Hace unas semanas, mi hermana comenzó a enviarme mensajes de texto frenéticamente camino al aeropuerto. Iba en un viaje de negocios a Seattle y se suponía que se había encontrado con sus compañeros de trabajo en la estación de tren para que todos pudieran ir juntos al avión. Pero, ella se había quedado dormida y ahora esperaba gastar su viaje en taxi. "¿Estuvo bien?", Me preguntó, como si tuviera alguna idea de si su compañía saldría a la tarifa del taxi después de hacer los arreglos para el tren.
"Estoy seguro de que se encargarán de eso", le dije, tratando de calmarla. "Simplemente no pierdas tu vuelo", advertí, pensando que entonces ella estaría realmente jodida.
Por mucho que quisiera tranquilizarla acerca de la situación, realmente no tenía idea de saber si le reembolsarían o, lo que es más, si sus colegas se molestarían de que ella se perdiera el viaje en tren grupal y se fuera propio. ¿Lo verían como un desaire, y las cosas serían incómodas durante el viaje?
Si bien no soy un experto en viajes de negocios, sí sé que la comunicación es esencial para un viaje sin problemas. Y cuando recurrí a la propia jefa de gabinete de The Muse, Lindsay Moroney para su confirmación, ella estuvo de acuerdo: "Cada vez que entra en juego el dinero o el presupuesto en el trabajo, es mejor establecer expectativas claramente por adelantado con su gerente".
Si es nuevo en su empresa actual o simplemente no está acostumbrado a realizar viajes de negocios en general, no dude en preguntar por adelantado sobre la política de la empresa en lo que respecta a todos los gastos. Por ejemplo, Moroney explica que "algunas compañías piensan que el gasto de taxis no es gran cosa, pero las comidas no están cubiertas, mientras que otras se sienten más cómodas definiendo un estipendio diario que gastas como desees".
Si trabaja con un estipendio diario y viaja con su gerente o un ejecutivo de la compañía, probablemente pueda intuir que estará solo para muchas comidas. Si no hay estipendio y todas las comidas están cubiertas, averigüe con anticipación si hay cenas y almuerzos planificados previamente a los que se espera que asista.
Y en lo que se refiere a la comida, también es bueno pensar con anticipación sobre qué comidas se compartirán con colegas (o asistentes a la conferencia) y para cuáles estará solo. Es comprensible si te sientes raro al preguntar directamente sobre los horarios de comidas compartidas si eso no figura en tu agenda, pero puedes mencionar tu inclinación por la cafeína y preguntarle si quiere que le traigas un café con leche antes de las 9 AM. Esa es su señal para invitarlo a desayunar o dejarlo en paz, dependiendo de cómo quiera mirarlo.
Esta guía funciona bien para el resto del tiempo de viaje no laboral que encuentre. Puede ser útil solicitar una agenda antes de su viaje para que pueda comprender dónde debe estar y cuándo. Como sus colegas tampoco están acostumbrados a estar en la oficina las 24 horas, los 7 días de la semana, puede asumir con seguridad que el tiempo "libre" que figura en el cronograma es suyo. Y oye, está bien si prefieres acurrucarte en la gran cama del hotel a las 10 p.m. A menos que esté haciendo una lluvia de ideas para un proyecto con el equipo sobre bebidas, o si le parece grosero abandonar un evento nocturno, confíe en que su aporte y presencia durante todo el día son suficientes.
Pero, en ese sentido, si hay eventos del día "opcionales" o sesiones de oradores, probablemente debería ver un par. Sería de mal gusto rechazar cada extracurricular. Piensa en lo incómodo que sería si tu jefe descubriera que abandonaste un panel que te recomendó porque querías ejercitarte un poco.
En última instancia, su mejor opción para establecer la etiqueta del trabajo en viajes es tener líneas de comunicación abiertas. Es mejor hacer cualquier pregunta o abordar cualquier problema potencial antes de ir (como, "¿Cómo gasto realmente todo correctamente?"), En lugar de hacerlo en el momento. Como dice Moroney, cuando hablas con tu gerente, "si hay una política vigente, él o ella pueden darte detalles", y sabrás qué es aceptable y qué no. La idea es "ahorrarse el estrés de lo desconocido, y el gasto de un reembolso rechazado, y pedir al menos una semana antes de ir".
Ese es un consejo que mi hermana seguramente podría haber usado, y es un excelente consejo en general para mantener a raya la ansiedad por los viajes de trabajo, y su billetera intacta.
