La mayoría de las personas acepta que las reuniones son parte del trabajo, pero eso no significa que las disfruten. Como muestra esta infografía, los gerentes pasan entre el 35 y el 50% de su tiempo en reuniones y hasta cuatro horas a la semana solo en actualizaciones de estado. Y esos mismos jefes consideran que el 67% de las reuniones son un fracaso.
Por mucho que intentes escapar de ellos, también son increíblemente importantes para tu carrera. Las reuniones son una etapa profesional: es donde otros ven tu capacidad de liderazgo. Cómo hace llegar su punto de vista, maneja preguntas difíciles y facilita una discusión, dice mucho sobre su capacidad. La gente usa este tiempo para evaluar y juzgar a los demás. Incluso si te sientas en silencio y escuchas, estás enviando un mensaje.
Independientemente de las razones por las que luchan con las reuniones, los profesionales expertos saben que tienen que encontrar una manera de usarlos para ganar y expandir su credibilidad. En lugar de tratar de escabullirse o quedarse atrás, aquí hay cinco formas de aprovechar al máximo cada reunión en la que participe.
1. Obtenga su voz en la habitación temprano
La dinámica de las reuniones se establece desde el principio por la mayoría de los oradores vocales. Por lo tanto, trate de hablar en los primeros cinco minutos para mostrar confianza y establecer su voz. No solo se beneficia al presentar sus ideas mientras todos están frescos y prestando atención, sino que es más probable que sus comentarios sean referidos más adelante, lo que le brinda otras oportunidades para ser escuchado.
2. Construir sobre los pensamientos de otros
El diálogo en las reuniones puede ser rápido, y las ideas se descartan rápidamente. Si otras personas toman los puntos que quería decir, puede sentir que necesita esperar un pensamiento creativo y verdaderamente original para hablar. Pero esa es una barra alta y puede mantenerte al margen (tal vez para toda la reunión).
En cambio, observe lo que otros dicen y busque hilos comunes que puedan llevar la conversación hacia adelante. Puede ser tan simple como decir: "He escuchado a tres personas mencionar modificaciones de productos, ¿cómo podría ser eso?" O "Si damos un paso atrás, el único punto en el que nos quedamos atrapados es la línea de tiempo". También puede ser una forma útil de evitar que las personas hablen entre sí y alentarlas a encontrar áreas de acuerdo.
3. Haga preguntas poderosas
Una crítica común de las reuniones es que hablan demasiado y no escuchan lo suficiente. Cuando las personas están demasiado concentradas en sacar una lluvia de ideas, puedes diferenciarte alentando al grupo a escucharse entre sí. Este es un papel que rara vez se juega, pero es necesario y apreciado: muestra confianza para hacer que todos pausen y reflexionen.
Una manera simple de hacer esto es hacer preguntas poderosas. Estas son preguntas de "cómo" y "qué" en lugar de "por qué". Debido a que no ponen a la gente a la defensiva ni profundizan en la búsqueda de hechos, alientan a las personas a abrirse y pensar de manera expansiva.
Por ejemplo, puede preguntar:
- ¿Cuál es el aspecto más importante de esta decisión?
- ¿Cómo mediremos el éxito de esto?
- ¿Qué tiene de diferente esta sugerencia de lo que hemos probado antes?
- ¿Cuáles son los temas que ves emerger?
4. Esté preparado (pero manténgase flexible)
Si se prepara para las reuniones, entra instantáneamente desde una posición de fortaleza. Eso podría significar leer la agenda, hacer investigaciones anticipadas o generar ideas de antemano.
La mayoría de nosotros sabemos que si queremos construir credibilidad, tener nuestros pensamientos juntos con anticipación nos ayudará a mostrarnos con confianza. Sin embargo, también tenemos que tener en cuenta la variabilidad de las reuniones. Para toda nuestra preparación, en realidad es más probable que las cosas no salgan exactamente como se planeó con tanta gente y factores involucrados (falta de tiempo, tecnología que no funciona, jugadores clave que no aparecen).
Por lo tanto, ambos deben prepararse para la reunión y prepararse para ser flexibles.
Por ejemplo, si tiene 15 minutos programados para presentar, prepare una presentación completa y condensada en caso de que su tiempo se reduzca. Si realiza una investigación de antecedentes sobre el tema de la reunión, también investigue temas tangenciales que puedan surgir. Si el tema que desea abordar aparece debajo de la mesa, pregunte si puede comunicarse por separado con los asistentes para discutir más.
Estar preparado muestra su pensamiento estratégico, y la flexibilidad muestra que es rápido en sus pies, ambos atributos clave de un gran líder.
5. Enfatice los próximos pasos
En mi trabajo de coaching, con mucho, la mayor queja que escucho sobre las reuniones es que no pasa nada de ellas. Claro, todos saben que deberían terminar con las responsabilidades que se les entregan, pero pocos lo hacen. Debido a que queremos que nuestro tiempo de reunión sea realmente útil, es útil cuando alguien toma la iniciativa de pedir los próximos pasos y tareas antes de finalizarlo.
Si está ejecutando la reunión, esto es simple de hacer. Si solo eres un participante, puede ser más difícil.
No dejes que eso te detenga. Muestra liderazgo para decir: “No tengo claro cuáles son los próximos pasos para cada uno de nosotros; sería útil aclarar antes de que terminemos ”. Incluso puede ofrecer realizar un seguimiento de los próximos pasos para el grupo, si corresponde, lo que le brinda una oportunidad adicional para hablar en la próxima reunión.
Si bien es posible que nunca espere una próxima reunión, al usarlos como una oportunidad para presentarse como un líder, comenzarán a sentirse más valiosos (y más productivos).
