En el mundo de los correos electrónicos, incluso el más mínimo cambio puede convertir su mensaje correcto en uno fantástico. Ajustar su escritura solo un poco puede ser la diferencia entre una conexión importante presionando el ícono de la papelera o haciendo clic en "Responder".
Como alguien que dirige una organización completamente virtual con más de 120 miembros del personal, he visto más que mi parte justa de correos electrónicos increíbles, y totalmente malos, y he notado que, muchas veces, la profesionalidad de un mensaje (o falta de eso) es lo que me hace decidir si ayudar al remitente o no.
Entonces, ¿cuáles son estos pequeños cambios que pueden hacer que sus correos electrónicos sean mucho más profesionales (y, por lo tanto, mucho más propensos a obtener lo que desea)? Aquí hay nueve cosas clave a tener en cuenta.
1. Tener una línea de asunto con propósito
No importa a quién envíe un correo electrónico, nunca deje su línea de asunto en blanco o vaga (lo estoy mirando, "Pregunta" o "Mensaje importante"). El truco es ser lo más específico posible, pero también mantener su línea alrededor de cuatro a nueve palabras. Menos es más, pero tener algo allí para comenzar es crucial: tentará al lector a hacer clic en su correo electrónico y los ayudará a ambos a encontrarlo en sus bandejas de entrada más tarde.
Su línea de asunto también puede ser un gran lugar para dejar en claro cuáles son los próximos pasos. Intente agregar (Necesidad para el martes) si hay una fecha límite, (No urgente) si no es urgente o (No se necesita respuesta) si es un correo electrónico para su información para el que no necesita una respuesta.
2. Escriba su correo electrónico al revés
Probablemente sepa que cada correo electrónico debe tener un llamado a la acción. Ya sea que le envíe un correo electrónico en un momento determinado o que organice una reunión, desea facilitarle a su lector lo que necesita hacer a continuación.
Pero muchas personas pegan esto en la última oración del mensaje. En cambio, para que sus correos electrónicos sean más fáciles de digerir, escriba su pregunta específica en la primera oración y luego agregue la información que necesite para respaldarla en los párrafos siguientes.
3. Dar contexto
Al dar su llamado a la acción, asegúrese de incluir algún tipo de oración que establezca el contexto del correo electrónico ("Este es el informe que discutimos la última reunión" o "Este es mi seguimiento de nuestro evento el lunes pasado").
4. Haz uso del espacio
Esto definitivamente parece una obviedad, pero en realidad no es raro recibir correos electrónicos sin interrupciones entre diferentes párrafos o nuevos pensamientos. Nada es más desagradable que recibir un correo electrónico que parece un muro de texto donde el escritor ni siquiera se molestó en dividir las oraciones en párrafos pequeños y más manejables. Facilítelo al lector: proporcione a su correo electrónico un comienzo, un medio (corto) y un final.
5. Quédate con una sola fuente
Usar Neon Comic Sans en un correo electrónico no te hará memorable, solo te hará raro. En otras palabras, mantenga siempre la fuente y el color de correo electrónico predeterminados. Además, no use varias fuentes en su correo electrónico. Esto suele suceder por accidente cuando las personas copian y pegan información de otros sitios, ya que los clientes de correo electrónico como Gmail no eliminan el formato. Para evitar esto, presione "shift + command + v" en lugar de solo "command + v", lo que hará que el texto coincida con el formato del correo electrónico.
6. Negrita o subrayado, pero solo cuando es realmente necesario
Si su correo electrónico contiene más de un punto o pregunta muy importante, use negrita o subrayado para resaltar esas partes de su mensaje. Solo tenga cuidado de exagerar con el formato de fuente; después de todo, no desea un correo electrónico que esté completamente en cursiva, en negrita y subrayado.
7. Revise todo
Todo el mundo sabe verificar errores ortográficos y gramaticales en los correos electrónicos, pero ¿ha verificado que las fechas, los títulos de los eventos, los plazos y los nombres estén escritos correctamente? En mi caso, siempre me siento un poco molesto cuando la gente pone esa "l" adicional en "Lily" para que sea "Lilly".
8. Mantenga su firma simple
Es bueno tener una firma que sea más que solo su nombre, pero no debería ocupar la mitad del correo electrónico. Deja de lado las citas largas, los párrafos con la historia de tu vida, los fragmentos de currículum, entiendes Solo su nombre, su posición actual y una o dos formas de contactarlo (como una dirección de correo electrónico y un identificador de Twitter con hipervínculos) son suficientes.
Otra nota al margen: he visto a un sorprendente número de profesionales poner citas religiosas al final de sus firmas de correo electrónico, y esto es definitivamente algo en lo que hay que pensar cuidadosamente. Recuerde, probablemente no conoce los sistemas de creencias de la mayoría de las personas a las que envía correos electrónicos, y no quiere que alguien se desanime debido a algo totalmente bajo su control.
9. Use BCC cuando sea necesario
En lugar de mantener a alguien que ya no es parte de la conversación en un hilo, muévalo a BCC (¡y asegúrese de avisarle cuando lo haga!). Un simple "Pasar a BCC" al comienzo del correo electrónico debería ser suficiente para asegurarse de que todos estén en la misma página.
Enviar excelentes correos electrónicos se trata de dominar los pequeños matices que su lector puede no notar pero que apreciará inconscientemente. Armado con esta lista, estás un paso más cerca de ser un maestro de la bandeja de entrada.
