Las opciones de validación de datos de Excel se pueden usar para controlar el tipo y el valor de los datos ingresados en celdas específicas en una hoja de cálculo. Los distintos niveles de control que se pueden aplicar a las células incluyen:
- Mostrar un mensaje de aviso cuando se hace clic en una celda que contiene restricciones de validación de datos pero sin restricciones de datos en la celda en sí.
- Restricción del tipo y rango de datos que pueden ingresarse en una celda.
- Usar una fórmula ubicada en una ubicación diferente para determinar si los datos ingresados en una celda son válidos.
Este tutorial cubre la segunda opción de restringir el tipo y rango de datos que pueden ingresarse en una celda en una hoja de cálculo de Excel.
01 de 03Validación de datos en Excel
Además de poner restricciones en los datos que pueden ingresarse en una celda, se puede mostrar un mensaje de Alerta de Error que explica las restricciones cuando se ingresan datos no válidos.
Hay tres tipos de alertas de error que se pueden mostrar y el tipo elegido afecta la forma en que se aplican las restricciones:
- Detener - Previene la entrada de datos inválidos.
- Advertencia - advierte que se han ingresado datos no válidos en una celda con una opción para anular las restricciones
- Información - informa a los usuarios que se han ingresado datos no válidos en una celda pero no impide su entrada
Excepciones de alerta de error
Las alertas de error se muestran solo cuando los datos se escriben en una celda; no aparecen si se utiliza uno de los siguientes métodos de entrada de datos:
- Ingreso de datos a través del controlador de relleno que agrega datos no válidos
- Ingreso de datos a través de una fórmula que calcula un resultado inválido
- Ingreso de datos a través de una macro que ingresa datos inválidos en una celda
Cómo evitar la entrada de datos no válidos
En este tutorial, crearemos un ejemplo de validación de datos que cumpla con los siguientes criterios:
- Establece opciones de validación de datos que permiten solo números enteros con un valor de menos de 5 ser entrado en celda D1.
- Si se ingresan datos inválidos en la celda, Detener se mostrará una alerta de error.
Abrir el cuadro de diálogo de validación de datos
Todas las opciones de validación de datos en Excel se configuran mediante el cuadro de diálogo de validación de datos.
- Haga clic en celda D1 - la ubicación donde se aplicará la validación de datos.
- Haga clic en el Datos lengüeta.
- Escoger Validación de datosdesde el cinta para abrir el cuadro de diálogo.
- Haga clic en el Ajustes lengüeta.
- Bajo laPermitir: opción elegirNúmero entero de la lista.
- Bajo laDatos: opción elegirmenos que de la lista.
- En elMáximo: línea escribe el número 5.
La pestaña de alerta de error
Estos pasos especifican el tipo de alerta de error que se mostrará y el mensaje que contiene cuando un usuario intenta agregar datos no válidos a la celda.
- Haga clic enAlerta de error lengüeta.
- Asegúrate que Mostrar alerta de error luego de ingresar datos inválidos casilla está marcada.
- Bajo laEstilo : opción elegirDetener de la lista.
- En elTítulo: tipo de líneaValor de datos no válido.
- En elMensaje de error: tipo de líneaSolo se permiten números con un valor inferior a 5 en esta celda.
- Hacer clic DE ACUERDO para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la hoja de trabajo
Probando la Validación de Datos
Siga estos pasos para asegurarse de que la validación de datos para celda D1 funciona como debería - para restringir el ingreso de números con un valor mayor a 5:
- Haga clic en celda D1.
- Escriba el número9 en celda D1.
- presione el Entrar Tecla en el teclado.
- losDetener el cuadro de mensaje de alerta de error debería aparecer en la pantalla ya que este número es mayor que el valor máximo establecido en el cuadro de diálogo.
- Haga clic en elProcesar de nuevo en el cuadro de mensaje de alerta de error.
- Escriba el número2 en celda D1.
- presione el Entrar Tecla en el teclado.
- Los datos deben aceptarse en la celda, ya que es inferior al valor máximo establecido en el cuadro de diálogo.
