Teniendo en cuenta que el correo electrónico es la forma principal de comunicación en la mayoría de las oficinas, no siempre elegimos nuestras palabras escritas tan sabiamente como deberíamos. Especialmente cuando intentamos pasar rápidamente por una bandeja de entrada llena o responder mensajes entre reuniones en nuestros teléfonos, es fácil ser molesto, abrasivo o simplemente grosero sin darnos cuenta. Con solo unas pocas palabras escritas (u omitidas), un correo electrónico rápido puede pasar de un mensaje amigable a un desastre total.
Bueno, es hora de una intervención por correo electrónico. Estos son algunos de los errores más comunes en el lugar de trabajo que hacemos inconscientemente, y algunas estrategias de solución rápida para evitarlos en el futuro.
1)
¿Alguna vez ha recibido un mensaje de correo electrónico con solo un asunto? Vi que estaba hablando por teléfono: llámeme cuando tenga la oportunidad o ¿Dónde está su informe de fin de mes? Sí, y probablemente lo encontraste desagradable, molesto o ambos. Recuerde, ya sea que sea un asociado o un gerente, el correo electrónico y los mensajes de texto no son lo mismo, y nunca lo serán. Y un correo electrónico con un asunto escrito como un texto siempre enviará el mismo mensaje: No vales mi tiempo.
Solución rápida: Todos tenemos días locos en la oficina, cuando solo necesitas contactar con un colega o un informe directo sin escribir una novela. Entonces no lo hagas. Use un tema de una o dos palabras como Reunión o Fin de mes con una o dos líneas rápidas en su mensaje:
Este enfoque siempre y para siempre valdrá los 15 segundos adicionales de su tiempo.
2)
Cuando tiene un proyecto importante o un informe que está discutiendo por correo electrónico, deletrea palabras completas en mayúsculas ( NECESITO su cierre de sesión AL FINAL DE HOY ) y resaltar, poner en negrita o subrayar oraciones completas puede parecer una conversación a tus colegas
Una vez trabajé con alguien que me enviaba correos electrónicos con la APROBACIÓN DE NECESIDADES en rojo y todo en mayúsculas a lo largo de sus mensajes, o con párrafos completos resaltados en amarillo. Ella estaba tratando de ser informativa y llamar detalles importantes, pero su enfoque resultó ser demasiado abrasivo.
Solución rápida: use encabezados en negrita o en cursiva o viñetas para resaltar los proyectos o puntos importantes que está haciendo, y mantenga el formato en un par de palabras, no en párrafos completos. Si le preocupa que su lector pueda escanear un correo electrónico y omitir elementos urgentes, asegúrese de estar utilizando un asunto de correo electrónico informativo, como Proyectos para aprobación al final del día. Finalmente, asegúrese de mantener sus correos electrónicos rápidos y concisos, lo que hará que sea más probable que el destinatario obtenga toda la información necesaria.
3)
Cuando envíe un correo electrónico a un colega con una sugerencia útil o un detalle que se pasó por alto en un mensaje anterior, presione "responder a todos" puede hacer que los comentarios o consejos amistosos parezcan condescendientes o competitivos, especialmente cuando el gerente de la persona está en desventaja. (Copiar al jefe de alguien por correo electrónico con una corrección es básicamente lo mismo que hacerle una crítica constructiva mientras su jefe está parado allí, nadie lo aprecia exactamente).
Solución rápida: si tiene una sugerencia para el remitente, envíele un correo electrónico directamente, idealmente en un hilo diferente para que no haya riesgo de golpear accidentalmente "responder a todos". ¡Mejor aún, levante el teléfono! Una llamada telefónica rápida facilita la limpieza de los detalles, sin el riesgo de ofender a nadie.
4)
Lo sé, cuando tienes prisa por el tiempo y revisas tu bandeja de entrada, puede parecer un paso innecesario escribir Gracias, tu nombre , especialmente cuando tu firma de correo electrónico está allí. Bueno, hazlo de todos modos. Enviar un correo electrónico sin tu nombre es similar a abandonar una conversación sin decir adiós. Te hace ver apresurado y descuidado, y es grosero.
Solución rápida: agregue Gracias y su nombre a su firma de marca, y configúrelo para que complete automáticamente su correo electrónico cuando presione enviar. La firma de una manera amigable y profesional se hará siempre, sin que tenga que hacer nada.
5)
El envío de correos electrónicos que no desea que vea su gerente puede ponerlo en una situación profesional si el correo electrónico se reenvía. Y sí, eso debería ser evidente, pero aún sucede todo el tiempo. Un amigo mío trabajó con una mujer que se quejó de ella en una cadena de correo electrónico, ¿y adivina qué? Ese correo electrónico finalmente terminó en su bandeja de entrada.
Recuerde también que el correo electrónico de la empresa es propiedad de la empresa y se considera un juego justo si Recursos Humanos decide que necesitan acceso a su cuenta. Los consejos sinceros a un colega, las quejas sobre sus compañeros de trabajo o los detalles sobre sus planes de fin de semana nunca deben abandonar su bandeja de salida.
Solución rápida: Sea el profesional consumado y pretenda que su jefe es criticado en cada correo electrónico que envía. Fin de la historia.
