A medida que más negocios comenzaron a volverse digitales a lo largo de los años, su firma estaba madura para la interrupción. En el año 2000, los EE. UU. Aprobaron la Ley ESIGN, una ley federal que otorga reconocimiento legal a las firmas y registros electrónicos siempre que todas las partes acuerden utilizar firmas y documentos electrónicos.
Una firma electrónica es una imagen de su John Hancock que puede insertar en PDF y otros documentos en lugar de firmar con un bolígrafo, y no requiere un escáner. Las firmas electrónicas o las firmas electrónicas han revolucionado el proceso de empujar el papel, facilitando la firma de documentos de forma remota y la solicitud de firmas múltiples.
Ahora, hay muchas formas de crear una firma electrónica y varios servicios que simplifican el proceso de solicitar firmas y firmar documentos, como contratos y acuerdos de préstamo. Ya no necesita encontrar una máquina de fax o escanear y guardar documentos, o conseguir que todos estén en la misma habitación.
En su lugar, puede crear o generar una firma en línea y usarla cuando la necesite. Lo mejor de todo es que hay muchas herramientas gratuitas disponibles que te permiten crear y guardar firmas para que siempre tengas tu firma electrónica a tu alcance.
¿Quién usa firmas electrónicas?
Muchos lugares de trabajo utilizan firmas electrónicas para los empleados a bordo, debido a la naturaleza del papeleo involucrado (comprobante de ciudadanía, formularios de impuestos y similares), así como a profesionales independientes, que necesitan firmar un contrato y presentar información sobre impuestos y pagos.
Las firmas electrónicas también son aceptables cuando se presentan impuestos personales y corporativos. Los sectores bancario y financiero utilizan firmas electrónicas para nuevas cuentas, préstamos, hipotecas y refinanciamiento, entre otros. Los propietarios de pequeñas empresas también pueden aprovechar las firmas electrónicas cuando realizan acuerdos con proveedores y contratan empleados.
En cualquier lugar donde haya un rastro de papel, los documentos pueden digitalizarse, reduciendo el desperdicio de papel y ahorrando tiempo.
Cómo firmar electrónicamente un PDF
Hay varias formas de crear una firma electrónica. También puede utilizar el software gratuito de firma electrónica para crear una firma en PDF, como DocuSign, que puede generar automáticamente una firma. De forma alternativa, puede dibujar su propia cuenta con una pantalla táctil o un panel táctil, o puede tomar una foto de su firma escrita y cargarla.
- Adobe Reader (gratuito) tiene una función llamada Fill & Sign, que permite a los usuarios crear una firma electrónica y completar formularios con texto, marcas de verificación y fechas. Al igual que DocuSign, Adobe puede generar una firma para usted después de escribir su nombre, o puede dibujar su firma o cargar una imagen. Cualquiera que sea el método que utilice, puede guardar esa firma en su cuenta y usarla cada vez que firme un PDF. Adobe también tiene aplicaciones móviles para iOS y Android.
- DocuSign le permite firmar documentos de forma gratuita, pero para solicitar firmas de otros o enviar firmas a través del software, debe registrarse para obtener una suscripción pagada. También cuenta con aplicaciones móviles, e integración de Gmail y Google Drive.
- HelloSign le permite firmar tres documentos por mes de forma gratuita y también tiene una aplicación Chrome que se integra con Google Drive. El servicio tiene una opción de diferentes fuentes también.
- Los usuarios de Mac pueden usar Adobe Acrobat Reader DC para firmar electrónicamente los archivos PDF, o pueden usar la aplicación Vista previa, que muestra los archivos PDF, para dibujar una firma con el trackpad. El trackpad de Force Touch, en MacBooks a partir de 2016, es sensible a la presión, por lo que una firma electrónica se parecerá más a una firma escrita. Si guarda su firma en la aplicación Vista previa, se sincronizará con sus otros dispositivos iOS, para que pueda tenerla disponible en su iPhone y iPad.
Entonces, la próxima vez que necesite firmar un documento electrónico esencial, pruebe una de las herramientas gratuitas que se presentan aquí y olvídese de ese escáner.
