Seamos realistas. El hecho de que Gmail le permita dividir su bandeja de entrada en cinco subcarpetas solo puede significar una cosa: la mayoría de los correos electrónicos que recibimos son una basura total. Y cuando envía una nota a un colega, su jefe o un gerente de contratación, es probable que se encuentre entre algo crítico y el spam de Viagra o los GIF de BuzzFeed.
Entonces, ¿cómo se asegura de que su mensaje sea notado y, lo que es más importante, leído? Póngase en el lugar de su destinatario y asegúrese de que cualquier correo electrónico que escriba responda a estas cinco preguntas.
1. ¿Por qué debería abrir esto?
Su línea de asunto es el identificador de llamadas de su correo electrónico: determinará si se responde o se ignora. Hágalo específico y directo para que su destinatario sepa exactamente qué esperar del mensaje. Si necesita que su compañero de trabajo le dé su opinión el martes, no entierre una nota en la última línea. Dale un título a tu correo electrónico "Responde antes del martes: notas de la reunión de hoy" en lugar de "Hola" (que es el correo electrónico equivalente a escuchar "tenemos que hablar").
Si solicita un trabajo, use palabras clave como el nombre del puesto o su experiencia para destacar. Escribir "Community Manager con 4 años de experiencia" es una manera corta y dulce de ofrecer sus credenciales por adelantado.
2. ¿Quién eres tú?
Si le escribe a alguien por primera vez, por ejemplo, un gerente de contratación o alguien a quien escuchó hablar en un evento pero no se reunió, querrá establecer una relación lo más rápido posible. Por ejemplo, antes de escribir un correo electrónico frío a una empresa sobre puestos de trabajo independientes abiertos, supe que el fundador y yo asistíamos a la misma universidad. Puse "Yale alum" tanto en mi asunto como en la primera oración de mi correo electrónico; Recibí una respuesta y programé una entrevista dentro de las 48 horas.
Use cualquier terreno común que pueda encontrar (escuelas, amigos o intereses mutuos, asociaciones profesionales) para que los destinatarios sepan que vale la pena conectarse. O si trabaja en una gran empresa y se contacta con un ejecutivo a quien conoció antes, un recordatorio rápido de cuándo y dónde se conectó por última vez le ayudará a recuperar su memoria.
3. ¿Qué necesitas?
¡Es por eso que estás escribiendo en primer lugar! Ahora es el momento de la gran explicación, ¿verdad? Aún no. Intenta ser claro y convincente en una o dos oraciones. En el trabajo, piense en su correo electrónico como un breve contacto inicial que puede establecer una conversación en vivo por teléfono o en persona si se necesita más explicación.
Esto es especialmente cierto para los correos electrónicos fríos cuando el destinatario no está anticipando su mensaje. Si está escribiendo para solicitar una reunión de café, sea específico pero deje espacio para la intriga. Por ejemplo, escriba "Me encantaría compartir lo que he aprendido sobre marketing de contenidos, así como aprender cómo puedo contribuir a sus proyectos actuales". Recuerde: las personas ocupadas no quieren que su cerebro sea "elegido", quieren para ser más inteligente intercambiando ideas.
4. ¿Qué hay para mí?
Piense en su correo electrónico como una transacción: lo que desea de su destinatario debería beneficiarla tanto como a usted. En el trabajo, todos buscamos la aprobación de nuestros colegas, gerentes y clientes. ¿Cómo puede lo que solicita ayudar a su destinatario a lograr esto? Sea explícito con frases como "puedo ser un activo para su equipo", "esto puede ayudar a presentar sus ideas más claramente" o incluso "los comentarios de los clientes muestran que están buscando soluciones como estas".
5. ¿Lo apreciarás?
Con tantos correos electrónicos impersonales que llegan a nuestras bandejas de entrada cada día, haga que el suyo se destaque mostrando un poco de humanidad. Ya sea que se dirija a un colega o un contacto frío, está solicitando el tiempo de esa persona para seguir cuidadosamente su correo electrónico. Demuestre que aprecia el esfuerzo al cerrar sesión con “gracias” o “sinceramente” (en serio, “lo mejor” es demasiado confuso). Un poco de etiqueta contribuirá en gran medida a obtener la respuesta que desea.
Mantenga estas preguntas en una nota adhesiva y verifique sus mensajes antes de enviarlas. No solo dominará el correo electrónico, sino que será un comunicador muy bueno en cualquier entorno profesional.
