No necesariamente me considero una gran multitarea. De hecho, me resulta bastante difícil hacer más de una cosa a la vez. Digamos que acariciarme la cabeza y frotarme el estómago no es el truco de mi fiesta.
¿Una tolva de proyecto, sin embargo? Esa es una reputación de la que definitivamente tomaré posesión. Esbozo un artículo, respondo un correo electrónico aleatorio y luego empiezo un proyecto, todo antes de regresar a mi bandeja de entrada para responder a otro mensaje. No abordo sistemáticamente una cosa a la vez. En cambio, salto de una tarea a otra para no perder mi lista de tareas que parece no tener fin.
Sin embargo, recientemente me di cuenta de algo que me hizo querer cambiar mis métodos. Sí, mis días de trabajo se sentían increíblemente ocupados. Pero, no necesariamente se sentían productivos . Llegaba a la noche con proyectos grandes e inminentes aún pendientes de mi lista. Sabía que pasé las últimas ocho horas escribiendo febrilmente en mi computadora. Entonces, ¿cómo no logré hacer esas cosas? ¿A dónde iba mi tiempo?
Es por esta misma razón que decidí probar un método llamado "procesamiento por lotes". Es una palabra divertida, pero un concepto increíblemente simple. Básicamente, significa que agrupa tareas similares y luego las realiza de una sola vez. Este método supuestamente aumenta su productividad al ayudarlo a evitar ese cambio frenético de engranajes que siempre ocurre cuando salta de un proyecto a otro. En cambio, puedes mantenerte enfocado y concentrado en las tareas que tienes entre manos, disminuir tus distracciones y conquistar esas tareas estratégicamente.
No hace falta decir que sonó como una táctica diseñada solo para mí. Entonces, probé este sistema durante una semana sólida para ver si era algo que realmente ayudó a dar a mi productividad y concentración una patada muy necesaria en los pantalones. ¿Tienes curiosidad por lo que pensé? Bueno, sigamos con el tema "agrupar cosas como juntas" y echemos un vistazo a algunos pros y contras.
Pros
Realmente perdí menos tiempo
Si bien la Técnica Pomodoro logró influirme un poco, todavía me considero escéptico cuando se trata de diferentes ataques de productividad que prometen maximizar mis horas de trabajo. Entonces, dudaba sobre este experimento. En todo caso, supuse que solo perdería un tiempo precioso tratando de descubrir cómo hacerlo de manera efectiva.
Sin embargo, terminé sorprendiéndome por cuánto tiempo esta táctica realmente me salvó. Por un lado, abordar tareas similares en el mismo período de tiempo me ayudó a sentirme mucho menos agotado y estresado. Además, ni siquiera puedo explicar adecuadamente cuántos minutos ahorré al no tener que abrir y cerrar constantemente un montón de documentos diferentes y pestañas del navegador. En cambio, tendría acceso a lo que necesitaba, me ocuparía de todas esas tareas relevantes y luego tacharía un bloque completo de cosas de mi lista. ¡Realmente fue una forma inteligente de trabajar!
Estaba menos intimidado por grandes proyectos
Todos estamos familiarizados con esos grandes proyectos y tareas que encuentran un hogar permanente en nuestras listas de tareas, principalmente porque estamos demasiado abrumados e intimidados para comenzar con ellos.
Pero, utilizando esta técnica de procesamiento por lotes, decidí dividir las tareas más grandes en elementos de acción más pequeños y pequeños. Por ejemplo, anteriormente hubiera escrito "Escribir artículo para The Muse" en mi lista. Sin embargo, para agrupar las cosas de manera más efectiva, dividí esa tarea en varios pasos más pequeños, como reunir mi investigación, delinear mi pieza, redactar y editar, y luego presentarla.
Hice esto para todos los artículos o proyectos más grandes en los que estaba trabajando ese día. Luego, haría mi investigación para todos ellos antes de pasar al siguiente paso, en lugar de tratar de abordar un artículo completo a la vez.
Esto significaba que en realidad estaba progresando en aquellas cosas que normalmente tengo la tendencia de impulsar. Pero, todo el proceso se sintió mucho más manejable.
Cometí menos errores
Seamos realistas: saltar constantemente durante la jornada laboral puede distraer y desorientar. Por supuesto, nadie es perfecto. Pero descubrí que este enfoque desarticulado de mi trabajo resultó en demasiados errores y descuidos, incluidos errores tipográficos en artículos y correos electrónicos enviados a las personas equivocadas.
Por lotes, me encontré haciendo menos de estos resbalones. No soy un científico, pero seguiré adelante y acreditaré el hecho de que pude dedicar todo mi enfoque a la tarea que tengo delante. Mis pensamientos no estaban tan dispersos, lo que significaba que podía detectar proactivamente cualquiera de esos pequeños errores y errores.
Contras
Mi lista de tareas pendientes tardó más en crearse
En aras de ser equilibrado y honesto, no intentaré fingir que esta técnica de productividad estaba totalmente libre de inconvenientes. El más grande que encontré una y otra vez fue que mi lista de tareas pendientes me llevó mucho más tiempo reunirme por la mañana.
Soy una persona visual Entonces, sabía que si iba a seguir con este método de procesamiento por lotes, mi lista tendría que estructurarse de la misma manera; de lo contrario, terminaría saltando de nuevo. Sin embargo, rápidamente aprendí que intentar ser estratégico implica pensar y revisar seriamente.
Al final, generalmente lo hice de esta manera:
- Anotaría todas las cosas que quería lograr ese día en una lista gigante.
- Tomaría mis marcadores para codificar por colores y agrupar los elementos similares.
- Luego, ya que mirar ese desorden garabateado y resaltado me hubiera llevado al límite, escribí una lista completamente nueva, prestando atención a la agrupación de elementos según mi código de colores.
Como estoy seguro de que puedes adivinar, esto significaba que el solo hecho de prepararme para trabajar cada día me llevó casi el doble de tiempo. Pero, sinceramente, creo que esos dos minutos adicionales terminaron valiendo la pena.
No siempre fue sostenible
Las reuniones aleatorias y las emergencias aparecen a lo largo de su jornada laboral, cosas que ni siquiera planeaba ocuparse de repente terminan siendo prioridades. Todos sabemos cómo va eso.
Entonces, si bien este método funciona extremadamente bien en aquellos días en que todo sale según lo planeado, no siempre es manejable cuando de repente tienes una reunión inesperada o una crisis laboral. Y, aunque obviamente necesita hacer algunos ajustes y ocuparse de lo que hay que hacer, definitivamente puede ser un poco frustrante y desorientador tener una llave inglesa en sus mejores planes. Después de todo, no puede realmente "lotes" emergencias urgentes, después de todo.
Entonces, ¿continuaré por lotes en mi lista de tareas?
Como con cualquier cosa, hay algunos beneficios y fallas distintas que vienen con este método. Pero, en general, diría que definitivamente es algo que continuaré implementando. Realmente me ayudó a aumentar mi concentración y me animó a conquistar mi lista de tareas pendientes con un poco de estrategia.
Claro, surgieron algunas cosas que no pude planear. Sin embargo, siempre que esté dispuesto a mantener un poco de flexibilidad con este sistema de gestión del tiempo, creo que encontrará un gran éxito con él.
¿Has probado el procesamiento por lotes? ¡Ponte en contacto conmigo en Twitter y cuéntame cómo te funcionó!
