A veces tienes que escribir correos electrónicos severos.
Debe compartir comentarios con alguien en una oficina diferente, o estar en desacuerdo con una parte interesada, o decirle a alguien que se equivocó, y establecer una llamada o una reunión en persona sería una reacción exagerada (y corre el riesgo de hacer que la situación sea aún mayor) .
Dicho esto, cuando las notas más benignas pueden malinterpretarse, las apuestas son aún mayores cuando tienes algo crítico que decir.
Como alguien que trabaja de forma remota, constantemente envío correos electrónicos a las personas con comentarios. Y a pesar de que lo he hecho cientos de veces, sigo sintiendo un pequeño nudo en el estómago cuando escribo que el trabajo de alguien necesita muchos cambios.
Pero la gente a menudo responde mucho más positivamente de lo que hubiera imaginado. Doy crédito a una fórmula que uso que hace que los correos electrónicos agresivos sean tan amables y útiles como sea posible.
Así es como se descompone:
Línea 1: Di algo amigable
Cuando está escribiendo la línea de apertura (después del saludo, es decir), puede ser útil imaginar que es una conversación. Si alguien se acercara a usted y se lanzara directamente a su punto, se desanimaría.
Es por eso que una línea como ¿Cómo estuvo tu fin de semana? o espero que esta nota te encuentre bien, por superfluo que parezca, ayuda a comenzar con la nota correcta.
Línea 2: agradézcale
Si corresponde, es bueno notar los esfuerzos de la otra persona. No querrás sumergirte en lo que hicieron mal sin reconocer el tiempo que dedicaron a lo que enviaron.
Es tan fácil como: Muchas gracias por tu ayuda.
Línea 3: Señale algo positivo
Nadie quiere sentirse como un idiota (o como crees que son estúpidos). Entonces, si bien no desea andar por las ramas, es importante tomarse el tiempo para señalar una de las fortalezas del trabajo de la otra persona.
Intente, puedo ver a dónde conduciría. Por ejemplo, podría decirle a un informe directo que puede ver cómo la estrategia que implementaron ayudaría al equipo a funcionar mejor. O bien, puede decirle a un colega que hicieron un gran trabajo al abordar la principal preocupación del cliente.
Por supuesto, es importante mantener este comentario honesto. Debe mencionar algo que sea realmente beneficioso, y no debe prodigar elogios tan extensamente que el resto de su mensaje ciegue totalmente al destinatario.
Cuerpo del correo electrónico: recorrido por los cambios (y resultados)
Lo creas o no: las personas aprecian saber por qué elegiste hacer las cosas de manera diferente. Es contra-intuitivo (porque ¿quién quiere escuchar cómo se equivocaron en detalle?), Pero en realidad, muestra que tienes una gran opinión de ellos.
Demuestra que no estarías en desacuerdo con ellos solo por el simple hecho de hacerlo. Más allá de eso, muestra que cree que son lo suficientemente inteligentes como para aprender de los comentarios y cumplir con sus expectativas en el futuro.
Para evitar elaborar demasiado sobre lo que salió mal, limítese a oraciones que sigan el formato de … Y si tiene más de un cambio, use viñetas.
Se parece a esto:
O:
- Verá que realizamos algunos cambios en la plataforma de lanzamiento, en función de los comentarios del equipo de liderazgo.
- En ese sentido, me encantaría ver esos cambios en otros aspectos de la presentación, porque nos gustaría que fueran consistentes.
Última línea
Siempre termine preguntando si puede aclarar algo o responder alguna pregunta.
Si bien, por favor, avíseme si puedo responder alguna pregunta, puede parecer obvio, tiene un propósito. Hace que todo el espíritu de su correo electrónico sea más colaborativo.
De repente, pasa de decir "aquí hay cambios, punto" a "aquí hay cambios, ¿me avisarías si alguno de ellos no tiene sentido?" Esto demuestra que todavía valoras la opinión de la otra persona.
Entonces, todo lo que le queda es un cierre de sesión: cualquier cierre de sesión estándar (¡mejor, sinceramente, gracias!) Servirá.
Poniendolo todo junto
- Ejemplo de cambio y cómo producirá un resultado positivo.
- Si corresponde: ejemplo del cambio dos y cómo dará un resultado positivo.
- Si corresponde: ejemplo del cambio tres y cómo dará un resultado positivo.
Ahora que ha compuesto comentarios verdaderamente constructivos, tómese un minuto para pensar en su línea de asunto. Tal vez todo lo que necesita es presionar la respuesta, pero podría ser que un pequeño cambio afecte todo el tono. (¿Sabía que "hoy" es preferible a "urgente"? Más sobre eso, y otras palabras para evitar, aquí).
No todos los mensajes que envíe estarán llenos de elogios, y eso está bien. Si te tomas el tiempo para escribirlo cuidadosamente, eso será de gran ayuda.
