecciones
Lo primero que debe hacer antes de poder colaborar con otras personas en Google Drive es crear una carpeta. Es un práctico compartimento de organización para los elementos que desea compartir. Para crear una carpeta en Google Drive:
-
Haga clic en el Nuevo botón en la parte superior de la pantalla de Google Drive.
-
SeleccionarCarpeta en el menú desplegable.
-
Escriba un nombre para la carpeta en el campo provisto.
-
Hacer clic Crear.
Comparte tu carpeta
Ahora que has creado una carpeta, necesitas compartirla.
-
Haga clic en su carpeta en Google Drive para abrirlo.
-
Verás My Drive> nombre de tu carpeta y una pequeña flecha hacia abajo en la parte superior de la pantalla. Haga clic en el flecha.
-
Haga clic en Compartir en el menú desplegable.
-
Ingrese las direcciones de correo electrónico de todas las personas con las que desea compartir la carpeta. Si lo prefiere, haga clic en Obtener enlace para compartir para recibir un enlace, puede enviarlo por correo electrónico a cualquier persona que desee acceder a la carpeta compartida.
-
De cualquier manera, deberá asignar permisos a las personas que invite a la carpeta compartida. Cada persona puede ser designada paraSólo vista, o puedenOrganizar, Añadir y editar.
-
Hacer clic Hecho.
Añadir documentos a la carpeta
Con la carpeta y las preferencias de uso compartido configuradas, es muy fácil compartir tus archivos de ahora en adelante. Hacer clicMi unidad en la parte superior de la pantalla de la carpeta para volver a la pantalla que muestra los archivos que ha cargado. De forma predeterminada, su Google Drive le muestra todos sus archivos, compartidos o no, y los organiza por la fecha en que se editaron más recientemente. Haga clic y arrastre cualquier documento a la nueva carpeta para compartirlo. Cualquier archivo, carpeta, documento, presentación de diapositivas, hoja de cálculo o elemento hereda los mismos privilegios de uso compartido que la carpeta. Agrega cualquier documento, y boom, se comparte con el grupo. Cualquier persona con acceso de edición a su carpeta puede hacer lo mismo y compartir más archivos con el grupo.
Puede usar el mismo método para hacer subcarpetas para organizar el contenido dentro de la carpeta compartida. De esa manera, no terminas con un gran grupo de archivos y ningún método para clasificarlos.
Encontrar archivos en Google Drive
No necesita confiar en la navegación de carpetas para encontrar lo que necesita cuando trabaja con Google Drive. Si le da a sus archivos nombres significativos, solo use la barra de búsqueda. Es Google, después de todo.
Todas las personas con acceso de edición pueden editar sus documentos compartidos en vivo, todo al mismo tiempo. La interfaz tiene algunas peculiaridades aquí y allá, pero aún es mucho más rápido para compartir documentos que para usar el sistema de check-in / check-out de SharePoint.
