Si alguna vez has dirigido una reunión, probablemente también hayas experimentado tratar de retirar una sesión que rápidamente ha dado un giro a lo caótico.
Quizás estés lidiando con un grupo extra hablador, o esa persona que parece tener la capacidad de atención de un niño de cuatro años. Tal vez todos tengan una gran idea para compartir, o tal vez el bebé real finalmente fue nombrado, y es de lo único que se puede hablar.
Cualquiera sea la razón, las reuniones pueden, y lo hacen, salir de control. Pero si está a cargo de la reunión, desea estar al tanto de las cosas y evitar perder el tiempo de todos con reuniones ineficientes.
Mantener al grupo encaminado puede ser más fácil decirlo que hacerlo, pero con una planificación inteligente y unos pocos días de estrategias, estará en camino a reuniones de equipo más enfocadas.
Comience con un plan
El primer paso para establecer el control es preparar una agenda. Y quiero decir, una agenda buena, anticuada y escrita a máquina que se puede enviar a los asistentes con anticipación (y luego mostrar o entregar en la reunión como un recordatorio amistoso). Puede parecer demasiado obvio escribir todo, pero confía en mí, tener algunos detalles en papel te ayudará a mantenerte a ti, y a todos los demás, enfocados en lo que realmente trata la reunión.
Al elaborar su plan, piense en el objetivo final que desea lograr en la reunión (por ejemplo, ¿es una sesión de lluvia de ideas o necesita finalizar algunos elementos de acción clave?). Luego, trabaje hacia atrás para determinar qué debe discutirse para alcanzar ese objetivo, qué preguntas deben responderse y qué responsabilidades deben asignarse. Asegúrese de que cualquiera de estos cabos sueltos tenga un lugar en la agenda, para que todos sepan qué esperar antes de llegar.
Además de estos puntos de la agenda, también piense en las personas que asistirán. ¿Cuántas personas habrá? ¿Ellos se conocen? ¿Cuáles son sus personalidades? ¿Qué los distrae típicamente? Esto lo ayudará a decidir si necesita construir un tiempo extra al comienzo de la sesión. Por ejemplo, si sabe que los asistentes a su reunión querrán participar en una conversación personal antes de comenzar, planifique unos minutos para que todos puedan hablar de sus sistemas antes de comenzar a trabajar.
Facilitar para el enfoque
Su próximo paso es crear un espacio de reunión que desaliente la distracción y las interrupciones. Comience con el espacio físico, asegurándose de que la habitación esté cerrada del ruido y las conversaciones externas y sin distracciones visuales, como una pantalla de video en bucle o materiales sobre la mesa. Y justo antes de que comience la reunión, guarde su teléfono y cierre su computadora portátil; es una señal sutil para los demás de que deberían hacer lo mismo.
Luego, prepare el escenario para la productividad. Asegúrese de que la agenda esté disponible, ya sea imprimiendo copias o levantándola en la pantalla, y asegúrese de repetir los objetivos de la reunión mientras da la bienvenida a todos (p. Ej., “Estamos aquí hoy para finalizar los detalles para el evento de recaudación de fondos "). Además, asegúrese de recordarle a la gente cuándo se supone que la reunión está terminando. Simplemente decir: "Sé que todos tenemos mucho que hacer, así que tratemos de mantener esto en menos de 30 minutos", les recordará a las personas que desean una reunión eficiente tanto como ellos.
En una nota más logística, si tiene materiales de reunión adicionales, páselos a medida que avanza en lugar de al comienzo de la sesión. He escuchado a otros sugerir que este enfoque es una distracción, pero he aprendido que la mayoría de las personas leerán con anticipación y descarrilarán las reuniones si tienen la oportunidad de ver lo que está por venir.
Trayendo de vuelta al grupo
Una agenda clara y un espacio limpio para reuniones ayudan mucho a mantener el rumbo, pero no importa cuán cuidadosamente planifique su reunión, las distracciones aún pueden suceder. Ahí es donde entra en juego el arte de la transición. Antes de ir a una reunión, asegúrese de contar con algunas formas educadas, pero efectivas, de redirigir la conversación a donde lo desee. Aquí está un par de mis favoritos:
Envuélvelo
Al igual que un buen ensayo (sí, todos lo recordamos), debe concluir su reunión con un breve resumen. Indique claramente lo que se logró y las tareas pendientes posteriores, los próximos pasos o las responsabilidades. Esto no necesita ser detallado, de hecho, no debería durar más de un minuto o dos, pero ayuda a hacer una reverencia en su reunión para decir algo como: “Gracias a todos. Hemos avanzado mucho en finalizar la logística del evento. Emily se pondrá en contacto con el coordinador del evento con estos detalles, y le enviaré una lista de correo electrónico de las tareas pendientes finales de todos ".
Seamos realistas, cuando pones a un grupo de personas en una habitación pequeña, puede ser difícil establecer y mantener el control. Entrar a su próxima reunión con un plan, una agenda y algunas líneas clave para que todos vuelvan a la normalidad puede marcar la diferencia.
¡Dinos! ¿Cómo mantiene el control de sus reuniones?
