¿Alguna vez tuvo uno de esos días en que, después de nueve horas repletas en la oficina, todavía no ha eliminado un elemento importante de su lista de tareas? ¿Cuándo sientes que podrías ser productivo, si solo trabajaras en una caja silenciosa y sin distracciones y no fueras bombardeado por correos electrónicos, llamadas telefónicas y visitas de compañeros de trabajo cada 30 segundos?
Pero, por supuesto, ese no es el caso. La mayoría de nosotros, los jóvenes profesionales, estamos sentados en cubículos pequeños y desordenados, rodeados por docenas de otros profesionales jóvenes en cubículos pequeños y desordenados, y plagados de las continuas distracciones digitales de nuestros teléfonos, computadoras y moras.
No es el mejor entorno para trabajar. Entonces, ¿cómo podemos desconectar las distracciones de la oficina, abrocharse el cinturón y realmente hacer las cosas? Aquí hay seis soluciones simples.
1. Libérate del correo electrónico
El hecho de que reciba toneladas de correo electrónico todos los días no significa que deba estar vinculado a su Outlook (o Entourage o Gmail). De hecho, tener su correo electrónico constantemente en pantalla puede hacerlo menos productivo.
Un cambio fácil: no tenga su correo electrónico abierto en su monitor todo el día. En su lugar, apague todas sus alertas y haga un esfuerzo concertado para verificar solo los mensajes en los horarios programados (reviso los míos aproximadamente una vez cada hora). Si esto te pone nervioso, si tu jefe es un correo electrónico frecuente o si tienes un cliente que necesita respuestas verdaderamente inmediatas, puedes personalizar cómo Outlook te alerta para que solo las cosas importantes llamen tu atención.
2. No levante el teléfono
El hecho de que suene no significa que deba responderlo. Si ha reservado una hora para elaborar un informe para su jefe y recibe una llamada de un número desconocido, déjelo ir al correo de voz. A menos que esté esperando una llamada, no vale la pena interrumpir su atención. Confía en mí, si es importante, la persona que llama dejará un mensaje, y siempre puedes volver a llamar.
También se ahorrará el estrés de no estar preparado para una llamada: si ha estado procesando números durante una hora y un local llama por un envío tardío, estará más nervioso si contesta ahora que si se detiene, vuelva a enfocar y vuelva a llamar después de haber rastreado la información de ese envío.
3. Señal a sus compañeros de trabajo
El ambiente social es una de las mejores cosas de trabajar en una oficina, pero también es una de las que más distrae. Una forma de contrarrestar esto es establecer un sistema con sus compañeros de trabajo para que todos sepan cuándo no molestarse. Esto es fácil cuando tiene una puerta de oficina que puede cerrar, pero si no la tiene, idee su propia señal que diga "por favor, no me interrumpa ahora".
Puede ser tan simple como ponerse unos auriculares (incluso si no está escuchando música) o colocar su accesorio de escritorio favorito en la parte superior de su monitor. Solo tenga en cuenta que esto solo funciona si también está disponible durante todo el día; a veces las personas necesitan su atención.
4. Estar físicamente organizado
Ahora no necesariamente tiene que mantener su escritorio libre de papel o codificar por color sus carpetas, pero si está organizado, de la forma que le resulte más conveniente, y puede encontrar cosas, será más productivo. (Mi escritorio puede parecer una caja de notas post-it explotadas por toda su superficie, ¡pero tengo un sistema, lo juro!) A nadie le gusta perder 10 minutos buscando los minutos de la reunión de la semana pasada cuando se supone que estás escribiendo agenda de esta semana
Este es también un lugar donde la tecnología realmente puede ayudar. Me resulta mucho más fácil archivar cosas digitalmente, así que hago un punto para escanear todo y guardarlo en el disco compartido de mi empresa. De esa manera, si estoy hablando por teléfono con un cliente y necesito verificar dos veces un contrato, puedo abrirlo en mi pantalla, sin necesidad de ponerla en espera mientras busco en mi cubículo el derecho carpeta.
5. ¡Distraerse!
Las personas a menudo se centran en eliminar distracciones como Facebook, sitios de compras en línea y transmisión de medios en el lugar de trabajo. Pero por mucho que a tu jefe le guste verte inclinado sobre tu teclado mirando esa hoja de cálculo durante las ocho (o más) horas al día, eso no te hará más productivo.
De hecho, un estudio reciente mostró que "la navegación web en realidad puede refrescar a los trabajadores cansados y mejorar su productividad, en comparación con otras actividades como hacer llamadas personales, mensajes de texto o correos electrónicos, y mucho menos trabajar directamente sin ningún descanso".
Entonces, adelante: pasa 15 minutos poniéndote al día con tus chismes de Gawker o busca a los recién llegados a JCrew. El descanso lo hará aún más productivo cuando vuelva a centrarse en las tareas en cuestión.
6. Mantenga un diario de trabajo
Finalmente, y lo más importante, descubra cómo trabaja mejor personalmente. Intente escribir todo lo que hace durante el día y cuánto tiempo le lleva, probablemente se sorprenderá.
Comencé a llevar un diario de trabajo para poder contar cuánto tiempo me dedicaban las tareas administrativas y cuánto quedaba para dedicar a proyectos a largo plazo. Pero también terminó mostrándome mis patrones de trabajo, por ejemplo, que obtengo la mayor parte del trabajo realizado durante la tarde. Reconocer esto me ayudó a establecer un mejor horario: ahora trabajo hasta tarde en lugar de llegar temprano y, por lo general, puedo aportar mucha más productividad a mi día.
No siempre es fácil desconectarse de las distracciones, pero solo piense: cuanto más productivo sea ahora, más rápido saldrá del cubículo y entrará en una oficina, donde podrá cerrar la puerta.
