Si es bueno responder, debería ser aún mejor responder a todos. ¿Derecha? No siempre. Si la respuesta es realmente importante para todos los destinatarios, se debe utilizar "Responder a todos".
Algunos responden que todos los escenarios se deben a contratiempos en los que un destinatario no se da cuenta de que hizo clic o tocó esa opción. La mayoría, sin embargo, probablemente se deben al hecho de que la persona no se da cuenta de cuándo enviar los mensajes Responder a todos.
De cualquier manera, generalmente es molesto para las otras personas involucradas en el mensaje grupal. Usar la etiqueta de correo electrónico adecuada, ya sea en el lugar de trabajo o socialmente, es increíblemente importante. Por eso es mejor usar Responder a todos con cautela.
Cuándo responder a todos
Use la función Responder a todos de su programa de correo electrónico solo cuando su respuesta sea necesaria para que el remitente original y todas las personas en los campos Para: y Cc: del correo electrónico original.
No respondas a todos cuando:
- Solo el remitente original necesita saber su respuesta,
- Sus comentarios serán cruciales para el remitente original y algunos otros destinatarios.
- Haga una respuesta normal en este caso y luego agregue manualmente la selección de otros destinatarios. Puede copiar sus direcciones desde el correo electrónico original si eso ayuda.
- Tu mensaje es simple como "¡Gracias!" o "yo también".
- Los avisos de agradecimiento pueden estar bien para enviar, pero no los envíe a todos los demás destinatarios. Solo el remitente debe ser consciente de cómo se siente con respecto al mensaje, no todas las demás personas del grupo.
Responder a todos se debe reservar solo para casos especiales. Solo debe usarse si necesita enviar el mismo mensaje a cada destinatario del grupo. De lo contrario, si no necesita hacerlo, debe responder solo a las personas relevantes. Esto puede ser simplemente responder al remitente o usar los campos Cc: o Bcc: para múltiples destinatarios específicos.
Como ejemplo, considere recibir un correo electrónico preguntándole si desea asistir a una fiesta de jubilación este fin de semana. Imagina que se envió a otras 30 personas y te preguntan no solo si vas a ir, sino si puedes traer algo de comida o ayuda de alguna otra manera.
En esta situación, no suele ser apropiado enviar una respuesta a todos los demás y explicar que no puede ir porque tiene que trabajar este fin de semana y que su hijo está enfermo de todos modos, por lo que no es un buen fin de semana para usted. Esos detalles son relevantes para el remitente, pero probablemente no para todos los demás invitados.
Sin embargo, hay momentos en los que debe responder a todos y se espera que responda a todos. Tal vez involucre una discusión grupal sobre un proyecto de trabajo u otra cosa que involucre directamente a los otros destinatarios.
No importa el caso, siempre debe analizarlo antes de enviar un correo electrónico masivo a otros. Es incluso peor cuando algunas personas envían mensajes de respuesta, uno tras otro, y recibe una docena de correos electrónicos en el lapso de un minuto o dos. Esos no solo son difíciles de seguir, sino que también son molestos si no tiene necesidad de leerlos.
